信息化背景下的高校行政管理創新研究

高 芳，楊 繼

(1.長春科技學院 信息化中心，吉林 長春 130600；2.長春科技學院 智能制造學院，吉林 長春 130600)

0 引言

行政管理是高校內部管理的重要內容，在高等教育覆蓋面逐漸擴大及高校行政體制改革不斷深化的背景下，應強化行政管理工作。行政管理方面的工作具有復雜化、高難度、多層次性等特點，為了提高行政管理效率，則需要根據高校科研、教學、后勤等方面的發展要求不斷創新管理方法，最重要的是應根據信息化的時代要求構建高效能管理體系[1]。本研究分析了在信息化條件下創新高校行政管理模式的相關問題，旨在確保行政管理工作方式、效率等，滿足高校提升科研質量與教學質量的要求。

1 信息化背景對行政管理提出的要求

在信息時代，傳統的行政管理方式必將發生變革，只有不斷變革及創新行政管理方式，才能更好地滿足信息化時代背景的發展要求。為了保證在創新管理方式的過程中堅持正確的方向，應把握好信息時代背景對行政管理工作所提出的基本要求。首先，在行政管理中應保證領導者能夠做出高效率與準確的決策，包括財務開支決策、科研項目決策及人事變動決策等[2]。其次，需要進一步提升行政工作的管理效率。管理效率主要由信息交流的暢通性決定，如高校中的各機構、各系(學院)及各行政部門之間能夠及時傳遞、交流信息，則可以有效提升行政管理工作的效率。最后，信息化的時代背景還對高校中的行政管理工作提出了合作密切化、信息資源利用方便化與快捷化的要求。高校中的各個部門與機構可以通過校園網及時傳遞文件信息及相關數據，這就能夠為各部門之間的密切合作提供有效的信息支撐，確保各個部門間實現密切合作，進而使行政管理工作成效得到有效改進。快捷與方便使用信息資源是信息時代背景下創新管理行政工作的基本前提，所以需要保證各高校、高校內各機構之間的信息能夠得到高效傳遞與共享，使行政管理人員能夠在最短的時間內獲得需要的信息資源。

2 信息化背景下高校行政管理的創新途徑

2.1 完善行政管理OA系統

建設功能完備的辦公自動化(Office Automation，OA)系統是高效開展行政管理工作的基礎，OA系統也能夠為行政決策提供必要依據，保證行政決策具有科學性與合理性的特點。為了完善行政管理OA系統，可以從以下幾個方面入手。首先，應注重根據行政管理工作的基本要求對OA系統中的應用功能進行及時調整與補充。例如，從目前我國高校的行政工作來看，需要確保OA系統具備移動辦公功能、系統管理功能、個人辦公功能、公共信息功能、表單管理功能、流程管理功能、綜合辦公功能及公文管理功能等。其中個人辦公功能應包括：個人設置模塊、手機短信模塊、日常安排模塊、待辦事宜模塊等。公共信息功能應包括共享文檔模塊、公告通知模塊等。綜合辦公功能則應包括：用章管理、接待管理、用車申請等模塊。公文管理功能應包括：請示報告及督辦管理等模塊[3]。其次，在創新行政管理工作時應重視保障OA系統的安全性。OA系統需要通過Internet實現信息共享，且在通信時基于TCP/IP協議，因此具有一定的開放性，這就為行政管理信息的傳遞提供了便利，但埋下了系統癱瘓、數據丟失及資料泄露等安全隱患。對此，應重視采用安全保護措施，包括：防火墻、入侵檢測保護系統、VPN、身份認證、封鎖系統、數據容災及備份等保障系統的安全性，盡量減少系統因感染病毒及遭到黑客攻擊等埋下不良安全隱患，保障OA系統能夠為行政管理工作的持續進行提供有效的技術支撐。

2.2 加強規范化、陽光化管理

強化規范化及陽光化管理是保障信息暢通及信息公開的前提，也是確保行政管理職能得到充分發揮的條件。在信息化的時代背景下，應注意為規范化及陽光化的行政管理創設必要的環境氛圍與條件。首先，可以在開展行政管理工作的過程中應用信息主管(Chief Information Officer，CIO)體制。CIO的主要職責為管理組織中事務，在管理行政事務的過程中需要堅持民主化的原則，確保行政管理信息能夠在高校職能部門之間及時傳遞，保證信息傳遞過程具有時效性，同時減少管理者決策的隨意性[4]。其次，在規范化管理高校行政事務的過程中，要重視根據信息時代發展的需要不斷對相應的管理制度進行完善，確保管理制度成為約束行政管理過程的法規，并由此確保管理體系能夠實現穩定運行與長期運行。例如，可以根據信息化的管理需要對后勤管理、財務管理、招生分配、社會實踐、人力資源、科研及教學管理等方面的制度進行有針對性的完善。在陽光化管理方面，應認識到合理運用行政權力是建立信息化行政管理機制的基本前提，并確保能夠在最大限度上實現行政信息共享。在減少權力真空問題的基礎上，陽光化管理高校所參與的經濟活動、透明化支配用于建設基礎設施的各類資源，從而有效鏟除滋生職務犯罪或各類腐敗的土壤。應重點抓好容易出現腐敗問題的行政管理環節，包括：物資招標與采購環節、工程建設環節、財務管理環節及招生環節等，通過公開信息保證信息共享，以實現陽光化管理。

2.3 提升信息素養

信息素養指的是可以及時認識所需信息，并快速檢索、評估以及利用信息開展相應工作的一項綜合性能力。對于高校中的行政管理人員而言，培養良好信息素養對于科研信息化、教學信息化管理能力的提升有著非常大的幫助，因此在創新行政管理方式的過程中要充分重視培養及提升相關人員的信息管理意識、倫理道德、知識及應用能力等。遵守信息倫理是培養良好信息素養的基本要求，對于違背倫理道德的不良信息，包括攻擊性言論、不文明言論等，需要做到自覺過濾，避免行政管理工作受到外界不良信息、垃圾文件的侵蝕、干擾，保證行政管理始終在正確的思想方針政策的指導下開展。在信息意識方面，一方面，要重視提升對于有用信息的持久注意力與敏銳感受力，及時洞察、發掘以及捕捉與行政管理有關的信息。另一方面，保證行政人員擁有扎實、全面的信息管理知識也是提升信息素養的基本要求[5]。為了保證在信息化的時代背景下順利開展行政管理工作，相關人員要注重及時擴充與完善自身信息知識架構，包括：計算機網絡技術、信息文化、信息發展前景、信息特征、信息構成及信息本質等。此外，具備信息能力也是創新行政管理工作的重要保障。信息能力主要包括：行政管理信息的處理能力及應用能力等，具體指在開展管理工作時需要熟練應用信息技術、通過利用各種渠道及時收集有用信息，在同事與同事、上級與下級、各職能部門相互溝通時，可以用信息技術作為載體，包括：網絡發布及電子郵件等。

3 結語

綜上所述，信息時代對高校中的行政管理工作提出了許多新的要求。為了確保行政管理的工作方式、方法及理念能夠適應信息時代的發展要求，應重視不斷創新管理模式，包括：強化規范化、陽光化管理等，以高效率的工作方式促進高校行政體系的不斷優化與完善。