探索事業單位檔案管理信息化建設的途徑

龐凌亞

山東省德州市數字化城市服務中心 山東德州 253000

在互聯網時代下，事業單位檔案管理人員必須要盡快轉變自身思想認識，推動檔案管理工作理念和方式的創新。檔案管理人員要善于應用好現代信息技術來開展工作，借助大數據和云計算技術更好地開發利用檔案資源，確保事業單位的健康發展。

1 事業單位檔案信息化管理存在的問題

1.1 缺乏對檔案信息化管理的重視

在傳統的檔案工作中，事業單位領導往往缺乏對檔案管理的認識，導致在工作中沒有主動性，也沒有管理創新的意識。在統籌規劃上，通常認為檔案管理的工作只是對人事檔案信息的保管、儲存，并不愿意耗費過多的精力和時間，最終讓檔案管理信息化流于形式。尤其是在信息化管理日漸普及的當下，這種管理思維已經不能順應檔案管理的新需要。

1.2 檔案管理人員信息化處理能力低

在信息化突飛猛進的當下，事業單位檔案管理人員信息素養、綜合素質都難以充分適應工作需求。當下很多檔案從業者不是檔案專業畢業的，也未經過專業的培訓，缺乏對檔案管理信息化的理念認知，在新思想、新思維方面，整體知識儲備薄弱，對待現代信息技術的掌握、數據的處理等都不夠熟悉，總體來說工作缺乏有效性和針對性。

1.3 工作者專業水平有限

在事業單位的信息化建設中，工作者的專業水平在很大程度上影響著信息技術的應用效果。就目前來看，部分工作者對于檔案管理工作的認識不足，僅將其看成程序化的邊緣性工作，未了解到檔案在事業單位決策中的重要性，因此，在信息技術上缺少自我提升意識，使得各項高新信息技術難以在檔案管理工作中推行。此外，部分領導者早已適應了以往的工作狀態，沒有意識到信息化建設為工作帶來的益處，因此，對培訓工作并不重視，使工作人員獲取信息化檔案管理知識的渠道匱乏，難以及時接觸到先進的信息化管理技術，降低了檔案管理團隊的專業水平，阻礙了檔案管理信息化建設的發展[1]。

2 事業單位檔案管理信息化建設的具體路徑

2.1 轉變觀念，優育人才

一是事業單位領導者和管理層應起到 “領頭羊” 的作用，積極轉變觀念，建立起完善開展檔案管理的正確認識，充分掌握檔案信息化管理的含義、關鍵價值、長處及不足，樹立良好的信息化應用意識；二是積極引進檔案管理人才，并培養高素質的檔案管理工作人員，事業單位可借助內部競聘、向社會招聘、邀請專業人士講座制定等方式，來搭建起一支高素質的檔案管理人才隊伍，并強化檔案管理工作人員的教育，確保其具備較強的責任心、良好的專業素質、牢固的檔案管理知識等；三是強化輪訓學習，確保檔案管理人員能夠及時掌握最新的檔案管理知識，充分了解信息化管理手段與技能，使之專業能力和專業素養能夠始終滿足現階段事業單位發展的需求；同時，事業單位應強化檔案管理人員的計算機應用能力等培訓，對其管理業務能力進行著重考核，強化其檔案管理思想認識的培養，促使其一心一意投身到檔案管理事業之中。

2.2 完善配套制度

配套制度作為各級職工干部共同落實事業單位檔案管理信息化建設的重要支持，單位應當構建出一套完善的配套制度，使各級職工干部在履行自身責任和義務過程中能夠實現有章可循、有據可依，加速推動檔案管理的信息化進程。在配套制度建設上，領導者需要先結合當前的實際情況，制定出合理的信息化建設目標，并圍繞該目標規劃出科學、詳細的建設方案，然后針對各項工作的具體落實，制定詳盡的操作規范和細則，再在此基礎上構建一系列的配套操作管理，提高各級職工干部對建設任務的自覺性[2]。

2.3 積極引進高新信息安全技術

為了保護事業單位的信息安全，優化信息化建設工作的效果，首先，預警工作是極其重要的因素。事業單位對于可能預見的危險性隱患防患于未然，起到預見的作用。在事業單位計算機網絡系統當中，保證每個成員能夠相互協作、相互配合，降低網絡信息風險發生的幾率，通過防御不法分子通過惡意手段入侵，提高事業單位的網絡安全性。其次，事業單位應積極引進高新信息安全技術，并加以有效的推廣和落實，強化各級干部職工的信息安全意識，排除威脅檔案管理技術應用安全的因子，使檔案管理的信息化建設任務得以順利落實。例如，利用防火墻技術，實現信息的互聯互動，還可以通過反擊使網絡入侵者無法實施入侵，破壞檢測系統難以得逞。

2.4 嚴格控制檔案質量

在檔案管理信息化建設發展中會形成較多的電子檔案，還會涉及到紙質檔案的數字化轉換工作，所以應當真正把好質量關。首先要做好質量鑒定，針對各部門上交的各種檔案材料按照相關規定嚴格把關，不符合規定的必須第一時間更正。其次應做好電子檔案的保存管理，明確電子檔案歸檔管理需要注意的問題。最后需提升電子檔案的利用效率，強調檔案資源的開發利用[3]。

3 結語

總而言之，在新時期事業單位檔案信息化建設管理工作必須要真正落到實處，對信息技術的科學運用是每一名檔案工作者應當引起重視的問題。在實踐工作中必須要堅持與時俱進，實事求是，抓住機遇，不斷探索尋求新的檔案管理辦法，深入挖掘檔案資源的開發利用價值，為事業單位的長期發展作出應有的貢獻。