有關文書檔案管理創新思考

李現領

（山東省單縣縣委宣傳部，山東 菏澤 274300）

在單位檔案資源體系中，文書檔案發揮著不可比擬的作用和優勢，不僅可以將單位各項工作反映出來，而且直接作用于單位內部各類組織問題處理等相關工作，同時，各項工作取得的成果和單位的整個發展過程也得到了詳細記錄，所以是不可或缺的歷史資源之一。在時代不斷發展過程中，明確提出了對于文書檔案管理的要求，現階段，各單位的工作環境和標準被提升到了新的高度，當然也包括文書檔案管理水平，針對單位文書檔案管理，文書檔案信息必須要確保高度的準確性、系統性以及完整性。

一、文書檔案管理創新的重要性分析

文書檔案管理，是事業單位工作的重中之重。首先，文書檔案，可以詳細記錄事業單位當前工作現狀，文書檔案具有參照的意義，可以對一系列工作予以有效指導，如財務管理和業務管理等，實現良好內部環境的順利構建。在文書檔案中，所涵蓋的信息較多，通過對這些信息的挖掘與利用，對于事業單位發展具有一定的促進作用。其次，文書檔案，屬于國家檔案的補充和延伸。基于客觀視角，事業單位文書檔案在國家檔案中占據著舉足輕重的地位。加強文書檔案管理，可以使政府諸多重要文件資料得到保存[1]。特別在事業單位不斷改革的影響下，這些檔案的作用是不可小覷的，可以對事業單位轉型予以正確指導。最后，文書檔案作為原始記錄資料，深刻影響著事業單位管理機關登記管理工作，詳細記錄著事業單位整個生命周期，所以，文書檔案具有法律憑證的性質和特點。

二、當前文書檔案管理工作中存在的不足

（一）文書檔案管理的規范性不足

一些單位文書檔案管理的規范性不足，主要體現在檔號、案卷標題、案卷目錄等方面。分析這種現象的原因，主要是因為規章制度的完善性不足，如監督管理制度，所以很難有效規范文書檔案管理工作。

（二）文書檔案檢索效率較為低下

現階段，手工檢索和計算機檢索，為文書檔案檢索的重要構成內容，但是在當前，手工檢索比較常見。所以一些單位在文書檔案手工檢索方面投入了較多的時間和精力，編制的檢索工具樣式也比較繁多，但是由于檢索形式和數量較多，很難有效提高檢索效率。分析其原因，主要是因為部分文書檔案管理人員在檔案管理過程中，對于檢索內容的數量過渡重視[2]，而且對于檢索的質量要求比較低下。

（三）文書檔案管理人員專業素質有點提升

現階段，一些單位的文書檔案管理人員發展階段的穩定性特點顯著，但是其文化程度和專業素質并不高，并不符合當今時代的發展需求。就目前而言，在信息化時代出現以后，一些文書檔案管理人員電腦精通性明顯不足[3]，也沒有深入分析和研究檔案信息，從而不利于文書檔案管理工作的順利進行。

三、文書檔案管理創新措施

（一）加強制度建設

首先，單位應不斷創新文書檔案管理工作，尤其在制度方面，也就是要對原有混雜的規章制度進行清理，從本單位實際情況出發，嚴格遵循上級主管部門的規定，及時剔除與時代發展要求不符的文書檔案管理工作制度，不斷創新、與時俱進。與此同時，單位應將標準化建設與文書檔案管理系統結合在一起，明確規定文書檔案管理形式、內容等。通常來說，單位應對領導的體制進行及時梳理，將責任機制進行明確梳理，從而給予文書檔案管理工作有利的扶持[4]。此外，在信息化社會出現以后，單位還要加強電子檔案信息管理標準的構建，并集中整合原有的制度。

其次，在建設好制度體系后，單位要將執行力度提升上來，定期評審規章制度的執行情況，將管理力量組織在一起，合理篩選和修訂文書檔案管理制度體系。其中，針對互動協調機制。通過宣傳和參與，與相關活動部門保持密切聯系，形成合力，實現互動型管理路線的順利構建，并將指導、服務等職責履行到位，使文書檔案管理工作有機滲透到各個環節之中。

（二）優化隊伍結構

在文書檔案管理工作中，人才隊伍建設也是至關重要的，充分彰顯出優秀人才的職能與作用。首先，單位應提高對人才招聘的高度重視，對文化層次和知識基礎穩固的人員進行優先選擇，給予文書檔案管理工作強有力的人力支撐。其次，單位應積極培養檔案管理隊伍的綜合素質，基于計劃性、層次性角度，促進繼續教育活動的順利進行，并將管理業務交流不定期開展下去，為文書檔案管理人員的修養的提升創造有利條件[5]，給予檔案管理人員綜合素質強有力的保證。最后，單位應不斷完善用人機制，靈活運用優勝劣汰原則。在人員職務晉升和職稱評定等方面，應滿足公平性和公正性的要求，加強職業危機意識教育，對考核機制進行不斷完善，從而將文書檔案管理工作人員的工作熱情充分激發出來，致力于管理工作水平的穩步提升。

（三）加強文書檔案的信息化建設

由于管理模式比較落后，在整理和歸檔檔案方面，仍然以手工方式為主，所經歷的工序較多，在文件資料的查詢等方面，需要投入大量的時間和精力。而在信息化時代出現后，衍生出了全新的管理方式，也就是統一輸入文書檔案的相關內容，加強網上數據庫的構建。在查詢相關的資料信息時，僅僅需要對相應的關鍵字進行搜索，同時也要借助網絡鏈接[6]，對資源內容進行閱讀。此外，文檔的信息化，對于檔案管理人員的要求也比較高，尤其在技術操作能力這一方面，而且還要正確認識建檔、歸檔工作。

除此之外，要想與現代化文書檔案管理的需求相契合，單位應提高對技術創新的高度重視，積極研發電子文檔管理系統，與網絡大系統相互融合在一起，檔案管理的計算機，要在單位的信息化建設總規劃中體現出來，為檔案信息的收集、整理等環節工作的開展提供便利性，同時與各部門形成合力，滿足資源共享性需求，并統一信息流、資金流之間的關系，更好地推進管理服務水平。

（四）加強文書檔案的安全管理

現階段，一些單位文書檔案失真問題經常發生，文書檔案被竊取、修改問題屢禁不止，嚴重威脅著單位的健康發展。在文書檔案的價值中，真實性是不容忽視的，如果真實性不足，很難將其價值發揮出來。所以單位應提高對文書檔案安全管理的重視程度，為文書檔案規范化管理目標的實現奠定良好的基礎[7]。首先，在計算機管理終端，單位一旦發現計算機漏洞，必須要進行及時修復，加強數字水印技術、數字秘鑰技術等技術的應用，不斷提高文書檔案加密處理水平。其次，在線下終端，單位要高度關注檔案室的保管情況，加強集中化加密方式的應用，特別對于涉密的檔案。

四、結束語

總而言之，檔案管理工作的開展，對于事業單位發展具有極大的幫助，在事業單位發展中，必須要提高對檔案管理工作的高度重視，尤其對于文書檔案工作。該項工作具有較強的政策性和業務性特點，對于相關領導來說，必須要對該項工作進行不斷改善，不斷提高檔案管理利用效率，滿足檔案管理規范化需求，將服務的優質性和可靠性發揮出來，使文書檔案的一系列功能充分發揮出來，如“傳承文明、服務現實”等。