檔案管理制度流程體系的創新分析

秦紹天

（山東省單縣價格認證中心，山東 單縣 274300）

隨著改革開放、社會主義市場經濟體制的不斷完善和信息技術的飛速發展，我國檔案管理面臨著前所未有的機遇和挑戰。必須認識到，檔案管理體制存在的問題影響著我國企業檔案的可持續發展，進行檔案管理制度的創新勢在必行。

一、我國檔案管理制度現狀與存在的問題

與社會發展趨勢相比，我國的人事檔案制度落后，這也是推動人事檔案管理體制創新和完善的關鍵因素。但由于其發展水平較低，相關的管理體制和管理模式還不成熟，許多內容缺乏一定的科學性和普適性，降低了人事檔案管理的合理性和有效性。這也在一定程度上影響了企業人事檔案的管理水平，主要問題如下。

（一）檔案管理的重要性缺乏認識

在目前的人事檔案管理中，檔案被遺棄的現象并不少見，許多企業和管理者沒有意識到檔案管理的重要性，人事檔案往往包含個人信息、工作經歷、工作經歷等。這些內容似乎沒有實際價值，但它們反映了人才在學習和工作中所做的事情。當人們換工作時，他們不知道如何把個人檔案轉移到新公司，而管理者對人事檔案管理制度的內容也不清楚，導致我國檔案流失現象日益普遍，目前各部門人員流動性很強如果人事檔案管理不規范，管理者將面臨更多的困難和挑戰。

（二）檔案內容淺顯

在我國人事檔案中，員工的個人信息、工作經歷和家庭背景占據了絕大部分的內容。但對員工的專業水平和工作能力的介紹還很不夠，不可能全面了解員工的實際情況，人事檔案管理也缺乏實質性意義，這大大降低了企業內部人才的利用率。它使企業與眾多優秀的專業人才相互了解甚少，不能為企業的發展提供更多的綜合型人才，企業和管理者必須認清存在的問題，及時改進和完善存在的缺陷。

（三）檔案管理人員專業性較差

缺乏專業化、高水平的檔案管理人才已成為檔案管理中普遍存在的問題。一方面，對人事檔案管理制度的認識不全面、不清晰，另一方面，人事檔案管理質量不高，人事檔案管理不規范。為了適應社會快速發展的趨勢，人事檔案管理工作必須結合企業的實際情況，提高企業的管理水平和素質，許多管理人員的教育水平和業務水平都需要大幅度提高。在短時間內幾乎不可能做到這一點，這給人事檔案的科學管理增加了一些障礙。管理者需要更高的專業技能和實踐技能，才能及時、正確地處理工作中的問題，我們也可以發現，管理者的個人能力與人事檔案管理的效果密切相關。

二、檔案管理制度的創新

（一）檔案管理人員的思想轉變

在當前的市場環境下，人事檔案管理人員必須轉變觀念，與時俱進，建立適應市場變化需要的創新人事檔案管理體制。一切活動都是以人為本的，需要產生更多的人事檔案，更新大量的人事檔案，人事檔案管理的基本內容也會發生一定的變化，人事檔案管理工作也需要不斷完善。

例如，檔案管理人員要重視并盡量開展檔案完善工作，分析和掌握哪些檔案可以完全打開，哪些檔案不能完全打開，哪些檔案需要保密，從而實現人事檔案管理體制的改革創新。

（二）提高檔案管理人員的專業性

由于許多管理者對人事檔案管理、管理水平和工作技能缺乏明確的認識企業需要有針對性的教育和培訓，使管理者認識到人事檔案管理的重要性，改變管理觀念，加強宣傳教育，端正管理者的工作態度，加強管理人員的業務培訓，解決管理中經常出現的問題為了使管理者能夠正確、及時地處理這些問題，提高管理能力。

企業經常需要組織管理人員學習和應用大企業的先進管理技術和管理方法，將其應用于企業的實際管理中。又如，人事檔案管理與人力資源管理密切相關，企業必須加快整合，管理者在人事檔案管理體制和管理模式的創新中發揮著不可替代的作用，以確保人事檔案管理工作取得更好的效果.管理者必須與時俱進，不斷豐富管理經驗和技能，才能使人事檔案管理發揮更積極的作用。

（三）完善建設檔案的相關法規

人事檔案的建設要求政府轉變管理職能，推進相關法制建設，使人事檔案管理法制化，建立程序化管理機制。使有關人員認識到人事檔案管理制度具有法律依據，必須依靠法律來維護檔案保護個人檔案，使人事檔案工作在法律環境下更加和諧地開展，促進人事檔案管理體制創新。

（四）建設檔案管理信息化

檔案丟失現象是當前人事檔案管理中普遍存在的問題，其根本原因是管理模式相對落后，管理體制缺乏科學的合理性，管理內容不能為人事檔案管理提供依據。管理者應將信息技術與人事檔案管理合理地結合起來，利用信息技術推動人事檔案管理向現代化、信息化方向發展。信息技術可以加強各種資源的開發和有效利用，大大提高管理人員的素質和工作效率。紙質人事檔案存在著存儲難度大、占用空間大等明顯缺陷，不能保證檔案的安全，增加了管理人員的工作量，電子版人事檔案可以避免這些情況的發生。

例如，建立完善的人力資源管理體系，將員工信息納入管理體系，對員工進行統一管理，及時查詢和修改員工信息，實現區域間信息共享，有助于促進人事檔案管理的更有效發展。

三、結束語

人事檔案管理制度要根據時代發展的需要進行創新，尋求更完善、更合理的制度，突破原有制度的局限，以新的理念建立健全的制度。只有建立良好的制度，才能更好地約束檔案管理人員，提高檔案管理效率，更好地服務社會，為國家選拔更多高素質人才，為國家人才發展戰略做出突出貢獻。