事業單位檔案管理工作信息化有效研究

王選博

【摘要】隨著當前信息技術的快速發展，信息技術對于事業單位的檔案管理工作提供了重要支持，能夠提升傳統事業單位檔案管理的效率和水平。加快事業單位檔案管理的信息化建設，也成為新時期事業單位檔案管理工作改革和創新的重要目標，本文針對事業單位檔案管理工作信息化的發展進行研究，明確事業單位檔案管理工作信息化的重要意義，了解傳統事業單位檔案管理工作的現狀和不足。在此基礎上，對于事業單位的檔案管理信息化的發展提供科學的建議指導。

【關鍵詞】事業單位 檔案信息化 實施對策

引言

目前我國在時代和技術快速發展的背景下，信息技術不斷成熟，被廣泛應用在諸多領域，并充分發揮了信息技術自身的優勢和功能，在事業單位的檔案管理工作中引進信息技術，可以加快檔案管理工作的升級，緩解傳統檔案管理工作的壓力，為了確保單位檔案管理信息化建設的有效實施，還需要進一步明確新技術在事業單位檔案管理工作中的優勢，以創新性的視角來促進傳統檔案管理工作的改革，這對于事業單位檔案管理工作的發展至關重要。

一、事業單位檔案管理信息化發展的意義

信息技術在信息收集和處理方面的強大功能和優勢，對于事業單位檔案管理工作會提供有效支持，一方面可以進一步提升傳統事業單位檔案管理信息傳播的效率，同時也可以大大提升事業單位檔案管理的服務水平，有助于事業單位檔案管理工作構建及時的信息反饋機制，更好地發揮自身的職能作用。另一方面，事業單位檔案管理信息化的發展，也能夠大大提升檔案管理的效率和質量，通過改變檔案管理的存儲介質，可以充分整合資源，避免傳統紙張資源的浪費，讓事業單位檔案管理信息的存儲效率更高，不占用過多的空間和資源。基于信息化的環境，能夠進一步提升事業單位檔案信息的存儲量，讓檔案管理的服務流程得到升級，也能充分緩解傳統檔案管理工作的壓力，這對于事業單位管理水平的提升具有重要的作用。

二、事業單位檔案管理工作的現狀以及存在的問題

（一）檔案信息資源有待開發和利用

傳統的事業單位檔案管理工作在信息的采集和處理上，整體的效率相對較低，收集的信息內容也比較少，甚至存在檔案信息資源重復加工的問題，這不僅大大降低事業單位檔案管理的效率，同時也影響了事業單位檔案信息資源的利用。除此之外，目前事業單位檔案信息資源還有待開發和利用，事業單位擁有的信息化數據庫比較多，但是信息資源的開發在系統和服務上面并沒有得到升級，使得事業單位檔案管理信息數據化資源得不到開發和利用。

（二）檔案管理人員的素質和專業能力有待提升

在事業單位檔案管理工作信息化發展過程中，所依賴的設備和工具都極具專業性的特點，對于檔案管理工作人員的素質和專業能力提出了更高的要求，從現階段事業單位檔案管理人員隊伍來看，其信息化能力并不高，專業素質也有待提升，整體還缺乏專業性強以及技術水平高的檔案管理人員，現有的人員很多都沒有接受過專業化的技術培訓，對于現代化的信息化工具和網絡工具應用性不強，無法勝任檔案管理信息化的發展，因此要想促進事業單位檔案管理信息化的建設，還需要在人員隊伍上進行優化。

三、事業單位檔案管理工作信息化的實施和發展建議

（一）強化對事業單位信息化資源的開發和利用

事業單位檔案管理信息化的發展水平，在一定程度上還取決于信息化基礎設施的情況，因此在事業單位檔案管理信息化的建設中，要積極強化所擁有信息化資源的開發。首先，促進事業單位檔案管理系統與其他各部門信息系統的有效銜接，提升信息采取以及處理的水平，在方便各部分信息需求和服務的同時，也能整合資源，豐富事業單位檔案信息的內容。其次，也要加快事業單位檔案管理數字化的建設，積極利用計算機以及網絡環境等及時更新檔案信息，可以利用掃描儀等上傳圖像資料，同時也可以構建標準化的目錄數據庫，以此來簡化檔案信息處理的流程，緩解人員信息處理的壓力，能夠確保事業單位檔案管理的質量和效率。此外，也要積極完善現有的技術化以及信息化的工具，構建電子存儲設備等，升級檔案管理信息系統，保證電子檔案信息資料的安全性。

（二）強化信息化人才的引進和培養

在事業單位檔案管理信息化發展的過程中，檔案管理人員的職能發生很大改變，為此還需要加快信息化人才的引進和培養。首先，要積極引進專業化的檔案管理人員，不僅具有檔案管理的專業理論基礎，同時也需要在信息化方面有一定的能力，能夠滿足事業單位檔案管理信息化的發展需求。其次，事業單位也要強化對檔案管理人員的技能培訓，加快信息化系統和操作技能的宣導，幫助檔案管理人員提升檔案信息化處理的能力，以此來適應新時期檔案管理信息化的環境。

結束語：綜上所述，事業單位檔案管理的信息化建設和發展，要明確檔案信息化建設的任務目標，利用信息化平臺和技術來提升檔案管理的形式，其要正視自身在檔案管理工作中的不足，基于信息化建設的角度，完善檔案管理的基礎設施，強化檔案管理人員的培訓，提升事業單位檔案管理信息化發展的能力。

參考文獻：

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