關(guān)于衛(wèi)校檔案信息管理模式的若干思考

孟凡茂

公主嶺衛(wèi)生職工中等專業(yè)學校 吉林公主嶺 136100

1 電子校務(wù)背景下，衛(wèi)校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.1 檔案信息化和電子校務(wù)的發(fā)展脫節(jié)

自上個世紀以來，計算機已廣泛應(yīng)用于我們的國家，衛(wèi)生學校逐漸結(jié)合計算機技術(shù)和自己的需求和開發(fā)不同的信息系統(tǒng)。不同職能部門的工作特點不同，信息系統(tǒng)也不同。這就造成了多種類型的信息一起工作的情況。許多衛(wèi)生院校也建立了網(wǎng)絡(luò)版本的檔案管理系統(tǒng)，但不得不承認的是，大多數(shù)電子檔案存在擴充性、靈活性和開放性等問題。電子記錄無法與其他部門的管理系統(tǒng)協(xié)調(diào)，造成溝通不暢甚至沒有溝通的尷尬局面，不僅限制了電子校務(wù)的統(tǒng)一規(guī)劃和發(fā)展，浪費了大量的人力、物力和財力。因此，如何實現(xiàn)電子檔案與其他部門的學校檔案管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)信息的交流是許多衛(wèi)生學校面臨的巨大挑戰(zhàn)[1]。

1.2 檔案的管理水平有待提高

電子校務(wù)的發(fā)展也帶來了另一個問題，如何實現(xiàn)校務(wù)公開，如何快速方便地檢索檔案所需的各種信息，這對電子檔案的管理提出了更高的要求?？偟膩碚f，檔案信息內(nèi)容可分為檔案目錄數(shù)字化和全文信息數(shù)字化兩個層次。目前，許多衛(wèi)生學校的電子文件只留在目錄信息的數(shù)字化，并簡單地輸入目錄的文件到電腦，只能實現(xiàn)簡單的目錄查詢，這種情況無疑影響了整個學校的信息化過程。

1.3 檔案安全的突出問題

在電子檔案的管理中檔案的安全作為一個重要的問題，電子校務(wù)的發(fā)展實現(xiàn)了檔案部門與其他的學校部門甚至是外界系統(tǒng)的信息交流，即使系統(tǒng)外，有效改善學校檔案部門的效率，但文件安全不能得到保證。網(wǎng)絡(luò)中的各種因素，如操作問題或人們更擔心網(wǎng)絡(luò)黑客，都在威脅著電子文件的安全。這應(yīng)引起各衛(wèi)生學校的重視，不僅要注意電子文件的安全，也要注意原始文件的安全[2]。

2 加強衛(wèi)校檔案信息管理模式策略

2.1 加強硬件設(shè)施的配套管理

作為醫(yī)學院檔案管理者，不僅要充分調(diào)動員工的積極性和積極性，同時要進一步加大對資金的管理，包括：保護檔案設(shè)備和現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)施的完善，如檔案室內(nèi)的除濕和空調(diào)設(shè)備、消防、防蟲等設(shè)備；全面掌握先進計算機和互聯(lián)網(wǎng)的操作技能，構(gòu)建一套完善的公共服務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)體系，保證工作人員熟練使用計算機進行檔案信息的采集、檢索和傳遞，不斷提高服務(wù)水平；對于一些特殊性質(zhì)的文件，如物理文件、榮譽證書、等，所需的檔案必須處理保存的原始文件之間的關(guān)系，同時，他們還必須進行專業(yè)技術(shù)處理，并通過計算機技術(shù)來實現(xiàn)自動管理的文件管理模式，從而進一步促進衛(wèi)生學校建設(shè)的步伐。

2.2 實行互動式的服務(wù)模式

作為檔案管理部門，有必要加強員工參與的概念，通過各種渠道及時有效地掌握衛(wèi)生學校的發(fā)展，科研、管理等問題，能夠有效地實現(xiàn)一個清晰的理解。在這個階段，我們應(yīng)該關(guān)注的辦學水平，評價體系、教學材料和其他方面的發(fā)展，全面把握衛(wèi)生學校的檔案信息需求的變化，并進一步擴大范圍的檔案收集和管理、網(wǎng)絡(luò)的使用，學校期刊和其他形式，及時對檔案信息的理解，確保服務(wù)渠道。通過電話調(diào)查、追蹤服務(wù)、業(yè)務(wù)咨詢等方式，激活檔案服務(wù)形式，將死檔案轉(zhuǎn)化為活信息，實現(xiàn)互動式服務(wù)模式。

2.3 加強檔案信息管理，強化資源共享

加強檔案信息管理，加強各業(yè)務(wù)系統(tǒng)（主要是人事、教學、科研、學生）的檔案信息共享。其中，中學衛(wèi)生學校電子檔案與普通檔案系統(tǒng)對接，是資源共享的有效途徑和手段。針對當前形勢，中等專業(yè)衛(wèi)生學校應(yīng)積極推出一個文件管理系統(tǒng)兼容校園電子學校事務(wù)，并在此基礎(chǔ)上建立一個數(shù)字文件室，通過健全和完善文件管理和服務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資源的共建共享。在各部門協(xié)作的基礎(chǔ)上，統(tǒng)一檔案管理可以有效提高中學衛(wèi)生學校檔案管理的效率。在數(shù)字檔案建設(shè)過程中，要積極構(gòu)建有特色、準確的檔案資源。通過數(shù)字化檔案館建設(shè)的改造，打造獨具特色的資源庫，是十分必要的。通過建立資源庫，整合有價值、有意義的檔案資源，提高檔案的應(yīng)用價值和利用的便捷性和快速性[3]。

2.4 提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

在衛(wèi)生學校，檔案員，他們必須有一個很寬視野的信息，在搜索信息敏感，并能獲取所需的信息對于那些需要它的人，等等，這些檔案工作人員的素質(zhì)直接決定了檔案工作有一個良好的計劃，同時，它有直接關(guān)系的發(fā)展在衛(wèi)生學校檔案管理。這主要是因為信息產(chǎn)業(yè)已經(jīng)成為改革開放的重點產(chǎn)業(yè)[4]。隨著信息服務(wù)機構(gòu)的不斷涌現(xiàn)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)提供了大量有利信息，進一步促進了我國經(jīng)濟建設(shè)和各項事業(yè)的快速發(fā)展。衛(wèi)生院校檔案部門的信息豐富，如醫(yī)學技術(shù)、易學文化、醫(yī)學教育等。應(yīng)盡快充分開發(fā)這些重要的檔案信息資源，為衛(wèi)生院校和醫(yī)療工作服務(wù)。要提高衛(wèi)生院校檔案人員的職業(yè)道德，增強檔案人員的責任感，應(yīng)利用業(yè)余時間對檔案人員進行一些專業(yè)培訓，加強理論基礎(chǔ)，提高檔案人員的責任感和主動性。

3 結(jié)語

衛(wèi)生學校檔案管理是一項重要的工程。新時期檔案管理要依法管理、對外開放、現(xiàn)代化，以開放共享的理念積極構(gòu)建醫(yī)學院檔案工作的新局面。