高校基建檔案管理模式探討

摘 要：針對高校基建檔案專業(yè)性強、周期長與種類繁多的基本特點，分析了高校基建檔案在現(xiàn)有管理模式下存在的缺乏制度約束、管理人員偏少以及信息化程度不高等缺陷，提出了加強高校基建檔案管理的制度保障、加強高校基建檔案管理人員的專業(yè)培訓以及加強高校基建檔案的信息化建設等管理新模式，以適應高校信息化建設與發(fā)展的需求。

關鍵詞：高校;基建檔案;檔案管理;信息化

高校基建檔案由于其復雜性而一直是高校檔案管理的難點，且借還過程中的手續(xù)繁瑣、效率低下，出錯率較高，導致其管理工作相對滿后，已不能適應現(xiàn)代基建檔案管理的要求，因此，急需對高校基建檔案管理模式進行改進，提升我國高校基建檔案管理水平，為高校基建規(guī)模擴大提供重要保障，并為高校整體辦學能力和教育質量提高提供有力支撐。

1 高校基建檔案特點

1.1 高校基建檔案專業(yè)性強

基建檔案專業(yè)性較強，涉及面廣。由于基建檔案一般從基建的立項開始，還包括設計、招標、施工以及驗收等過程，其中每一過程還可再進行細分，且涉及的專業(yè)多，如僅施工過程就包含建筑暖通、給排水、電氣、裝修等，而對于高校來講，由于各建筑的功能與對應的學科不同，還會有更多結合不同學科研究開展的一些特殊基建需求，因此高校基建檔案涉及的面非常寬，成套性難。

1.2 高校基建檔案形成的周期長

高校基建項目往往涉及科研與教學方面，由于學科門類多，科研實驗平臺對基建設施的需求均不相同，導致高校的基建項目，從立項到竣工交付使用往往要經(jīng)歷較長的周期，有的甚至會經(jīng)過十余年的時間。由于每一個階段的建設資料均需收集保存，其間涉及的管理程序和部門較多，周期長。因此，保持基建檔案完整性的任務十分艱巨。

1.3 高校基建檔案種類繁多

高校基建檔案會因建筑物功能不同，而所包含的基建內容體現(xiàn)為各向異性，如機械工程樓與化工樓等對建筑物的強度以及室內水、電以及通風與溫度等要求均不相同，且由于檔案資料來自不同單位，涉及的部門與原始紙質材料較多，包括規(guī)劃、國土、園林、消防、環(huán)保與安評等部門，而對于某些國防院校還涉及國防安全與保密等部門。因此，高校基建檔案種類繁多，導致管理難度大。

2 高校基建檔案現(xiàn)有管理模式的缺陷

2.1 高校基建檔案管理缺乏制度約束

高校基建檔案的管理長期采用與其他檔案相同管理模式，這顯然不能滿足基建檔案本身特點所需的管理要求。由于對高校基建檔案的管理，沒有明確的管理制度，再加上單位不重視，以及基建檔案本身涉及的部門的較多，對整個管理過程產(chǎn)生了巨大困難，導致在基建檔案整理歸檔過程中高校各部門不認真對待的現(xiàn)象層出不窮，導致檔案不能及時整理，甚至嚴重滯后，缺乏相應的制度約束。

2.2 高校基建檔案管理人員偏少

高校基建檔案的管理工作業(yè)務量繁重，技術要求較高，一直是高校檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)。由于其對管理人員的專業(yè)素質要求較高，而與之相反的是，部分高校檔案館長期忽視對基建檔案館人員專業(yè)素質和能力的培養(yǎng)與要求，導致符合高校基建檔案管理要求的管理人員較少，管理過程中易出現(xiàn)工作或技術失誤，而不能滿足高校發(fā)展對基建檔案管理的要求。

2.3 高校基建檔案信息化程度不高

基建檔案部門的資金不足，沒有能力對原有檔案圖文等進行數(shù)字化處理或復制，沿襲一些陳舊的、簡單的檔案管理工作，不能有效提高基建檔案信息的查詢效率。甚至還存在以人工查找資料，以及提供紙質文檔資料的情況，導致檔案管理過程及效率低下，且容易出錯，不利于更好地為高校發(fā)展服務。

3 高校基建檔案管理新模式

3.1 加強高校基建檔案管理的制度保障

高校基建檔案的管理需要有一套完善的管理流程，才會使整個工作變得高效與規(guī)范。因此，需針對其特點制定詳盡合理的檔案管理的規(guī)章制度，使檔案管理規(guī)范、有法可循。研究并制定具有系統(tǒng)、科學化的檔案管理工作制度，并通過設置專門的檔案管理負責人，在基建檔案管理制度方面予以補充和豐富，并借鑒其他成熟的管理制度，建立遵循分級管控的原則和規(guī)定，實現(xiàn)對高校基建檔案管理工作的高質與高效。

3.2 加強高校基建檔案管理人員的專業(yè)培訓

許多高校的基建檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓，對基建檔案的管理流程不熟，對不同學科的基建檔案特點不掌握，并對相關業(yè)務程序不熟練。特別是近年來，隨著基建檔案數(shù)字化工作的推進，需要檔案管理人員熟練掌握計算機及相關基建檔案管理方面的軟件等，因此，急需對基建檔案人員開展專業(yè)培訓，使他們掌握基建檔案管理精髓，并對相關專業(yè)知識與電子軟件等信息化知識進行學習，同時還需對包括職業(yè)道德與知識教育等方面知識進行培訓，提高管理人員的專業(yè)素質。

3.3 加強高校基建檔案的信息化建設

隨著高校網(wǎng)絡信息化建設的高速發(fā)展，大部分高校目前已實現(xiàn)校園網(wǎng)的全面覆蓋，并朝著智慧校園的方向發(fā)展，為高校基建檔案的信息化建設提供了良好的硬件平臺，并使基建檔案的信息化建設具備了良好的基礎，可通過較少的投資，對原先陳舊的紙質文檔與圖紙等進行數(shù)字化歸檔，并可利用信息化網(wǎng)絡等技術與軟件進行傳輸與管理，實現(xiàn)高校基建檔案的一體化數(shù)字化管理模式，改變目前高校基建檔案信息化建設力度不高，檔案管理工作停滯不前的現(xiàn)狀。

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作者簡介

張愛華（1972-），女，漢族，山東淄博人，本科，助理館員，研究方向：基建檔案管理。