新醫改背景下醫院檔案管理的改進方法分析

劉園園

摘要：在新醫改背景下，醫院傳統檔案管理方式的弊端逐漸暴露，包括病例整理和存檔效率低與檔案管理制度不完善等問題，導致醫院的管理工作效果不夠理想。醫院要想進一步發展，還需要重視檔案管理工作，優化檔案管理工作方式，加強人才隊伍建設，靈活利用現代化檔案管理軟件，不斷提高醫院管理水平，使得工作要求與目的更加明確，從而推動醫院現代化發展。

關鍵詞：新醫改;醫院檔案管理;改進方法

在當前的互聯網時代，醫療改革也不斷地深入到醫院的各項工作中，由此，對醫院的檔案管理工作也有了更高的要求。在這種背景下，醫院應該根據現有的條件，依據新政策對醫院的檔案管理工作進行調整，進一步深化檔案管理。爭取與時俱進，在比較短的時間里適應新醫改的要求。

醫院的檔案管理工作跟其他的單位有很大的區別，主要表現在醫院里有很多的病例醫療信息，這是病人就診信息的重要憑證，也是以后如果醫生、醫院和患者因為病情發生糾紛的重要評判依據。當然，除了病例，還有其他的科研信息，人事建設和財務信息等，這些檔案信息對醫院的發展起到一定參考作用。醫院的管理者和醫生可以通過醫院的病例檔案汲取以前的成功之處，還可以看到整個醫院的發展成長軌跡。在新醫改的背景下，醫院檔案管理應當根據相關政策要求積極進行調整與改進。

一、醫院檔案管理現狀及主要問題分析

檔案管理工作是各個企業、機關單位管理工作中的重要部分，對醫院而言，檔案管理工作更重要。因為醫院的檔案管理工作不僅僅是包括跟其他單位一樣的常規檔案管理內容，還有著大量的病例資料。在現代社會里，不管是大醫院還是小醫院，不論是公立的還是私立的，醫院都設立有專門的檔案管理部門，有專職的檔案管理工作者。在一些規模小的醫院里，檔案管理過程大多是以紙質文字資料為主，所進行的管理也比較傳統。在一些規模比較大的醫院，檔案管理過程中運用信息化管理比較多，并且有專職的檔案管理人員，管理人員的專業程度比較高，尤其是在一些甲級醫院，他們將各種辦公系統納入統一管理。所以，在新醫改的背景下，醫院應當積極結合實際情況對檔案管理工作進行改進，同時朝著現代化、科技化以及信息化方向發展。只有這樣才能促進醫院發展，進而提高醫院各項業務水平。

但是，一些醫院并沒有意識到檔案管理的重要性，他們認為醫院的本職是救死扶傷，在新醫改背景下，醫院的主要工作是醫療的改革和經營，從而沒有對醫院的檔案管理工作作出與醫院發展相匹配的改革和發展策略。因為沒有專業的管理人員，檔案管理疏于表面的資料整理和病例整理，沒有進行深層的管理規范和發展，由此帶來了一些很嚴重的負面影響，如一些年代久遠的原始數據沒有得到很好地保存，一些病例沒有相關的電子病例，更沒有對不同科室不同病例中的一些共性作一些規律發掘和分析，檔案管理效果大打折扣，這一切最終使得檔案利用價值變低，利用率也降低。

醫院檔案記載了臨床實踐過程與成果，滲透醫院運營全過程，能夠為臨床診療與醫學研究工作展開提供指導依據，同時對醫院現代化建設有著現實意義。作為重要醫療資源，在新醫改背景下的利用價值提升，還需加強管理人員信息素養與職責意識，促使其摸索優化檔案管理工作模式與相關制度，加大檔案管理工作革新力度，實現工作質量持續改進。

二、新醫改背景下醫院檔案管理的改進措施

（一）提高檔案管理人員素質水平

新醫改背景下的檔案管理工作更加復雜繁瑣，對檔案管理人員的業務水平與工作能力提出了更高要求。檔案管理人員應當加強職責理念轉變，不斷豐富知識結構體系，積極掌握先進管理技術操作要點，提高自身責任意識與道德修養，從而輕松應對崗位工作。醫院應當加大檔案管理人員的培訓教育力度，提供進修等職業成長機會。積極引進檔案管理新理念與新技術，滿足新政策與新形勢要求的同時，確保檔案管理人員的思想與行動緊跟時代發展步伐，確保檔案管理工作的系統性與規范性。完善激勵與評價、考核等機制，提高檔案管理工作人員的主觀能動性。

（二）完善檔案管理制度

在以往的檔案管理制度影響下，檔案管理工作技術落后與資源浪費嚴重等問題不斷暴露，儼然不能滿足新醫改背景下的高管理要求。醫院應當加強實際情況分析，豐富管理模式的同時，迎合新醫改背景優化檔案管理制度。明確界定檔案保管期限與管理目標、工作范圍等，確保工作人員能夠嚴格落實規章制度，并積極配合檔案管理工作，從而最大程度體現出檔案管理工作價值，推動醫院整體管理水平提升。為確保檔案管理制度得到貫徹落實，應當明確落實檔案管理工作人員的責任義務，促使各項工作順利展開。指派專門的隊伍負責檔案管理工作，豐富隊伍檔案管理工作經驗，并加強與各科室的溝通聯系，圍繞各科室需求進一步補充檔案管理制度內容，確保檔案管理制度能夠在各科室與各部門高效規范落實[1-2]。

（三）實現檔案管理信息化

“互聯網+”醫院檔案管理的工作模式，其優勢主要體現在快捷查找檔案信息、全面搜集檔案資料與提高綜合性檔案管理服務等方面。但實際上，制約“互聯網+”檔案管理工作發展的因素較多，包括檔案管理觀念滯后與網絡設備不完善、管理人員知識結構不合理等，使得“互聯網+”檔案管理工作形式化。

（1）完善基礎保障

在新醫改背景下的醫院檔案管理信息化建設，應當做到以下幾點;一是組建檔案管理領導小組，院領導組織科室主任與檔案室管理人員成立領導小組，科室設置專職或兼職檔案管理人員，檔案室管理人員指導監管檔案管理員。二是嚴格按照《醫院檔案管理條例》統一管理醫院檔案資料。三是由檔案室工作人員定期對各部門的檔案管理員做知識培訓，提高其業務素質，確保檔案收集的及時性與完整性。四是加強檔案資料數字化建設，收集電子版與文書檔案資料，分批次完成檔案資料數字化網絡化整理，便于檔案保存利用。五是強化服務意識，利用現代化檔案管理軟件系統，提高資料檢索與查詢功能，為使用者提供優質服務，確保檔案高效利用。六是完善管理制度，確保檔案工作科學化與規范化。七是增加電子檔案的數量，所有檔案錄入電腦，實現語義與全文檢索[3]。

（2）檔案分類

歸檔的醫院檔案種類，主要分為以下三類;一是各職能科室在領導或行政管理活動中形成的文書檔案。二是科技檔案，由生產技術應用與管理或科研活動中產生，或是使用的計算材料與圖紙等科技文件材料轉換成的檔案資料。三是專門檔案，是指在專門業務中形成的檔案，包括設備類或聲像類等檔案。

（3）檔案管理流程

實施PDCA管理流程，在主管領導引領下，檔案室完成檔案制度設立與界定檔案收錄范圍、明確檔案文件歸檔截止日期等工作。科室兼職檔案管理員負責科室資料收集與文件分類整理等工作，最終統一向檔案室上交。檔案室管理人員監督科室資料上報情況，檢查檔案資料完整性與及時性，做好統計并上報工作。負責科室檔案管理人員培訓工作。設立責任負責機制，即科室主任負責制，對檔案工作處理佳的科室給予獎勵。

總結：

新醫改背景下的醫院檔案管理工作要求更高，在未來的發展過程中，在改進傳統工作模式與完善檔案管理制度的過程中，醫院檔案管理人員應當充分熟悉新醫改政策，并堅持迎難而上，努力適應新變化和要求，各部門與各科室應當給予全力支持，并獻計獻策，不斷提高檔案管理工作的信息化與系統化程度，推動檔案管理工作體系的改革進程。促進醫院的整體發展，也進一步地為我國的醫療事業發展做出更多貢獻。

參考文獻：

[1]沈麗嬌. 新醫改背景下醫院檔案管理問題和改進策略[J]. 辦公室業務， 2017（12）：160-160.

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[3] 范佳正， 鄒萍萍. 互聯網背景下現代醫院檔案管理改革策略和模式創新[J]. 中國衛生標準管理， 2019（14）：7-9.

[4]金永芝.醫院檔案存在的問題及改進方法[N].伊犁日報（漢），2011.

[5]王洪濤.醫院檔案管理的現狀與對策初探[N].四川科技報，2013.