信息化背景下加強高職院校財務檔案管理構想

吳晉華

（四川城市職業學院，四川 成都 610000）

在高職院校財務管理中，絕不可忽視檔案管理，因其是日常經濟往來事項的基礎資料和證據，是核對財務往來數據的重要依據。當前，隨著我國職業教育的不斷推進，高職生源不斷擴充，高職院校財務業務暴增，使得高職院校財務檔案數量迅速增多，這一現象的出現增加了財務檔案管理的難度，使得財務檔案管理工作變得更加復雜。信息技術的成熟與發展為高職院校的財務檔案管理工作帶來了契機，高職院校可積極建設信息化檔案，即利用現代網絡、信息技術，合理劃分檔案資料，依托于信息系統科學管理財務檔案，實現全面信息化。這一舉措，很大程度上能提高財務檔案的利用率，且更好地儲存檔案資料，減少資料不全、丟失、毀損等問題發生。另外，財務檔案管理信息化的建設，能夠節省人力。

一、財務檔案信息化建設過程當中存在的問題

（一）財務檔案管理理念滯后

一些高職院校對財務檔案管理認識不足，管理理念較落后、保守，關注度不夠。有以下表現：第一，安于現狀。一些工作人員未跟隨時代發展腳步，一直應用固化方式進行工作，在工作中不靈活變通，不主動更新創新，未充分運用信息技術，導致工作效率得不到提升；第二，認識不透徹。部分管理員僅認為購買財務檔案管理軟件即可，未在實質管理上下功夫，阻礙了檔案信息化建設功效的發揮；第三，工作重視度不夠。把財務檔案管理工作歸結為簡單的資料收集、整理，忽視了財務檔案管理的重要性。

（二）缺乏專業的檔案管理人才

部分高職院校因缺乏納入編制的財務人員，在會計核算工作量大的情況下，一般會聘請兼職人員分擔部分工作，因其對相關業務不太熟悉了解，可能在財務檔案的收集、整理過程中出現錯誤。另外，財務檔案管理人員缺乏專業培訓，大多數高職院校的檔案管理人員未進行業務培訓，經驗有所欠缺，不夠熟悉檔案操作流程，更不用說應用信息技術來對財務檔案資料進行管理。

（三）信息管理體系不夠完善

電子財務檔案管理系統建設是財務檔案管理當中一個重要的環節，搭建財務檔案信息系統，利用信息技術對財務檔案進行管理，能夠對財務檔案進行更好的歸類與存儲，且能夠方便管理人員查閱和管理。但是，目前很多高職院校并沒有建立完善的信息化管理系統。即使有，也未根據自身需求進行專門的系統設計。導致財務檔案管理十分混亂，影響著了檔案管理工作的有效性。

（四）財務檔案分類不科學

檔案的屬性決定著檔案的保管方式及期限，因此，在進行檔案管理時，要進行嚴格科學的分類。目前，部分高職院校未建立專門用于保管財務檔案資料的檔案室，未單獨分類各種資料，把所有的資料混合在一起，導致資料提取、利用不便。即使部分高職院校有把檔案裝訂成冊，但是資料分類不合理，給財務檔案的查找帶來了諸多不便。

二、加強財務檔案管理工作的構想

（一）建設信息化平臺推行線上財務檔案管理

高職院校可建設信息化平臺推行在線管理，把信息技術的優勢發出來，革新財務檔案管理模式，以優化檔案管理結構，以便發揮出財務檔案的作用，使財務檔案為高職院校相關工作的開展提供參考依據，以推動各項工作的開展。高職院校可在信息化平臺上建立專門的財務檔案管理系統，把財務檔案按照類別錄入到系統之中，以便日后查詢、調取檔案。財務檔案信息平臺的構建，遠比紙質化管理的效率要高，高職院校應積極推行線上財務檔案管理，以提升檔案管理工作水平。

（二）明確財務檔案信息化管理要求

為推動財務檔案信息化管理，高職院校需要明確財務檔案信息化管理要求，以要求為基準，有針對性地實施管理，以滿足時代發展所需，使信息化管理的作用充分發揮出來。可在崗位職責中加入數字化要求，要求工作人員運用信息技術展開工作，以優化工作模式。

（三）加強管理制度的建設工作

為了更好地促進財務檔案電子化的發展，需完善檔案管理制度，更好指導電子財務檔案的管理工作。第一，建立完善的檔案管理制度，明確信息化背景下財務檔案管理的目標、手段以及方法。第二，明確劃分崗位職責，結合財務明細劃分賬務目錄，嚴格按照劃分依據錄入檔案資料，且設置管理權限調取財務檔案，以確保檔案安全。第三，加強檔案管理監督，規范高職院校財務檔案管理工作，避免違紀違規行為出現。

（四）加強檔案管理人才的培養

信息化背景下，對財務檔案管理提出了新的要求。管理人員不僅需具備扎實的專業知識，還需熟練運用各種管理軟件，這對資源緊缺的高職院校財務檔案管理的工作人員提出了更高的要求。高職院校要不斷優化人員結構，加強檔案管理人才培養，以提高管理人員的綜合業務素質。如業務培訓、行業標桿單位學習等。

（五）重視財務檔案信息化管理工作

在信息化背景下，諸多行業實現了無紙化辦公，取得了顯著的成果。高職院校的財務檔案管理工作開展亦可實現無紙化辦公。…

三、結束語

綜上所述，財務檔案能夠對于重要的財務信息進行保存和管理，更好地服務高職院校的發展。在信息化背景下，需要格外重視財務檔案管理工作，不斷創新管理理念和管理方案，進而更好地提高財務檔案管理的質量和效率。