分析檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值

曲文　侯素青　丁紅

[摘要] 目的 分析檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值。方法 隨著新醫改的深入開展，該院從2018年1月開始實施檔案信息化建設輔助醫院檔案管理工作的開展。分別選取檔案信息化建設前后的400份醫院檔案，對檔案管理質量進行分級。對比兩組醫院檔案管理優良率以及出錯率。結果 實施檔案信息化后的醫院檔案管理優良率明顯高于實施前（P<0.05）;實施檔案信息化后醫院檔案管理出錯率明顯低于實施前（P<0.05）。結論 在醫院檔案管理中實施檔案信息化建設，能夠提高醫院檔案管理優良率，降低管理出錯率，值得推廣。

[關鍵詞] 信息化;醫院檔案;檔案管理

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2020）07（c）-0055-03

Analyze the Value of File Information Construction in Hospital File Management

QU Wen， HOU Su-qing， DING Hong

Qingdao Municipal Hospital， Eastern Hospital Infrastructure Office， Qingdao， Shandong Province， 266000 China

[Abstract] Objective To analyze the value of file information construction in hospital file management. Methods With the in-depth development of the new medical reform， the hospital began to implement archive informatization construction in January 2018 to assist the development of hospital archive management. The 400 hospital files before and after the file information construction were selected separately to classify the file management quality. Compare the excellent and error rate of file management between the two groups of hospitals. Results The excellent rate of hospital file management after the implementation of file informationization was significantly higher than that before the implementation （P<0.05）; the error rate of hospital file management after the implementation of file informationization was significantly lower than that before the implementation （P<0.05）. Conclusion The implementation of file information construction in hospital file management can improve the rate of hospital file management and reduce the rate of management errors. It is worthy of promotion.

[Key words] Informationization; Hospital file; File management

在醫院的發展過程中，醫院檔案是一項寶貴的資料，其中不僅包括多種院內工作活動資料，例如：影像資料、工作記錄以及工作圖表等內容，其中還包括大量的經典臨床案例，能夠為醫院后期的疾病診療提供一定的參考。除此之外，醫院檔案中還包括大量的科研成果，能夠為后期的醫院發展提供可靠的數據資料，因此，在醫院的發展過程中，領導人員都應當對醫院檔案提高重視，并對檔案進行分析，在醫療工作中充分發揮醫院檔案的價值。我國的信息技術快速發展，信息化技術以及計算機技術得到了廣泛應用，醫院檔案管理工作人員也應當與時俱進，在檔案管理工作中有所創新[1-2]。該研究以該院檔案信息化建設前后的各400份檔案為例，旨在分析檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值?，F報道如下。

1? 資料與方法

1.1? 一般資料

從2018年1月開始實施檔案信息化建設輔助醫院檔案管理工作的開展。分別選取檔案信息化建設前后的400份醫院檔案。兩組管理檔案的類型基本相似，其中主要包括：圖表以及影像資料等。

1.2? 方法

實施檔案信息化建設前，醫院檔案管理工作主要是依靠傳統的人工方式進行統一整理并進行管理。

實施檔案信息化建設后，信息技術是醫院檔案管理工作中的一項重要內容。在檔案管理過程中，工作人員通過將重要紙質文件進行掃描后錄入管理庫中;每天定時對醫療活動進行記錄，及時整理歸總有效的檔案信息，并不斷完善醫院的檔案管理系統平臺。

1.3? 觀察指標

對醫院的檔案信息管理質量進行分級。主要是由檔案管理的上級領導對管理質量進行現場觀察，并作出評估，根據檔案是否排列有序、是否出現錯誤情況等進行判定，對比兩組檔案管理的優良率以及出錯率。

1.4? 統計方法

應用SPSS 20.0統計學軟件分析數據，計數資料以[n（%）]表示，采用χ2檢驗。P<0.05為差異有統計學意義。

2? 結果

2.1? 觀察兩組檔案管理的優良率

實施檔案信息化后的醫院檔案管理優良率明顯高于實施前，差異有統計學意義（P<0.05），見表1。

2.2? 觀察兩組檔案管理的出錯率

實施檔案信息化后醫院檔案管理出錯率明顯低于實施前，差異有統計學意義（P<0.05），見表2。

3? 討論

3.1? 傳統檔案管理中存在的主要問題

3.1.1 醫院領導對醫院檔案的重視程度不足? 醫院在社會定位中屬于救死扶傷的重要場所，醫院在發展過程中，通常都是傳承傳統管理方式，對醫療救治工作十分重視，忽視了醫院其他方面的管理工作。由于醫院工作人員并未認識到檔案管理工作的重要性，在日常工作中忽視了檔案管理工作，導致檔案無法得到有效的管理。部分醫院由于受到市場經濟環境的沖擊，在發展過程中更加重視盈利情況，將檔案管理工作邊緣化，醫院的檔案資料無法得到妥善的管理，這對于醫院的醫療事業發展會產生一定的負面影響[2-3]。

3.1.2 缺乏完善的檔案管理制度? 在管理工作的實際開展過程中，制度以及規章均為基礎的重要條件，只有對檔案管理制定出明確的規定，才能保證檔案管理工作在日常工作中有據可循，確保檔案管理、歸檔以及利用都能有統一標準，從而避免檔案管理工作出現隨意性。傳統的醫院管理工作過程中，現代化的信息設備投入量也較多，但是部分單位對檔案資料使用率依舊較低，未能制定出完善的檔案管理制度，導致醫院檔案不能及時歸整，或是檔案整理的條理不清晰，導致檔案的安全性無法得到保障[3-4]。

3.1.3 檔案管理人員缺乏較高的綜合素質? 醫院檔案管理工作具有一定的復雜性，管理人員必須要具備充足的耐心以及縝密的心思。但是由于檔案管理在醫院工作中不受重視，檔案管理室中大部分工作人員均非專業工作人員，其中可能有醫技人員、行政人員以及護理人員轉崗，且工作人員的文化程度不一致，具有較大的職位流動性，會對檔案管理水平造成直接的影響[4-5]。并且大部分檔案管理人員并未在上崗前得到專業的管理培訓，其自身的檔案管理知識并不全面，對于檔案管理的相關業務操作也并不熟悉，除此之外，醫院的檔案管理設備不足等因素的影響，管理人員的信息化建設觀念不足，均會對醫院檔案管理的信息化建設發展造成不良影響。

3.1.4 重管理輕應用? 在醫院發展過程中，檔案是一項重要資料，必須要在臨床診療以及醫療研究中充分利用檔案，才能使檔案的價值得以體現。在傳統的檔案管理中，將所有的工作重心都放置在了檔案的管理方面，定期將檔案資料進行收集整理，但是對檔案資料進行再次開發利用的機會較少，導致檔案資料失去意義。對此進行總結分析，認為檔案資料無法得到充分利用的可能與檔案資料的內容不清晰、信息不全以及查找醫院較為困難有一定的關系[5-6]。醫院的檔案很多時候都被閑置，對實際的管理工作的幫助并不大，同時也無法挖掘檔案信息中的價值，使得檔案信信息的應用水平較低，無法為醫院的決策提供幫助。

3.1.5 檔案管理信息化水平建設較低? 在時代的快速發展過程中，醫院也要實現轉型，加強信息化建設，但是由于醫院尚未認識到信息化建設的重要性，資金、政策等各方面的投入不足，導致信息化建設水平及較低。第一，軟硬件的投入力度不大，使得醫檔案管理缺乏信息化操作設備與軟件，無法為日常檔案管理工作質量與效率的提升提供支持;第二，缺乏信息化人才，人才是醫院檔案管理信息化的重要手段，但是由于醫院未能引進信息化人才，且對內的培養力度不足，導致檔案管理人員的信息化操作水平不高;第三，信息化建設缺乏長遠規劃，對于醫院來說，信息化建設絕非一日就能建成，所以需要長遠的規劃，尤其是在信息化時代，各種科學技術的更新速度較快，醫院更要緊跟時代發展步伐，但是由于醫院缺乏信息化戰略與規劃，信息化建設缺乏長遠規劃，使得建設水平較低，缺乏系統性與可行性。

3.2? 檔案信息化建設在醫院檔案管理中的應用價值

3.2.1 建立完善的醫院檔案管理制度? 信息化技術的發展，計算機技術以及信息技術的應用越來越廣泛，為了能夠滿足現代醫療需求以及患者的需求，醫院檔案管理必須要向著信息化建設的方向發展。在新時代的發展背景下，由醫院領導者帶領，不斷更新醫院檔案管理人員的管理觀念，對檔案管理在醫院中的重要性提高重視，不斷完善醫院中與檔案管理相關的各項規章制度，對管理內容進行規范化，其中主要包括：檔案整理的相關標準、檔案質量的監督、管理考核方式以及標準、相關法律法規等內容，利用濃厚的氛圍使檔案室工作人員的責任意識得到明顯提升，同時應當定時為檔案管理工作人員進行培訓，使管理人員的檔案管理能力得到提升，強化管理人員的管理意識以及管理能力，同時應鼓勵管理人員對現代化檔案管理技術進行自學，從而為后期的醫院檔案管理現代化打下基礎[7-8]。

3.2.2 轉變醫院檔案管理人員的管理理念? 在醫院檔案管理工作中，管理人員必須要意識到檔案管理的重要性，使檔案管理工作人員對這份工作提高重視。在實際的工作過程中，工作人員不僅要從意識層面上強化對檔案管理工作的重要性的認識，同時還需要從知識層面上強化，確保檔案管理人員能夠全身心地投入到檔案管理工作中。除此之外，醫院領導人員還應當不斷強化工作人員對相關法律法規的認知度，強化宣傳力度，保證醫院檔案管理工作能夠順利開展[9-10]。為持續提升檔案管理人員的管理理念，需要通過科學的考核機制，對其進行考核，如果考核不通過的需要繼續學習，在學習與考核過程中，檔案管理人員的管理理念會持續得到更新。

3.2.3 檔案信息化建設在醫院檔案管理中的重要應用? 在醫院檔案管理中，檔案信息化建設是一項重要的內容，檔案信息化建設中主要包括計算機技術、通訊技術以及信息技術，以電腦等硬件設備作為基礎，完成檔案資料信息保存、管理以及應用等多流程環節，檔案資料管理的多環節優化管理結果得到顯著改善，也促使檔案管理工作人員的工作效率得到提升[11-12]。在醫院檔案管理中應用現代化信息，能夠使醫院檔案資料與臨床治療、科研成果等信息系統之間產生緊密聯系，促使醫院檔案管理、應用以及檢索環節能夠在未來的發展過程中更加智能化。

3.2.4 加強信息化建設? 醫院在檔案管理信息化建設期間，要針對自身的實際情況，制定信息化建設方案，為檔案信息化建設提供支持。第一，加大投入力夠，在醫院的經營管理過程中，對檔案管理的重視程度不夠，使得檔案信息化建設水平較低，主要是受到資金的制約。所以醫院要加大投入力度，購買先進的、符合醫院實際情況的信息化設備與軟件;第二，加強人才培訓與引進，無論是信息化建設期間，還是在后期的運營管理與維護，都需要專業的信息化人才，所以醫院需要加強內部人才的培訓，同時也要積極引進高質量的信息化人才，為檔案信息化建設提供支持;第三，制定長遠的信息化建設方案。醫院要將信息化建設納為長遠發展的要點，并有計劃、分層次地逐步實現信息化建設，同時也要不斷創新信息化建設，不斷融入最新理念與技術，提升檔案信息化建設與管理水平。

該研究中，實施檔案信息化后的醫院檔案管理優良率以及出錯率均明顯優于實施前，這主要是由于信息化管理背景下，醫院檔案資料得到了進一步的應用，充分發揮檔案資料的價值，醫院檔案信息化建設能夠提高檔案管理水平，從而促使醫院獲得高效發展。

綜上所述，在醫院檔案管理中應用檔案信息化建設，能夠有效提高檔案管理的管理質量以及管理效率，確保檔案資料的全面性、詳細度以及完整性均能夠得到顯著提升，這為日后醫院的臨床診療以及科研成果提供了可參考的重要依據，對于醫院的現代化發展有一定的促進意義。

[參考文獻]

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[11]? 浙江省委辦公廳檔案信息化處.全省檔案信息化建設工作培訓暨檔案工作數字轉型推進會在長興召開[J].浙江檔案，2019（7）：8.

[12]? 常大偉.我國檔案信息化建設的歷程、特點與發展趨勢—基于1979年至2016年全國檔案局長館長會議工作報告的分析[J].浙江檔案，2018（1）：18-21.

（收稿日期：2020-04-27）

[作者簡介] 曲文（1966-），女，本科，館員，研究方向：檔案管理。