新媒體環境下檔案移動服務在高校檔案利用服務中的研究

馬宏正 廣東開放大學

當今時代，移動技術的進步，使得公眾真正實現了任何時間、任何地點接入移動網絡的愿望。公眾移動應用的發展趨勢給檔案工作帶來了深刻影響，國內業界也逐步出現探索移動互聯網技術下的檔案信息服務如短信、微信、微博、APP 平臺等，本文以移動服務在高校檔案利用服務工作中的實踐為切入點，分析并探討移動媒體下高校檔案利用服務工作中的可行性和必要性。

一、移動檔案服務概念、特點及形式

檔案移動服務是檔案部門以移動互聯網相關技術為依托，以智能手機、平板電腦、手持閱讀器等移動終端為設備，以網絡環境下檔案用戶信息需求為導向，開展的各種即時在線和離線服務活動。具有服務泛在化、服務精準化、設備便利化、交流社會化、方式多元化、信息知識化等特點。

檔案利用服務工作中采納越來越多種形式出現的多媒體技術，極大的提高了檔案利用的效率，為檔案利用服務工作帶來了新機遇，同時隨之而來的新問題、新挑戰。

1. 對于新媒體技術知識缺乏系統理論學習和技術知識

檔案工作人員通過各種形式的培訓、學習，專業知識、業務能力得到提高，但知識結構還不能滿足新媒體技術下的檔案利用服務工作。將實體檔案館管理與數字化檔案館管理對接，需要掌握的新媒體技術知識及配套設施都有一定的差距和困難。在網絡上提供檔案利用服務，對于檔案工作人員來說，都是比較少的，很多人都認為微博或網站就是一種宣傳或者介紹業務的方式，如果提供利用服務，還是需要辦理一定手續，到檔案部門復印、登記提供相關材料。面對移動數字時代的到來，檔案部門對移動新媒體反應敏銳，表現出較強的應用訴求。從早期以手機短信、手機報的形式方便用戶利用，到通 過微博增強與公眾互動，再到微信公眾平臺的建 設 APP的開發利用，各級各類檔案局館以及檔案 工作者迅速對先進的信息技術做出反應，并努力 借助各種技術平臺將便于利用、服務用戶落到實處，表現出了我國檔案工作的不斷完善與發展。

2. 新媒體技術在檔案利用服務中應用的技術層次低

雖然廣大的檔案管理部門都在積極建設網站等，但是總體來說，設計比較粗糙，模塊結構不夠合理，信息量不夠全面、新穎，與用戶互動性差、形式僅限于圖片、文字，不夠豐富，而且網站在建設時，很少有關聯到各相關檔案體系的功能，僅限于各省市的網站鏈接，不能夠展現檔案工作的全面布局。檔案官方微博運用上來看，點擊率不高，這也說明檔案用戶的認可度不強。碎片化知識時代，智能手機廣為應用，檔案利用服務方面采用微信掃描進入平臺查詢檔案信息，形式還比較單一，不能滿足多元化利用服務。

3. 檔案部門自身管理難度加大，檔案資源配置不足

新媒體技術給檔案信息提供一個很好的展現平臺，但是也帶來一系列的問題，如檔案網站建立后，長期的維護和管理需要專業人士維護才能保證信息安全，智能手機使用，對信息的安全和真實性，也有一定的風險，長期以來檔案部門按照檔案自身形成規律及內在聯系進行配置，但這種單一形式、專業性強的特點，也成為一種雙刃劍，一方面體現了檔案管理模式，另一方面也使得廣大用戶無法理解和接受。這種分類體系，只是有利于統一保管檔案資源，但是很難滿足廣大用戶習慣。

二、新媒體技術條件下檔案利用服務新對策

面對新技術條件下檔案利用服務面臨新問題、新挑戰，以服務大局、服務民生為導向，堅持便利原則，全方位、多方面結合新媒體技術，緊跟時代發展，更新自身理念，堅持傳統利用和知識服務相結合服務模式，保證信息安全穩定，完善檔案利用服務體系。

1.建立健全相關規章制度，保證檔案信息安全

國家檔案局在《全國信息化建設實施綱要》、《關于加強檔案信息資源開發利用意見》等都對信息安全提出嚴格規定，新媒體技術應用在檔案利用服務中，又提出一個新的課題。網絡環境下檔案信息安全風險加大，為了信息公開、安全，應盡快制定新媒體環境下檔案利用服務、信息公開的規章制度，利用網絡平臺發布信息，方便廣大用戶，同時保證檔案信息完整、不可復制和更改，也是非常重要。

2.注重檔案利用服務模式轉變，拓寬新媒體技術應用途徑

新媒體技術檔案利用服務具有廣泛性、開放性、及時性、全面性、便利性等特點，網站、微博、智能手機等的廣泛傳播，為服務提供了便捷的技術手段。充分發揮各種優勢，以人為本，將傳統的提供利用模式多樣化，如采用在線檢索服務、通過電子郵件、微信、微博等進行交互服務、提供各種在線檔案業務咨詢服務、“一站式”檔案檢索服務、網上預約服務等等，實現跨館查閱、異地出證一條龍服務，使檔案信息資源廣泛傳播、便民服務。綜觀現有移動數字檔案信息服務，多數集中 在對于資訊類信息的發布，對檔案資源類信息傳播和提供則有待拓展深化。然而，在檔案信息服務中，對公眾更具吸引性的、對社會發展更具價值的，是承載國家和社會記憶的館藏檔案資源。在社會發展的進程中，檔案資源的有用性日益彰顯 而當前我國檔案資源的可用性、易用性仍不能滿足社會的需求，移動數字檔案信息服務為提升檔案資源的可用性與易用性提供了良好的平臺，但在現有的服務中此項服務仍是薄弱環節。

3.加強檔案數字化與關聯性建設，豐富檔案利用服務內容

移動數字檔案信息服務中的內容為王，表現為通過對數字檔案資源的原始呈現、整合與深層開發，充分激活檔案價值，彰顯檔案資源對公眾、對組織 及對整個社會的所發揮的不可替代的作用。互聯網+時代的到來，電子信息應用與傳播成為未來檔案利用服務的趨勢。用戶通過網絡了解檔案部門的基本情況，實現即時交互，因此，檔案館（室）數字化建設變成迫切而緊急的任務。檔案網站建設逐步要做到“三民”“親民”：檔案網站設計要內容盡量通俗，界面易于接收；“利民”：檔案網站鏈接相關政府官網，同時也要關注民生檔案：“便民”：檔案網站模塊要明了、清晰，便于普通用戶查詢。并提供多種方式的檔案利用服務內容，如數字檔案在線展覽服務、與檔案有關的講座推介服務、多樣化的檔案檢索服務、個人上傳權限服務、檔案科普游戲平臺服務等等。

4.發揮行業協同作用，建立多元全方位檔案利用服務體系

行業協會起著引導、組織、協調、服務的作用，檔案資源產生于社會，如何更全面服務社會，檔案部門需要與行業協會加強合作，充分發揮行業協會引導作用，才能體現檔案服務社會效能。

綜上所述，檔案利用服務工作在現代新媒體技術環境下，檔案資源得到極大豐富，檔案利用服務途徑更加多元，用戶群體個性化，這給檔案利用服務工作提供一個廣闊的平臺，同時也帶來挑戰和問題，檔案部門要直面問題，關注自身發展，使自身服務能力順時應勢得到提升和拓展。