論事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理策略

文/朱瑞侃，山東省菏澤市單縣廣播電視臺

檔案管理是事業(yè)單位一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，主要是對單位事務(wù)、人員檔案進(jìn)行收集、整理與保管，為事業(yè)單位發(fā)展服務(wù)。加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的高效運(yùn)行提供了有效保障，同時(shí)，也能提高單位的管理水平，助推單位的健康持續(xù)發(fā)展。然而從實(shí)際來看很多事業(yè)單位對檔案管理重視不足，檔案管理規(guī)范程度不高，極大制約了檔案資源的作用發(fā)揮。為此，有必要加強(qiáng)對檔案規(guī)范化管理的研究。

1 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1 重視不足，檔案管理制度有待完善

由于檔案工作的特殊性，無法在短期內(nèi)為單位帶來實(shí)際的效益，而且需要投入較多的人力物力，因此，很多事業(yè)單位為了節(jié)省經(jīng)費(fèi)，經(jīng)常忽視了檔案管理工作。因?yàn)閷n案管理不重視，檔案管理制度也嚴(yán)重滯后，表現(xiàn)為責(zé)任劃分不明確，工作流程不清晰。有的事業(yè)單位檔案資料編制體系不完善，未按檔案歸檔與修建標(biāo)準(zhǔn)使用檔案資料用紙。這增加了檔案人員的工作量，也影響到檔案管理效率。還有一些事業(yè)單位只關(guān)注檔案收集工作，而不重視分類整理工作，檔案編排、劃分、整理比較混亂，降低了檔案檢索效率。有的未嚴(yán)格對檔案進(jìn)行保密管理，未按相關(guān)流程操作擅自銷毀本該繼續(xù)保存的檔案資料。

1.2 檔案信息化水平有待提高

信息時(shí)代的到來促使了各行業(yè)管理模式的轉(zhuǎn)變，信息技術(shù)被大量應(yīng)用于企業(yè)管理當(dāng)中，極大提高了企業(yè)管理效率。事業(yè)單位檔案數(shù)量與種類也逐漸增多，傳統(tǒng)的手工管理方式跟不上實(shí)際發(fā)展的需要。這種粗放的管理模式不僅會增加工作人員的工作量，而且檔案管理效率不高。還有部分事業(yè)單位雖然實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化，但工作人員對檔案管理系統(tǒng)與相關(guān)軟件不熟悉，不能熟練運(yùn)用，也極大制約了檔案信息化水平的提升。

1.3 人員素養(yǎng)跟不上發(fā)展形勢

由于檔案管理工作得不到重視，將檔案管理等同于資料整理與保管，這種有偏差的認(rèn)知使得檔案人員對工作缺乏熱忱，大部分人員認(rèn)為只要確保檔案資料完整，沒有丟失檔案就行。在這種觀念意識下導(dǎo)致檔案管理水平較低。此外，事業(yè)單位沒有投入充足的人力物力開展檔案工作，對檔案人員也未給予有效的培訓(xùn)，致使檔案隊(duì)伍的整體水平不高

2 新時(shí)期加強(qiáng)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的對策

2.1 提高對檔案規(guī)范化建設(shè)的重視度

思想是行動的先導(dǎo)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到檔案規(guī)范化建設(shè)的重要意義，將這項(xiàng)工作擺在重要的議事日程上。要認(rèn)識到雖然檔案管理工作不能在短期內(nèi)為單位帶來利潤，但對單位長遠(yuǎn)發(fā)展是有益的。為此，要放眼未來，高瞻遠(yuǎn)矚，給予一定的人力物力支持，盡快完善檔案管理的軟硬件設(shè)施，購進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備與軟件，加強(qiáng)檔案庫房建設(shè)，為檔案管理工作的開展做好硬件保障。然后，通過單位內(nèi)網(wǎng)、短信、教育培訓(xùn)、文化活動等途徑向員工宣傳檔案規(guī)范化管理的意義，增強(qiáng)全體人員的檔案規(guī)范化管理觀念，獲得各部門的配合與支持。

2.2 進(jìn)一步完善檔案管理制度

檔案部門要與單位領(lǐng)導(dǎo)充分溝通，圍繞檔案管理現(xiàn)狀制定適合本單位的檔案管理制度。對檔案收集、整理、編目、保管、利用、鑒定與銷毀等工作環(huán)節(jié)要配套明晰的工作流程與制度規(guī)范，加強(qiáng)對檔案的規(guī)范化管理。同時(shí)，由重要領(lǐng)導(dǎo)與部門負(fù)責(zé)人組建檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)，將責(zé)任明確到各部門的負(fù)責(zé)人，各部門安排一名檔案員，明確其職責(zé)與工作要求，完善部門間的管理機(jī)制。采用檔案工作聯(lián)絡(luò)員制度，制作各部門資料收集、移交時(shí)間表，安排檔案工作階段性目標(biāo)與任務(wù)，保證檔案管理工作的有序展開。

2.3 重視檔案保密管理工作

檔案有可復(fù)制的特性，特別是電子檔案更易被復(fù)制、刪改。為避免檔案資料泄露外傳，確保檔案的安全性，必須加強(qiáng)檔案的保密管理。首先，根據(jù)國家有關(guān)法律規(guī)定，建設(shè)專門的檔案室，檔案人員辦公室與檔案存放庫房必須有所區(qū)分。對檔案室與庫房的門窗要加固，避免偷盜問題發(fā)生。其次，由專人負(fù)責(zé)檔案室的開關(guān)，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入。參照檔案的不同密級程度，明確相應(yīng)的利用對象與利用范圍。關(guān)于涉密資料要求只能在閱文室內(nèi)查閱，且涉密材料嚴(yán)禁進(jìn)入編研范圍。工作人員也禁止在公共場所談?wù)摫Ｃ軆?nèi)容。若有資料需要銷毀應(yīng)先通過上級領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，并交給鑒定部門鑒定，獲得允許后在數(shù)名工作人員參與監(jiān)督的過程中銷毀文檔。必須嚴(yán)格防范泄密事件發(fā)生，如將需要銷毀的資料賣給廢品站，對于泄密者嚴(yán)格按法律追究責(zé)任。最后，培養(yǎng)檔案人員的保密意識，定期組織檔案人員學(xué)習(xí)《保密法》，加強(qiáng)保密教育，強(qiáng)化他們的保密意識與法治意識。

2.4 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提升檔案隊(duì)伍整體素養(yǎng)

隨著信息時(shí)代的到來事業(yè)單位應(yīng)加大檔案信息化建設(shè)力度，配備先進(jìn)的檔案管理軟硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，提升檔案信息化管理水平。同時(shí)，要重視對檔案隊(duì)伍的建設(shè)。首先，要選拔專業(yè)、優(yōu)秀的人才進(jìn)入檔案管理隊(duì)伍，優(yōu)化檔案隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。其次，結(jié)合單位實(shí)際制定培養(yǎng)方案，加強(qiáng)對人員的職業(yè)道德素養(yǎng)、專業(yè)能力、信息化能力方面的教育培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)水平。其中，特別要抓好計(jì)算機(jī)操作技能的培訓(xùn)，使其熟練應(yīng)用檔案管理軟件。最后，加強(qiáng)業(yè)務(wù)考核，采取有效的獎懲措施，激勵檔案人員更積極的投入到日常工作中，主動學(xué)習(xí)專業(yè)知識，提升檔案管理效率。

3 結(jié)語

總之，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理能提升檔案管理質(zhì)量，使檔案資源得到更充分的利用，對事業(yè)單位的發(fā)展有著積極的作用。為此，要圍繞單位實(shí)際盡快構(gòu)建一套完善可行的檔案規(guī)范化管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、高效化。