高校一卡通人員管理的優(yōu)化與實(shí)踐

吳博文 譚朔 張城

摘? ?要：隨著高校的發(fā)展，進(jìn)入高校進(jìn)行教育學(xué)習(xí)和管理服務(wù)的人員類型呈多樣化。為方便這些人員能在校內(nèi)順利開展工作學(xué)習(xí)和生活，校園一卡通發(fā)揮了非常重要的作用。而作為一卡通管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，人員管理貫穿一卡通的全生命周期，同時(shí)也是一項(xiàng)非常繁復(fù)的工作。為加強(qiáng)一卡通的人員管理，文章結(jié)合實(shí)際情況及工作中存在的問題，對(duì)人員類型進(jìn)行梳理，運(yùn)用數(shù)據(jù)處理與交換等技術(shù)，從管理和技術(shù)的角度對(duì)一卡通人員管理工作進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，并做了初步的探索與實(shí)踐，保障了校園一卡通的正常運(yùn)行。

關(guān)鍵詞：校園一卡通;人員管理;數(shù)據(jù)處理與交換

中圖分類號(hào)：TP391 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：B 文章編號(hào)：1673-8454（2020）21-0061-03

一、引言

在高校數(shù)字化校園建設(shè)過程中，一卡通系統(tǒng)已成為信息化建設(shè)和管理的重要形式[1]。一卡通系統(tǒng)為師生員工在校內(nèi)生活、學(xué)習(xí)、工作提供了方便，同時(shí)也是學(xué)校進(jìn)行人員日?；顒?dòng)管理的重要媒介之一，更重要的是，從校園一卡通系統(tǒng)海量數(shù)據(jù)中提取分析結(jié)果能對(duì)高校管理層進(jìn)行輔助管理及決策[2]。另一方面，隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，越來越多海內(nèi)外高校合作交流的學(xué)生、短期外聘的教師走進(jìn)校園參與教學(xué)活動(dòng)。同時(shí)，為彌補(bǔ)管理服務(wù)力量的不足，高校越來越多地采用服務(wù)外包等形式引進(jìn)社會(huì)力量來加強(qiáng)服務(wù)管理，比如后勤服務(wù)、IT維修服務(wù)外包等多種形式[3]。因此，除學(xué)校在編在籍的教職工和學(xué)生外，這些同樣需要在校內(nèi)學(xué)習(xí)、工作的人員類型和數(shù)量越來越多。

為保障這些人員在學(xué)校里面能正常工作、學(xué)習(xí)、生活，應(yīng)當(dāng)為他們提供校園一卡通服務(wù)。但是，多類型的人員給校園一卡通人員管理工作帶來了一定難度。本文從湖南財(cái)政經(jīng)濟(jì)學(xué)院一卡通實(shí)際運(yùn)行情況出發(fā)，以一卡通人員管理為研究對(duì)象，結(jié)合實(shí)際工作情況及遇到的問題，從管理和技術(shù)的角度對(duì)一卡通人員管理功能做了初步探索，有針對(duì)性地提出了具體的方法和對(duì)策。

二、現(xiàn)狀與需求

湖南財(cái)政經(jīng)濟(jì)學(xué)院一卡通系統(tǒng)中存在的人員類型大致可分為三類：校內(nèi)學(xué)生、校內(nèi)教職工以及校外人員。一般認(rèn)為學(xué)籍、編制及勞動(dòng)合同沒有在學(xué)校進(jìn)行管理，但需要在學(xué)校生活、管理和服務(wù)的人員統(tǒng)稱為校外人員（以下簡(jiǎn)稱“校外人員”）。表1從人員分類、人員數(shù)據(jù)來源和數(shù)據(jù)傳輸管理方式三個(gè)角度對(duì)目前一卡通系統(tǒng)中存在的人員類型進(jìn)行統(tǒng)一梳理。

從表1中可以發(fā)現(xiàn)，一卡通人員信息具有人員類型多、來源多，且傳輸方式多樣多樣的特點(diǎn)。信息來源涉及到學(xué)校的多個(gè)部門學(xué)院及校外服務(wù)外包公司。數(shù)據(jù)的傳輸管理方式主要以較為傳統(tǒng)的人工Excel文件形式為主。因此對(duì)一卡通人員信息管理是一項(xiàng)較為繁復(fù)的工作，主要有以下幾個(gè)問題：

1.人員類型多，管理難度大

校內(nèi)學(xué)生和教職工都由學(xué)校相應(yīng)的職能部門專門管理。但校外人員的管理則相對(duì)復(fù)雜。校外人員目前是校內(nèi)對(duì)口管理的職能部門自主管理，并負(fù)責(zé)一卡通的辦理申請(qǐng)。存在的問題是，很多部門缺乏該業(yè)務(wù)的專職負(fù)責(zé)人，且校外人員的人事關(guān)系在各自公司，流動(dòng)性較大，結(jié)果最終的實(shí)際情況是各對(duì)口管理部門只申請(qǐng)，無法做到后續(xù)有效管理。一卡通辦理下來后，沒有專人對(duì)這些校外人員的卡片進(jìn)行全生命周期管理。隨著公司更換和人員流動(dòng)，新的公司或個(gè)人到來又請(qǐng)求辦卡，出現(xiàn)制卡泛濫的情況，最重要的是無法追溯到單位和個(gè)人，給一卡通管理帶來極大不便，也帶來許多安全隱患。

2.人員信息來源多，數(shù)據(jù)管理方式傳統(tǒng)

從表1可以看出，目前整個(gè)人員數(shù)據(jù)管理的信息化程度不高，沒有一個(gè)信息系統(tǒng)來對(duì)各類型人員進(jìn)行統(tǒng)一管理。除學(xué)生的信息能由教務(wù)系統(tǒng)共享交換外，其他人員信息只能以Excel文件的形式進(jìn)行手工傳遞共享，且格式內(nèi)容多樣，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行二次格式處理。整個(gè)過程繁瑣費(fèi)時(shí)，各環(huán)節(jié)容易出錯(cuò)，而且不能及時(shí)更新離職、退休、人員流動(dòng)等情況，容易形成信息孤島，極大增加了一卡通管理部門的數(shù)據(jù)處理和管理工作。

3.校外人員工號(hào)設(shè)置不合理，缺乏統(tǒng)一規(guī)范

校外人員通常沒有分配學(xué)校工號(hào)，一般只有身份證號(hào)碼信息做唯一識(shí)別。而采用身份證號(hào)碼作為工號(hào)顯示在一卡通卡面上的話，存在兩個(gè)問題：一是身份證號(hào)作為個(gè)人隱私信息，不適合對(duì)外顯示;二是身份證號(hào)碼作為工號(hào)意義不大，仍然無法直接判斷人員身份、所屬公司等信息，對(duì)一卡通注銷、補(bǔ)卡等方面管理工作帶來不便。因此，對(duì)校外人員設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的工號(hào)信息，并保留具體所屬公司及人員信息，有助于一卡通管理人員對(duì)持卡人可追溯，加強(qiáng)管理。

三、一卡通人員管理優(yōu)化與實(shí)踐

1.規(guī)范人員信息，確保完整可追溯

該部分主要包含兩方面工作：一是從信息來源上規(guī)范人員信息內(nèi)容，制定人員新增更新信息的模板，要求保留制卡人的身份、單位等信息。二是將校外人員從工號(hào)和所屬單位進(jìn)行梳理和編碼，標(biāo)準(zhǔn)化生成校外人員的單位編碼和工號(hào)。

服務(wù)合作與外包的校外人員沒有正式的單位號(hào)和工號(hào)，一般為學(xué)校服務(wù)外包及合作建設(shè)的企業(yè)單位和個(gè)人（簡(jiǎn)稱“合作單位”）。為實(shí)現(xiàn)對(duì)這部分人員的一卡通管理和信息可追溯，有必要對(duì)這部分人員從單位和工號(hào)的角度重新梳理和編碼，標(biāo)準(zhǔn)化生成他們?cè)谛?nèi)的單位編號(hào)和工號(hào)。具體實(shí)現(xiàn)方案：在現(xiàn)有一卡通單位信息的基礎(chǔ)上，增加一條校外單位記錄，并設(shè)置成與校內(nèi)其他部門同為二層節(jié)點(diǎn)，編號(hào)為HZDW。具體的合作或外包公司名設(shè)置成三層節(jié)點(diǎn)，為HZDW的子節(jié)點(diǎn)，部分單位編碼表如圖1所示。例如某直飲水服務(wù)公司（編號(hào)：HZDW10），該公司校內(nèi)服務(wù)人員的工號(hào)設(shè)置為單位編號(hào)后再加兩位數(shù)字，如HZDW1001。這樣做的目的是為每一位擁有一卡通的校外人員分配一個(gè)工號(hào)，并保留其身份信息和單位信息，方便追溯，實(shí)現(xiàn)更精細(xì)化管理。

2.通過數(shù)據(jù)處理，優(yōu)化人員信息管理

我校一卡通人員管理具有人員信息來源多、類型多及數(shù)據(jù)管理方式傳統(tǒng)等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)極大地增加了一卡通人員數(shù)據(jù)錄入和管理的難度。如表1所示，大部分人員數(shù)據(jù)傳輸和管理仍為Excel人工的方式，且編碼格式各不一樣，不適合共享，處理難度較大且容易出錯(cuò)。因此借助數(shù)據(jù)處理的方法來對(duì)人員數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，最終導(dǎo)入Oracle公共數(shù)據(jù)庫(kù)中做持久化存儲(chǔ)，達(dá)到與一卡通系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)之間方便共享的目的。雖然Excel導(dǎo)入Oracle可以通過Plsql、Sqlloader等工具，但是這些工具只能做數(shù)據(jù)清洗轉(zhuǎn)換后的簡(jiǎn)單導(dǎo)入工作，非常不靈活，而實(shí)際中需要對(duì)Excel中的數(shù)據(jù)進(jìn)一步處理才能滿足數(shù)據(jù)庫(kù)中表的格式要求，顯然無法滿足數(shù)據(jù)處理和共享的實(shí)際需求。Python語(yǔ)言中的Pandas是用于數(shù)據(jù)分析處理的模塊，其特點(diǎn)是具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析處理能力，通常將Excel表格內(nèi)容轉(zhuǎn)化為DataFrame后再進(jìn)行處理[4]。同時(shí)，Python語(yǔ)言中SQLAlchemy模塊提供了SQL工具包及對(duì)象關(guān)系映射（ORM）工具[5]，能將DataFrame數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)操作中完美結(jié)合。結(jié)合Python語(yǔ)言的這兩個(gè)模塊，最終可以形成標(biāo)準(zhǔn)化的一鍵數(shù)據(jù)處理執(zhí)行腳本，部分代碼如下所示，極大減輕了管理人員的信息處理負(fù)擔(dān)，提高了工作效率。

import pandas as pd;

import sqlalchemy;

from sqlalchemy import create_engine;

xwry = pd.read_excel（'一卡通人員信息.xlsx'）

xwry.rename（columns={'學(xué)（工）號(hào)*'：'STAFFID'，'姓名*'：'STAFFNAME'，'身份證號(hào)*'：'STAFFIDCARD'，'性別*'：'STAFFSEX'，'身份類別*'：'STAFFSTATUS'}，inplace=True）

xwry['STAFFSEX'][xwry['STAFFSEX'] == '男'] = '1';

xwry['STAFFSEX'][xwry['STAFFSEX'] == '女'] = '2';

xwry['STAFFIDCARD'] = xwry['STAFFIDCARD'].astype（str）

xwry['DEPARTMENT'][xwry['DEPARTMENT'] == 'xx公司'] = 'HZDW30';

xwry['DEPARTMENT'][xwry['DEPARTMENT'] == 'xx學(xué)院'] = 'CYP10';

conn_string='oracle+cx_oracle：//user：password@ip：1521/orcl'; #建立數(shù)據(jù)庫(kù)連接

engine = create_engine（conn_string， echo=False）;

xwry.to_sql（'tableName'， con=engine，if_exists='append'，index=False） #寫入數(shù)據(jù)庫(kù)

3.基于改進(jìn)的公共數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)交換策略

圖2為一卡通人員管理數(shù)據(jù)流圖。對(duì)于有信息系統(tǒng)管理的人員信息，比如表1中的校內(nèi)學(xué)生信息，由教務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行管理，那么可以利用數(shù)據(jù)集成的方式和策略[6]，采用ETL工具實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化抽取學(xué)生信息（如新生或離校）狀態(tài)至公共數(shù)據(jù)庫(kù)相應(yīng)的基礎(chǔ)表中，基本無需人工干預(yù)。而其他采用Excel文件方式管理人員信息的，在經(jīng)過數(shù)據(jù)處理后，持久化存儲(chǔ)至公共數(shù)據(jù)庫(kù)相應(yīng)人員信息基礎(chǔ)表中。進(jìn)一步通過數(shù)據(jù)交換策略和算法將人員基礎(chǔ)表轉(zhuǎn)換為一卡通中間表，最終達(dá)到與一卡通系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)之間共享與同步的目的，有效保障了一卡通人員管理和制卡工作的正常運(yùn)行。

（1）數(shù)據(jù)從人員基礎(chǔ)表轉(zhuǎn)換為一卡通中間表

為方便地將人員信息同步到一卡通系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，需首先將公共數(shù)據(jù)庫(kù)中的人員基礎(chǔ)信息表轉(zhuǎn)換為一卡通人員信息中間表，進(jìn)而達(dá)到共享交換的目的。人員信息中間表使用VERSION字段表示該記錄的當(dāng)前版本，SYNVER字段標(biāo)識(shí)同步版本。對(duì)于新增的人員身份數(shù)據(jù)，初始化VERSION為1、SYNVER為0;對(duì)于有人員身份數(shù)據(jù)更新的記錄，設(shè)置VERSION自增1、SYNVER不變。根據(jù)策略，轉(zhuǎn)換基礎(chǔ)表為中間表，并做好VERSION、SYNVER字段賦值的控制，采用ORACLE存儲(chǔ)過程和游標(biāo)等技術(shù)，具體算法過程偽代碼描述如下：

（2）一卡通數(shù)據(jù)庫(kù)從公共數(shù)據(jù)庫(kù)中同步人員數(shù)據(jù)

一卡通系統(tǒng)采用版本控制和同步控制的策略，定期掃描公共數(shù)據(jù)庫(kù)的人員信息中間表，獲取SYNVER為0記錄同步新增操作，成功后回寫SYNVER 為 1;獲取VERSION >SYNVER的記錄結(jié)合并同步更新操作，成功后回寫該條記錄的SYNVER字段為當(dāng)前記錄數(shù)據(jù)的VERSION字段，表面更新成功。VERSION 和SYNVER兩個(gè)字段有助于判斷人員信息數(shù)據(jù)交換是否成功，有利于管理人員確認(rèn)數(shù)據(jù)交換狀態(tài)。

四、結(jié)束語(yǔ)

本文結(jié)合一卡通管理工作中的實(shí)際情況和遇到的問題，從管理和技術(shù)的角度對(duì)一卡通人員管理工作進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，并做了初步的探索與實(shí)踐。一是規(guī)范人員信息，強(qiáng)調(diào)信息的完整性和可追溯。二是借助數(shù)據(jù)處理等技術(shù)手段減輕工作人員信息錄入的壓力，提高了工作效率。最后基于改進(jìn)的公共數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)交換策略，實(shí)現(xiàn)與一卡通系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)之間的共享與同步，保障了一卡通人員管理和制卡工作的正常運(yùn)行。本文在一卡通人員管理方面還只是初步的探索，未來希望人員管理工作的信息化程度進(jìn)一步提高，有相應(yīng)的信息系統(tǒng)對(duì)人員信息進(jìn)行統(tǒng)一管理。減少Excel文件為載體的傳統(tǒng)人工傳輸和管理方式，完全借助數(shù)據(jù)集成方式完成人員管理系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享、同步與更新。減少人工干預(yù)操作，通過線上流程簡(jiǎn)化申請(qǐng)審批工作，達(dá)到以數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)一卡通制卡申請(qǐng)和人員管理業(yè)務(wù)的目的。

參考文獻(xiàn)：

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（編輯：王曉明）