基于內部控制的印章管理探微

莊素芳

基于內部控制的印章管理探微

莊素芳

（福建省三鋼（集團）有限責任公司，福建 三明 365000）

內部控制是企事業單位整體管理活動的重要構成，對于企事業單位的發展有著十分重要的影響。印章管理在內部控制中占據重要地位，因此，主要從內部控制的5個核心要素出發，對印章管理制度和具體的印章管理流程加以探討，闡明印章管理過程中可能出現的各類風險，力求為提升印章管理水平提供具備參考意義的借鑒。

內部控制；印章管理；印章回收；審批流程

所謂印章，是一種具有特殊象征意義的標記，其往往代表著某一單位和個人的身份，具備高度權威性特征[1]。一旦一份文書材料加蓋單位印章，就標志著其內容取得了單位的認可，在獲得相關職權實行的同時，也必須承擔相應的責任與義務。由于印章具備上述特性，因此印章管理也成為企事業單位內部控制的重要構成。企事業單位應從內部控制的五方面要素出發，對改善印章管理質量的路徑展開探索，進而有效地規范印章管理流程，提升自身內部控制水平，最大化實現內部控制對于自身長遠可持續發展的重要價值。

1 從內部控制的內部環境要素入手改善印章管理質量

內部環境是內部控制的一項關鍵要素，直接影響著印章管理工作的規范性與有效性[2]。從內部環境要素出發看待印章管理，應考察印章管理分工狀況，看印章管理工作中是否實現了權責統一、是否建立了完善的印章管理制度、是否形成了規范的印章使用審批流程、是否建立了專門的印章管理機構。企業應著力構建印章規范使用方法，在其中詳細規定印章刻制細節、印章保管要求、印章使用審批流程規范、印章回收規范、過期印章銷毀規范等細節性內容，重視通過構建這一辦法營造良好的內部環境，從而為各項印章管理工作打下良好基礎。

2 從內部控制的風險評估要素入手改善印章管理質量

風險評估在內部控制中發揮著重要作用，企事業單位在展開內部控制時，必須考察各項風險性因素，評估其發生可能性，然后指定針對性預案，進而有效規避風險[3]。對過往印章管理實踐進行總結，可以得到印章管理過程中主要存在以下幾方面的風險：①申請使用印章過程中的風險性因素。印章使用語言表述不明確、隨意進行印章使用申請，都會給印章管理造成負面影響，導致印章管理失去有效性。②印章使用審批風險。審批人缺乏責任意識，未按照相關規范展開審批，可能引發一系列風險。在此過程中，如果存在應用單位公章隨意開具法律文件的行為，還可能使單位面臨法律風險。③印章使用管理風險。如果印章濫用、遭到盜用、未能有效構建相關印章管理辦法，都可能導致管理風險發生。針對這些風險，企事業單位應加強思想認識，合理評估各項風險發生的可能性，有效對風險類別加以識別，然后指定針對性內部控制措施，切實有效地避免風險發生，有效提高印章管理水平。

3 從內部控制的具體活動要素入手改善印章管理質量

控制活動要素是內部控制中最具實踐性的要素，也是內部控制實際運行的手段。如果不能通過控制活動將內部控制的理念與要求落到實處，則內部控制的價值實際上將無法得到充分實現。從控制活動這一要素出發規范印章管理工作，可以將控制活動中的授權審批控制活動、不相容職務分離控制活動及績效考評控制活動有效地實現內部控制與印章管理活動的深度融合，從而切實達成規避印章使用風險的目的。企事業單位可以通過制訂用印登記表，來對印章使用情況進行切實、有效的管理。用印登記表中應包括用印單位、印章使用申請理由、印章使用審批承辦人姓名、審批人姓名、印章使用數量、相關管理人員簽字等內容，以此實現對于相關信息的有效管理，同時如果出現用印風險，也可以應用這一登記表追究相應責任。企事業單位應重視加強印章管理人員培訓工作，注重提升他們的綜合工作能力，增強他們的印章使用風險防范意識與責任意識，確保他們嚴格按照印章管理辦法和制度中的相關規定對本單位各類型印章進行有效管理，從而切實推動印章管理水平提升，有效規避風險。如果出現印章遺失或者被盜用的情況，企事業單位應及時更換印章。企事業單位應做好印章回收工作，對印章進行合理分類保管，避免印章管理處于無序狀態，切實保證印章管理符合相關標準規范。避免將所有不同類型的印章交由一人集中管理，從而有效防止銀行管理風險發生，切實遵循不相容職務分離原則，有效促使權責統一，從而保證工作人員以高度責任意識進行印章管理工作[4]。

4 從內部控制的信息溝通要素入手改善印章管理質量

內部控制工作必須重視加強信息溝通，只有當信息在企事業單位內部實現高效流通時，企事業單位才能真正高效地完成相關管理工作。為此，企事業單位必須著力構建高效的信息溝通機制，重視加快內部信息流通速度、提升內部信息溝通效率，以此便于個性內部控制工作展開。在向員工傳達信息的同時，企事業單位也需要調動員工及時對印章管理方面的信息進行反饋，根據他們所反饋的內容，對比預期目標與實踐成果，從而有效地對印章管理加以規范，進一步改善內部信息流通狀況。企事業單位應著力構建高效信息溝通機制，保證信息能夠在企業內部自上而下、自下而上或是同級之間橫向高效傳遞、展開溝通，以此構建出良好的內部控制環境，有效提升內部控制水平。對于員工的合理建議，企事業單位應認真加以采納，從而進一步完善印章管理工作。

5 從內部控制的監督管理要素入手改善印章管理質量

通過構建內部控制環節、展開高效風險評估、實踐具體控制活動、加深信息傳遞溝通，企事業單位已經基本構建起印章管理的內部控制框架，因此，記下來企事業單位需要構建監督管理機制，對于以上4方面要素進行高效追蹤、監督，并根據考察結果提出相應完善方案，從而確保以上4項內部控制要素始終發揮其積極作用。為此，企事業單位應完善頂層設計，制訂印章管理監督制度，設置專門的監督機構對印章管理部門進行有效監督，從而提高風險防范能力[5]。與此同時，企事業單位應對監督信息進行深入分析，發現其中存在的問題，科學把握問題成因，從而提出有針對性的解決策略，有效提升印章管理水平。此外，企事業單位還應明確各項印章管理細節落實責任單位，為印章管理改進措施落實制訂相應計劃，明確各個時間點，對管理實效進行全面評估，從而實現對印章管理的全面控制，將印章管理風險發生可能性降到最低，切實提升印章管理水平，最大化實現印章這一重要象征的內在價值。

6 結束語

總而言之，基于印章管理在企事業單位內部控制中的重要價值，企事業單位應積極響應加強內部控制的號召，結合內部控制的5方面要素（內部環境要素、風險評估要素、控制活動要素、信息溝通要素、監督管理要素），對改善印章管理質量的創新路徑展開深度思考，力求切實提升印章管理與內部控制水平。為此，企事業單位應加強思想認識，充分理解印章的特征、印章管理在內部控制中的地位，同時注重結合自身實際內部控制情況，積極有效地展開相關探索，構建最符合實際內部控制需求的印章管理模式。

［1］孫靜.企業印章規范管理與日常問題思考［J］.環球市場信息導報，2016（37）：57.

［2］陳仕清，張雪蓮，吳國弘.基于內部控制的印章管理［J］.現代國企研究，2015（24）：135.

［3］何萍.淺議企業印章管理的風險及建議［J］.科技經濟導刊，2017（25）：224.

［4］劉革.企業印章管理的法律風險初探［J］.法制博覽，2018（29）：151.

［5］雷玉文.加強印章管理規范化及對策分析［J］.管理觀察，2015（6）：174-175.

2095－6835（2020）10－0106－02

D631

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2020.10.046

〔編輯：張思楠〕