紙質檔案數字化加工管理存在的風險及防范對策

江群芳

摘 要：隨著社會信息化的不斷發展，檔案數字化管理是必然發展趨勢。與傳統紙質檔案管理相比，檔案數字化是一種現代化管理方式，它可以對原有的紙質檔案進行保護，并提高檔案的利用率。因此，文章重點對紙質檔案數字化加工管理中存在的風險進行了分析，并提出了相應的防范措施，以為相關工作者提供參考借鑒。

關鍵詞：紙質;檔案;數字化;加工;管理;風險

1 紙質檔案數字化加工管理存在的風險

1.1 過程管理風險

1）選擇風險。由于紙質檔案數字化加工過程中，離不開人力和硬件設備，因此，企業若是自行對紙質檔案進行數字化加工管理，則會導致投入資金較多，多數企業一般是通過招投標方式選擇相應的數字化加工企業，對紙質檔案進行掃描，這要求專業數字化加工企業必須具備較強的實力、資質、專業人員和設備等，這些因素將對檔案數字化質量造成嚴重影響。

2）合同風險。在選擇好外委單位后，在簽署合同時不僅要注意價格，而且還要審查設備及服務質量等，如果對這些細節問題不重視不注意，可能會導致紙質檔案數字化加工過程中出現糾紛，直接對紙質檔案數字化加工的質量造成影響。因此，為規避合同風險，有必要在簽訂合同時進行全面考慮，并進一步對質量、服務、保密協議、評估方式和違約責任等條款進行細化。

3）檔案保密風險。一般，企業的檔案中都會涉及一些商業機密和敏感信息等，因此當紙質檔案數字化過程中，如若外委單位員工泄露企業的商業秘密，將會損害企業的利益，因此，需要制定相應的保密制度，并與加工企業簽訂保密協議，以防止檔案信息被泄露的風險;同時，企業檔案管理人員要嚴格甄別、篩選機密文件，如果檔案資料是絕密文件，則可以對其不進行數字化處理。

4）數據掛接風險。由于必須將掃描數據正確與紙質檔案系統條目進行掛接，因此，如果外委企業缺乏相關經驗、操作不正確或不熟悉企業檔案管理系統，則會出現檔案與紙質檔案系統條目不匹配的問題，情節嚴重還會損壞企業的檔案系統及數據庫。另外，紙質檔案數字化加工過程中，要重視掃描文件的命名規則，如果規則不明確，將在掛接目錄時出現重復或者混亂問題。

5）檔案拆裝損壞風險。由于數字化掃描需要拆分、重新裝訂、還原已歸檔的紙質檔案，在此過程中，如果加工人員不按規定操作，將會出現紙質檔案被損壞或者遺失。

1.2 硬件設備風險

1）數字化設備性能風險。因數字化設備的性能會對檔案數字化加工質量造成影響，所以必須對外委企業的硬件配置和掃描質量等進行了解掌握，以最大限度確保硬件設備和掃描的質量。

2）服務器容量風險。紙質檔案在數字化后，將生成數量較多的電子數據。企業在掃描時，需要評估當前的檔案管理信息系統，并科學配置服務器，將存儲容量問題考慮在內。

3）數據庫安全風險。在紙質檔案數字化處理后，必須對檔案管理系統條目進行掛接，并頻繁讀取數據庫內的數據，這將導致服務器存在安全風險，需要構建一個數據備份系統，以實時對數據庫進行

備份。

4）設備存儲介質安全風險。一些數字化加工設備由于自身具有存儲功能，在進行數字化加工過程中和數字化完成后，應將存儲介質移交給檔案部門進行統一存儲，以防止員工將其帶出工作場所，導致企業機密外泄，影響企業的效益。

2 提高紙質檔案數字化加工管理的措施

2.1 對數字化加工管理制度進行完善

紙質檔案在數字化加工過程中，會涉及人員、財產、安全等各個方面，因此，應構建完善的法規和規章制度，如“數字加工處理安全保密管理系統”和“數字加工處理流程與技術要求”等。同時，要加大相應的監督檢查力度，以確保在紙質檔案數字化加工管理中有法可依。

2.2 加大對數字化加工場所的管理力度

在對紙質檔案數字化加工時，應在指定的工作場所完成，工作場所應達到國家的相關規定要求，在選擇場地時，應將安全問題考慮在內，確保選擇的加工場所具備較高的安全、規范性，加工現場應安裝相應的監控裝置，以使紙質檔案數字化加工具備較強的安全性，最大限度保障紙質檔案的完整性。

2.3 加大對數字化加工設備管理力度

如果用于數字化掃描的設備及其他物件是外委加工單位提供的，則必須保證設備質量達到檔案數字化的相關要求，并由企業進行出入安全管理，未經授權不得將工作設備和存儲介質私自帶出工作場所進行維護，如需將其帶出加工場所，應通過保密處理并經企業確認。同時，應對數據掛接設備進行嚴格管理，并通過封閉管理方式管理設備的輸入和輸出接口，嚴格禁止將檔案數字化設備和存儲介質與其他設備混用。在完成數字化工作后，應將掃描儀自帶硬盤和存儲介質交由企業統一存儲或銷毀。

2.4 加大數字化加工過程管理力度

1）對檔案的預處理進行規范，按要求為數字化檔案辦理交接工作，構建統一交接流程，并對交接過程進行記錄，在交接檔案時，分別由用戶、外委單位各委派一名員工負責移交工作，并由雙方確認簽字。2）根據相關規定要求，對檔案文件目錄的準確性進行核實，如有不正確的地方，則應根據檔案實體修改目錄;同時，嚴格按要求對未標頁碼的檔案進行頁碼標注，并區分各檔案的開始和結束頁碼等工作。3）根據檔案掃描要求，按卷進行拆分，對檔案的張數、頁碼進行清點，并對金屬裝訂物進行去除，整個過程要小心謹慎，以免損壞檔案。4）在裝訂時按原始檔案的裝訂方法和順序，而避免重新打印和整理檔案;在完成掃描后，雙方都應對裝訂完成的檔案進行清點確認，然后將其原封返回。

2.5 加大數字化加工質量管控力度

要嚴格檢查質量，加大對數據質量控制力度。1）保證掃描順序與計算機目錄、紙質檔案順序一致，不得出現重復或缺失頁面，以確保電子檔案的完整性。2）必須保證掃描后電子檔案清晰完整，滿足出版、展覽及其他使用要求。3）保證掃描后的電子檔案頁碼正確清晰，一般，紙質檔案掃描多使用彩色JPG格式文件存儲，要求分辨率高于300 dpi;在掃描時，如果紙質檔案字跡不清、紙張 柔軟，應結合實際情況選擇合適的掃描分辨率，以確保檔案數字化后的清晰度。4）優化掃描圖像，結合掃描數據的實際情況合理選擇處理參數、亮度參數及對比度，并優化調整掃描后圖像文件的邊距等，以使數字化檔案與紙質檔案完全一樣。5）掃描頁面大小通常為A4，如果超過A4格式，則無法一次完成掃描，需對其進行無縫拼接處理。

2.6 加大對數據掛接質量管控力度

1）在對掃描后的影像文件進行命名時，應按相關的紙質檔案數字化技術要求進行命名;并參照相關的數字檔案建設指南進行目錄制作和掛接工作，并將其存放到檔案管理系統以供相關人員查閱。2）核對、驗收條目信息、掛接數據，使其與原始檔案保持一致，其中要求成品驗收準確率達到100%，要求電子檔案清晰度要達到相關的閱讀規定要求，且布局需科學合理、圖文掛接應保證100%準確;要求索引數據、掛接準確率應100%正確。

3 結束語

隨著科學技術的不斷發展，紙質檔案數字化是必然的趨勢。但由于紙質檔案數字化加工過程中，會存在較多的風險，因此，企業必須加大對紙質檔案數字化加工的管理力度，以確保檔案數字化加工具備較高的準確性。

參考文獻

[1]黨霞.淺析檔案數字化建設中的若干問題[J].辦公室業務，2019.

[2]翟玉芳.檔案數字化建設中若干問題的研究[J].財經界（學術版），2017.