加強新時期電力企業基建檔案管理的思考

陳艷娟

摘 要：我國社會經濟的快速發展，推動了我國電力事業的發展?，F如今，我國的電力基礎建設越來越完善，然而，在建設過程中，所產生的基礎建設設計方案、圖紙等資料對于電力企業的建設與管理非常重要。因此，為了推動電力企業基礎設施建設的規范化，需要做好基建檔案管理方面的工作。

關鍵詞：電力企業;基建檔案;管理

檔案是人類活動的真實記錄，是人們把握客觀規律的重要依據。通過檔案，我們可以了解過去，展望未來。對電力企業來說，基建檔案至關重要，它能夠為電力企業的發展提供科學的依據?；诖?，圍繞電力企業基建檔案管理進行分析具有重要的意義。

1 電力企業基建檔案管理存在的問題

1.1 基建檔案意識不高

在電力工程建設過程中，由于企業過于追求施工進度和經濟利益，這使得企業更重視項目本身，而忽視了項目檔案。在這種情況下，一些重要的檔案資料沒有得到及時的收集，而是散落在管理人員個人手里，這導致檔案歸檔不及時。直到項目即將竣工時，才開始收集整理相關的資料，再加上后期人員的相繼撤離，導致一些資料的簽署手續不夠齊全，嚴重影響了檔案的整理收集工作。也正是因為企業管理者的基建檔案意識不高，為后期的資料整理工作造成了較大的阻礙[1]。

1.2 檔案管理人員的專業素養需進一步提升

現如今，許多基建單位檔案管理人員的專業素質有所欠缺，且工作經驗也較為缺乏，對檔案規范標準的了解不夠。在實際工作中，他們的工作較為被動，存在著“他人交什么材料，我們就收什么材料”的現象，這樣就會造成歸檔內容資料不夠齊全。尤其是在電力工程建設中，施工隊伍的流動性非常大，施工人員不夠穩定，這些情況會導致檔案資料的流向不清。此外，各參建部門之間缺乏交流，這也會影響檔案管理工作的順利開展。

1.3 檔案管理制度不夠完善

當前，在我國一些電力企業中，由于過于重視企業的經營運轉，忽視了檔案管理工作的重要性。因此，企業管理者并沒有制定一個完善的檔案管理制度，或者說有些企業雖然制定了檔案管理制度，但是這些制度長期沒有進行更新，甚至有些制度是照搬照抄其他企業。這樣一來，檔案管理制度就難以起到約束或者指導作用，影響了檔案管理工作的開展。

2 加強基建檔案管理的主要措施

2.1 管理者要予以重視

要想推動基建檔案工作的順利開展，就需要企業管理者認識到這項工作的重要性，要從思想上重視這項工作，將檔案作為企業資產來開發。因此，在今后的發展中，電力企業領導者要將這項工作納入企業的日常議程上，將其作為硬任務列入工程條款中，并且通過法律文書的形式規定下來。只有當企業領導都重視這項工作，才會使基層員工也認識到這項工作的重要性。如此，才能夠使這項工作得到企業全體員工的重視，進而推動檔案管理工作的開展[2]。

2.2 完善檔案管理制度

檔案管理工作的開展離不開制度的支撐，如果缺乏完善的管理制度，那么檔案管理工作就會變得雜亂無序。在電力項目建設施工中，由于施工單位較多，所產生的檔案資料也較多，這就需要制度一個科學的檔案管理制度，要從職責分工、管理體系等方面作出規定，通過各項規定對文件材料的收集工作、分類整理工作等提出具體的要求。例如，電力企業可以制定《歸檔文件整理細則》，對文件的格式作出規定，這樣就能夠保證所收集的資料標準一致，提高檔案的歸檔質量。另外，還要制定檔案保證金制度，如果相關單位沒有在規定的時間內移交檔案，那么財務部門則不予以結算，這樣就可以促使相關部門及時移交竣工檔案。

2.3 加強對檔案管理人員的素質培訓

隨著信息技術在檔案管理工作中越來越普遍的應用，檔案管理工作的形式也發生了一定的變化，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。因此，電力企業應重視對檔案管理人員各方面的素質培訓，一方面要對其進行檔案管理專業知識方面的培訓，使之能夠認真做好檔案收集工作，認真管理好檔案資料;另一方面要對檔案管理人員的計算機技能進行培訓，現如今，檔案管理工作不再是以往的手工操作方式，而是引入了信息化系統，如果檔案管理人員擁有良好的計算機及信息化系統操作技能，將會助力檔案管理工作的順利開展[3]。

2.4 重視對基建檔案的過程控制

1）嚴把工程建設審批關。在基建工程審批過程中，會產生大量的文件材料，這些材料是工程建設是否合法的依據。因此，檔案管理部門需要制定各項規章制度，對文件材料的收集做出明確的規定。2）嚴把建設施工關。在工程建設過程中，檔案管理人員需以前期所制定的標準為依據，對參建單位文件材料的積累、形成等進行監督，使檔案從一開始的形成到整理再到工程的驗收都可以按照要求進行。基建檔案涉及工程的全過程，在工程建設中，技術人員對于項目最為了解，而且許多檔案都是從他們手中產生。因此，需要讓全體參建人員都參與到檔案的收集工作之中，建設單位要與設計單位、監理單位等相互合作。檔案管理人員需要對工程的施工進度有全面的了解，并熟悉材料的形成情況以及收集情況，對施工過程中所產生的文件跟蹤建檔，并對這些文件進行定期的檢查，這樣才能夠及時的發現問題，確保自己所收集的文件材料符合標準。為了確保工程檔案的順利移交，從工程建設初期，按慣例人員需要通過各種方式與各相關單位進行溝通，就文件材料的收集、歸檔范圍等問題作出說明，使各單位的專職資料員能夠明確檔案的收集要求，這樣可以保證檔案的質量。3）嚴把竣工驗收關。在工程驗收之時，檔案驗收工作應該與之同步進行，要對工程檔案進行嚴格的檢查，以確保檔案是否完整且準確，是否符合規范要求。如果檔案資料存在問題，則需要提出整改意見。如果出現整理不規范的問題，或者是檔案丟失等情況，要追求相關負責人的責任。

2.5 對電子文檔歸檔進行規范

隨著數字化技術的進步與發展，檔案管理工作逐漸朝著數字化的方向發展，這極大的提高了檔案管理人員的工作效率，有助于檔案的整理以及查詢。此外，檔案的數字化的建設，可以使數據資料通過文、圖、影像等方面展現出來。那么在工程建設中，需要對電子文檔的收集作出相應的要求。在前期，要對紙質檔案的載體以及格式作出相應的要求，這樣有助于檔案管理人員將這些紙質檔案資料轉化為電子文檔。

隨著信息時代的到來，給基建檔案工作帶來了新的發展機遇。在今后的發展中，電力企業需要建立基建檔案信息資源體系，要引入檔案管理軟件，這樣就可以使基建檔案實現遠程傳輸以及查閱，能夠實現各部門的信息互動，推動各部門的資源共享。

3 結語

綜上，在電力企業的發展過程中，基建檔案對于企業的發展有著非常重要的影響。但是，一些電力企業領導者的基建檔案意識不高，缺乏一個完善的檔案管理制度，再加上檔案管理人員的專業素養不高，影響了基建檔案管理工作的開展。因此，在今后的發展中，電力企業管理者要重視這項工作的開展，要加大資金投入力度，并建立一個完善的管理制度。此外，電力企業要重視對基建檔案的過程控制，加強對檔案管理人員的素質培訓。如此，才能夠使基建檔案管理工作得到有序的開展。

參考文獻

[1]葉智云.加強新時期電力企業基建檔案管理的思考[J].辦公室業務，2014，13：112+119.

[2]杜成龍.加強新時期電力企業基建檔案管理的思考[J].中國電力教育，2011，12：72-74.

[3]馬維念.試析煤炭企業基建檔案管理工作的開展[J].辦公室業務，2012，11：14+18.