探討新形勢下社保檔案規范化管理

胡文惠

探討新形勢下社保檔案規范化管理

胡文惠

（平和縣機關事業單位社會保險中心，福建 漳州 363700）

社保檔案管理工作水平關系著社保檔案是否完整、規范、安全，影響著每一個參保人員的利益。當下是決勝全面小康社會的新時代，對中國社會保障工作提出了更高的要求。因此，從社保檔案規范化管理的重要意義出發，闡述中國社保檔案管理工作存在的問題和不足，并提出規范化管理的策略和方法，希望能對提高社保檔案管理工作水平提出借鑒性意見。

新形勢；社保檔案；規范化管理；檔案管理制度

社保檔案管理雖是一項基礎性工作，但其影響著整個參保過程，關系著參保人的切身利益。對社保檔案進行規范化管理既是保障公民合法權益的必要舉措，也是提升政府形象、依法行政有效途徑。因此，社保管理部門應明確認識社保檔案規范化管理的重要意義，并不斷提高社保管理的水平和能力，從而服務人民、造福社會。

1 社保檔案規范化管理的重要意義

1.1 有利于落實全民參保計劃

黨和政府在十九大明確提出要全面落實全民參保計劃，做好社保管理工作是實現該計劃的基礎保障[1]。如今，中國已經進入全民參保時代，各類社會保險涵蓋絕大多數人民群眾，維護參保人的合法權益是中國社會保障工作前進的目標。社保檔案作為各類社會保險信息的載體，在社保信息查詢、核對項目金額、消解權益糾紛方面發揮著不可或缺的憑證作用。因此，對社保檔案進行規范化管理，有利于保障中國群眾的合法權益，推動全民參保計劃的落實。

1.2 有利于改進社保管理工作水平

傳統媒體時代，社保檔案資料基本以紙質版保存，存在檔案紙張受損、丟失等問題，不利于社保管理的規范化運行。隨著信息化社會的到來，傳統社保檔案管理工作已經不能適應當今社會發展。紙質版社保檔案資料和電子版社保檔案資料相結合，成為提高檔案管理工作水平的重要途徑。電子版社保檔案資料既克服了紙質檔案的缺點，還具有查詢便利、更新迅速、安全高效等優點。因此，對社保檔案進行規范化管理，可有效提升信息管理的效率和水平。

1.3 有利于完善中國特色社會主義保障體系

中國社會保險體系是國家制度的重要組成部分，也是促進社會有序發展的制度支撐。社會保險內容廣泛，包括醫療保險、工傷保險、養老保險等多個方面，其內容紛繁復雜也決定了這是一項重大艱巨的工作。社保檔案作為各項保險業務的基礎，更需要明確各項參保信息，并定期進行核對、整理，還要根據國家政策變化不斷調整登記內容和方式。因此，對其進行規范化管理可促進社保工作規范進行，從而不斷推動中國特色保障體系的發展。

2 社保檔案管理中存在的問題和不足

2.1 檔案管理部門重視程度不高，經費不足

隨著黨和國家各項政策和措施的實施，各級部門越來越重視社保檔案管理工作。福建省人力資源社會保障行政部門受財政開支、思想認識等因素的影響，投入到社保管理中的經費不足。在此種情況下，社保檔案管理工作缺乏經費支持。在實際工作中仍然保持傳統管理方式，不僅工作效率低下，甚至無法及時解決參保過程中出現的問題。經費不足導致社保管理部門無法進行人員、管理、信息化等方面的創新，從而影響社保工作更好地進行。

2.2 檔案管理體系不健全，管理碎片化

社會保險涉及醫療保險、工傷保險、養老保險等多個方面，不同保險其檔案登記標準和模式有所不同，需要一套科學合理的檔案管理體系，規范不同類別的社保管理工作[2]。由于中國沒有全國性的社會保險檔案業務管理規定，福建省很多地區的檔案管理部門缺乏合理完整的檔案管理體系，基本都是按照綜合管理標準對社保信息進行管理，會造成管理標準不一、檔案歸類不規范、歸檔時間混亂等問題，在進行信息查詢時不僅浪費時間，很容易造成信息的遺漏和失誤。

2.3 檔案管理缺乏基礎設施，管理不規范

福建省對社保檔案管理的經費投入較小，導致其在檔案室設置、檔案室專門管理人員調配、檔案整理經費投入方面出現不足。經費不足的地區，不僅缺乏專門獨立的檔案室，有些地區甚至缺少存放檔案的檔案柜，很容易造成檔案損害、信息丟失現象的發生。根據《中華人民共和國管理法》的要求，社保檔案的管理需要遵守“九防”標準，對檔案進行規范化管理，很多地區沒有達到“九防”標準，存在管理不規范問題[3]。有些地區甚至缺少打印機、掃描機等基礎設施，嚴重影響社保檔案管理工作的正常開展。

2.4 檔案管理人員專業素養低，能力不足

福建省檔案管理人員存在一身多職、多為兼職等現象，這也是影響檔案規范化管理的重要因素。在此種情況下，會出現檔案管理工作滯后、信息登記延后、登記不專業等情況。除此之外，很多檔案管理人員都為非管理專業，缺乏相關專業知識，在實際管理工作中工作效率低下。再加上管理部門對其培訓不到位、不及時，工作人員素養更是亟待提升。對于基層檔案管理工作來說，專業人才引進是一項極為困難的工作，很難做到規范化管理。

2.5 檔案管理信息化建設不足，管理落后

隨著媒介技術和信息技術的不斷發展，很多企業和部門都積極進行信息化建設，提升管理工作的效率和水平。紙質版檔案由于保存期限短，日益被電子版檔案取代。福建省檔案管理部門受思想認識、經濟發展等因素限制，有些地區仍只填寫社保信息紙質版檔案，缺少電子版檔案備份，很容易造成檔案信息丟失、公民權益受損等后果[4]。信息化建設的不足不僅影響工作效率，還影響地方政府的形象和公信力。

3 推動社保檔案規范化管理的策略和方法

3.1 管理部門應加大重視程度，增加經費支援

完善基礎設施是推動社保檔案規范化管理的前提條件，也是基本物質保障。因此，福建省人力資源社會保障行政部門應加大對社保管理工作重視程度，增強對其經費支援。具體表現為，設立獨立的檔案存放室，更新打印機、復印機、掃描機等設備，并積極落實“九防”的各項要求，從而不斷改善社保檔案管理工作環境[5]。通過完善基礎設施能夠有效保障社保檔案信息安全，為規范化管理措施的實施做好準備工作。

3.2 管理部門應建立健全檔案管理制度，落實各項工作

由于社保檔案工作內容紛繁復雜，需要科學合理的檔案管理制度來規范各項工作。需要按照國家相關法律設立管理制度，并結合本地區管理工作的現狀進行創新性實踐。福建省檔案管理部門應設立合理的人員責任制度、檔案室管理制度等，以推動管理工作朝著專業化、規范化方向發展[6]。在工作開展過程中，應將工作具體落實到個人，實施嚴格追責制，規范工作人員行為，減少檔案管理失誤事件的發生。同時，還應實施科學的激勵制度，通過獎懲措施提高工作的積極性。

3.3 管理部門應規范檔案管理各項流程，保障信息的規范和安全

規范的管理流程是工作人員進行檔案管理的參照保準，也是規范化管理不可缺少的關鍵內容。社保檔案的登記和保存是一項巨大的工程，如若缺少具體清晰的規范流程，很容易出現某一環節的遺漏現象，從而影響后續工作的開展。因此，福建省檔案管理部門應制定具體清晰的檔案管理流程，嚴格約束工作人員的各項行為，切實保障檔案信息的規范和安全。此外，還應定期對社保檔案進行檢查和核對，保證檔案信息及時更新。

3.4 管理部門應加強對工作人員的專業培訓，不斷提升其素質

工作人員是社保檔案管理的核心要素，其專業能力和水平影響著各項管理工作的實際成效。因此，福建省檔案管理部門應加強對工作人員的專業培訓，可以邀請上級或者兄弟地區的優秀檔案管理人才對其進行培訓，還可以促進工作人員之間的相互交流和借鑒[7]。此外，社保檔案管理是一項政策性極強的工作，需要工作人員具備高度的政治素養和法律敏感度。因此，工作人員還應加強對法律知識、政治政策等方面的學習，以不斷提升工作人員素養。

3.5 管理部門應加快建設信息化檔案庫，提高工作效率

如今是信息化社會，數字化建設成為每個企業、每個部門需要重視的問題。為了提升檔案信息管理的效率，福建省檔案管理部門應加快信息化建設，實施更為優質的管理和服務。首先，應建立電子社保檔案數據庫，完善各項操作流程，提高信息輸入和保存的效率[8]；其次，還應不斷開發新模塊，在信息查詢、問題資訊、反饋信息方面為參保人員提供服務；最后，應積極建設信息安全防護平臺，以保證信息安全。

4 結束語

社保工作是建設社會主義保障體系的重要組成部分，也是造福人民群眾的事業工程。隨著黨和國家的日益重視，提升社保工作管理水平和能力被提上日程。

社保檔案作為公民參保信息的憑證和依據，影響著整個社保流程的推進。因此，有必要對社保檔案進行規范化管理。管理部門應加大重視程度，增加經費支援。應建立健全檔案管理制度，落實各項工作。同時，管理部門應規范檔案管理各項流程，保障信息的規范和安全。應加強對工作人員的專業培訓，不斷提升其素質。此外，還應加快建設信息化檔案庫，提高工作效率。

［1］劉文江.新形勢下社保檔案規范化管理的途徑［J］.現代交際，2019（24）：110-111.

［2］李華麗.關于社保局檔案管理工作的思考［J］.勞動保障世界，2019（21）：58，61.

［3］趙松，孫長虹.機構改革后社保檔案管理研究［J］.浙江檔案，2019（6）：56-57.

［4］武海燕.社會保險檔案管理系統的創新策略研究［J］.企業改革與管理，2019（5）：79，81.

［5］張斌.完善社保檔案管理工作的有效措施［J］.農民致富之友，2019（5）：214.

［6］羅仁紅.新時期加強社保行業檔案管理隊伍素質建設的探討［J］.辦公室業務，2018（14）：114-116.

G271

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10.15913/j.cnki.kjycx.2020.08.045

2095－6835（2020）08－0106－02

〔編輯：嚴麗琴〕