如何加強房屋征收檔案的管理及利用

謝 翔

（蒼南縣房屋征收指導中心，浙江 溫州 325800）

隨著城市建設的快速發展，中國城市化進程不斷加快，舊城的建設和改造以及周邊農村大量集體土地上的房屋征收已形成數量龐大的房屋征收檔案。做好這部分檔案的收集、管理和利用工作，不僅可以反映城市發展變化的全過程，而且可以作為國家社會轉型的歷史基礎。

房屋征收文件是在房屋征收工作中生成的，征用人員不僅是征收文件的收集者，而且還是所收集文件的生成者、檔案錄入的見證人。因此，做好對檔案館工作人員的教育和培養工作，提高其收藏、管理的意識，這是確保房屋征收檔案的完整性的關鍵。房屋征收文件是否被充分收集以及收集的質量高低將直接關系到管理人員和被征收人的切身利益，即國家、企業和被征收人的利益。因此，我們必須從收集工作的一開始就將檔案的收集管理納入議程。

1 房屋征收檔案收集的必要性

征地部門應當遵循“統一領導，集中管理”的原則，配備專職的檔案管理人員，負責房屋征收文件的管理，即資料的收集、整理和轉移。同時需要對這一職位實行責任制，以確保房屋購置檔案的完整性、準確性、系統性和安全性。相關部門應當建立完整的房屋征收檔案管理體系，以此確保工作人員做好整理、存儲、轉移、利用、保密等各項工作，妥善管理土地和房屋征收檔案。檔案管理工作涉及多個部門，館各個單位的檔案收集標準不同，容易造成文獻和資料的丟失。各檔案主管部門應根據實際單位的需求調整文件資料范圍和保管期限，明確資料的收集、填寫和轉讓范圍，確保資料的收集完整且準確。房屋征收工作本身是一項復雜的任務，任務繁重且周期長。房屋征收檔案館就是從征收工作中誕生的。此外，在進行征收工作時應當確保檔案的收集和管理工作同步進行，以確保在征收過程中收集到的材料真實有效，以確保收集的文件和材料具有法律證據作用。

2 城市房屋征收與補償檔案管理工作中的不足

2.1 數據收集程序過于復雜

在房屋征收項目進行的過程中，會形成大量的文件和材料，但是對文件和材料的管理沒有統一而明確的規定，這些規定通常是根據各單位內部的有關法律法規制定的。不同的管理制度造成資料保管和收集的程度不同，這也導致了對征收文件和材料的相對管理較弱。同時，在房屋征收過程中，各個檔案材料收藏分散，集中程度較差，不便于管理。

2.2 檔案管理人員的綜合素質有待提高

實際上，在許多情況下，房屋征收和檔案收集不是由專業的檔案管理員處理的，而是由房屋征收部門的工作人員在征收過程中收集的。這些人大多數都不是專業的檔案管理人員，他們對檔案管理的本質缺乏了解。因此，征收人員在進行檔案資料管理、收集方面缺乏專業性，從而導致檔案館藏中的資料容易出現不完整或保存不當等問題。特別是有些房屋征收項目的時間跨度過長，檔案管理人員的更換較快，如果資料轉移不及時，很容易造成檔案信息的不完整或丟失。

2.3 采集方式單一，難以保證檔案完整

在正常情況下，一個項目從申請到拆除需要大約2至3年的時間，而早期征收項目則需要更多的處理時間。在這么長的時間內，許多檔案難以被有效移交，導致文件保存不完整。

3 房屋征收檔案的管理措施

3.1 建立完整的管理體系

1）房屋征收管理制度；2）房屋征收令；3）被征收房屋的補償措施；4）被征收房屋的補償、對策和鼓勵性指導；5）被征收房屋的調查情況。對于被征收房屋的補償工作和征收信息的錄入，通過創建檔案信息平臺，相關工作人員可以訪問接收檔案信息的網絡或系統客戶端，以獲得有關其自身事務的信息，幫助其完成房屋征收工作和檔案管理工作。同時，根據城鄉住房部的有關規定，城市管理部門、縣政府和有關部門必須清楚地顯示房屋、土地征收信息內容，并發布補償和購房信息。

3.2 加強信息技術的覆蓋范圍

只要在項目功能分析和模塊劃分方面和軟件設計和軟件調試方面做到貼合工作需求，就可以幫助征收人員和檔案管理人員快速完成各種任務。加強信息技術的最終目標就是完成檔案管理的計算機化、信息化。將紙質檔案文件掃描、轉化為電子文件，便于保存、保管和使用。房屋征收檔案文件管理的重點就在于文件的管理和轉移。為了確保及時發布房屋征收信息，及時保存已征收的檔案信息，確保工作人員的工作可以成功進行，有必要根據員工的知識儲備和技術水平進行有針對性的培訓。

4 結語

綜上所述，如果房屋征收檔案管理想要滿足新形式下的發展需要，就要完善房屋征收檔案管理的信息建設系統。管理人員應充分認識到房屋征收和檔案管理、利用的必要性，并有效掌握房屋征收檔案管理信息建設所需的基本信息，現存檔案的轉移要求，房屋征收檔案的傳輸周期和過程。只有這樣，房屋征收檔案管理和利用的整體水平才能不斷提高。同時，可以幫助我國加強檔案資源的開發和利用，促進房屋征收檔案管理的更好發展。