面向“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的高校檔案管理工作研究

文/楊丹，武漢城市職業(yè)學(xué)院

1 引言

服務(wù)創(chuàng)新是檔案館工作永恒的主題，是檔案館工作的出發(fā)點和落腳點，也是檔案館核心價值觀的體現(xiàn)，只有服務(wù)工作做好了，檔案館才會有發(fā)展。高校檔案館要借助國家“互聯(lián)網(wǎng)+”行動，助力“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”服務(wù)，逐漸達到高校檔案服務(wù)個性化、人性化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。我們面對新的形勢、新的問題和新的機制，應(yīng)該充分認識當下檔案工作存在的問題，與時俱進，開拓創(chuàng)新，思想上高度重視，行動上主動探索，實踐上積極創(chuàng)新，努力提升我國高校檔案工作的服務(wù)創(chuàng)新水平，更好地為我國高校的辦學(xué)及發(fā)展，甚至整個經(jīng)濟社會的發(fā)展服務(wù)。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”的含義

近幾年，國家相關(guān)部門發(fā)布了相關(guān)指導(dǎo)意見，表明“互聯(lián)網(wǎng)+”成為新的帶動我國經(jīng)濟發(fā)展形態(tài)，“互聯(lián)網(wǎng)+”對我國經(jīng)濟發(fā)展起著指導(dǎo)性作用。“互聯(lián)網(wǎng)+”的含義就是“互聯(lián)網(wǎng)+各行各業(yè)”，其并不是單純的疊加在一起，是利用現(xiàn)代化技術(shù)，融合到實體經(jīng)濟中去，創(chuàng)新成新型行業(yè)動力，逐步形成以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的新型經(jīng)濟模式。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理的現(xiàn)狀

3.1 缺乏對檔案管理的正確認識

由于當前部分高校領(lǐng)導(dǎo)受傳統(tǒng)管理觀念的影響甚深，片面認為檔案管理并非學(xué)校管理的主要工作，認為強化學(xué)習(xí)檔案管理并不會直接創(chuàng)造經(jīng)濟收益，認為學(xué)校各方面檔案資源做到有人保管、不丟失、不泄密即可。正是基于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的片面認知，嚴重制約了高校檔案管理工作的發(fā)展。

3.2 檔案館經(jīng)費投入和軟硬件建設(shè)落后

因高校本身可運用的經(jīng)費極為有限，加之與檔案館的經(jīng)費投入相比，校領(lǐng)導(dǎo)往往更加看重學(xué)校的教學(xué)與教研，故絕大多數(shù)經(jīng)費運用到了學(xué)校的教學(xué)與教研之上，進而使得學(xué)校的檔案館經(jīng)投入已逐漸跟不上時代的發(fā)展步伐。這也進一步限制了高校檔案管理工作的有效發(fā)展。

4 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理工作實現(xiàn)途徑

4.1 利用“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式，推進高校檔案服務(wù)創(chuàng)新

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校檔案工作的服務(wù)創(chuàng)新不是喊口號，而是服務(wù)創(chuàng)新的實績，這也正是服務(wù)創(chuàng)新的根本目的。隨著社會對檔案信息的需求越來越高，檔案工作人員應(yīng)采用靈活多樣的服務(wù)方式，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，變一般化檔案查閱為多樣化、特色化服務(wù)，變粗淺的單層次服務(wù)為多層次的全方位服務(wù)。檔案館應(yīng)根據(jù)學(xué)校給予的人力、財力和物力情況，找準檔案工作服務(wù)創(chuàng)新的突破口。開展諸如“公開檔案網(wǎng)上發(fā)布”“學(xué)校大事要事紀錄”“學(xué)生成績單中英文對照一覽”“畢業(yè)生檔案查詢”“檔案實體信息庫”等服務(wù)項目的研究與開發(fā)，不斷擴大高校檔案管理工作為教學(xué)科研、師生員工以及整個社會的服務(wù)范圍。

4.2 樹立“互聯(lián)網(wǎng)＋”新思維。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來要求各行各業(yè)樹立互聯(lián)網(wǎng)思維，以互聯(lián)網(wǎng)為平臺，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)融入其中。面對機遇與挑戰(zhàn)，高校檔案館也應(yīng)該樹立“互聯(lián)網(wǎng)+”思維、數(shù)字化思維、數(shù)據(jù)化思維、用戶化思維，將檔案館和互聯(lián)網(wǎng)緊密結(jié)合起來，轉(zhuǎn)變思想觀念，轉(zhuǎn)變檔案館的發(fā)展形態(tài)，開拓檔案服務(wù)創(chuàng)新模式和手段。

4.3 利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，建立高校檔案信息數(shù)據(jù)庫

對于高校而言，其中涉及的檔案資料實在是很多。這些檔案資料中，不僅有馬上需要歸檔的檔案資料，還有往年需要整合梳理的檔案資料。因此，單憑人力不知道要整理到何時。而通過“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的應(yīng)用，可以將所有的檔案資料進行掃描，掃描入庫之后，再根據(jù)相應(yīng)的歸類編程，由程序進行歸類。還可以將相關(guān)允許外界觀看的檔案資料上傳到網(wǎng)絡(luò)資源平臺中，從而形成簡便的檔案資源調(diào)閱。對相應(yīng)的紙質(zhì)資源的管理，也可以通過已經(jīng)規(guī)劃的電子版進行歸庫，從而使得整體效率變得更加快速。

4.4 加強安全保障

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，帶給人們便利的同時也會帶來隱患，是具有雙面性的。我們要認清這些弊端，信息時代最大的弊端就是安全問題。尤其是高校的檔案信息安全更加重要。之前網(wǎng)絡(luò)上爭議不斷的“徐玉玉案件”，就是因為徐玉玉的個人信息被泄露，不法分子所利用，才使她接到詐騙電話，被騙走湊來的學(xué)費，導(dǎo)致突發(fā)疾病，奪走了一個花季少女的生命。網(wǎng)絡(luò)詐騙事件數(shù)不勝數(shù)，所以安全信息化建設(shè)特別重要。當檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合時，更要注重信息的安全保障，不要讓那些圖謀不軌的人有可乘之機，后果十分危險。只有注重信息管理的安全，對數(shù)據(jù)安全有所保證，才能為高校學(xué)子更好的服務(wù)。所以保障檔案信息安全，在技術(shù)上進行嚴格控制防范，保障信息的安全性。

4.5 樹立正確的觀念。

傳統(tǒng)的檔案管理方式是檔案管理人員整理紙質(zhì)版的檔案，工作量不僅繁重，而且整理過程也十分復(fù)雜，容易出錯，工作效率不高。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代中，檔案管理人員可以利用計算機系統(tǒng)進行檔案管理，用電子表格的方法進行檔案的整理，這種方式工作量相對較少，工作效率較高，使檔案管理人員有更多的時間投入到其他的工作和學(xué)習(xí)中去。現(xiàn)在檔案管理與“互聯(lián)網(wǎng)+”的模式并沒有完全融合，高校如果想真正落實信息化檔案管理，就應(yīng)該一步一個腳印，杜絕揠苗助長，這樣才能真正實現(xiàn)檔案的信息化管理。高校應(yīng)該結(jié)合自身實際特點，制定相應(yīng)的方案，循序漸進的落實檔案管理信息化建設(shè)，有序的開展工作。此外，有關(guān)部門應(yīng)該加大對高校的關(guān)注，確保高校的信息化建設(shè)在國家政策的扶持下得到有效地進行。

4.6 提高檔案管理工作人員的素質(zhì)能力

第一，通過培訓(xùn)教育，使檔案管理人員掌握與互聯(lián)網(wǎng)和檔案管理系統(tǒng)運行原理的相關(guān)理論知識。為了給檔案管理工作人員提供系統(tǒng)實際操作的規(guī)范參考，在培訓(xùn)教育工作的開展過程中，可以針對檔案管理系統(tǒng)的操作流程進行梳理和總結(jié)，并通過印制操作流程手冊的方式，形成一套統(tǒng)一的操作規(guī)范，隨時供管理人員閱讀和學(xué)習(xí)。

第二，利用網(wǎng)絡(luò)平臺的信息公開性特點，將針對檔案管理工作人員的考核工作也依托網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)完成，分別從管理人員自評、管理人員互評和校方監(jiān)督管理人員評價三個維度為檔案管理工作人員的管理成效進行評分。一方面，可以幫助校方的監(jiān)督管理人員了解檔案管理工作人員的能力水平；另一方面，對工作人員自身形成一種監(jiān)督和激勵效應(yīng)，促進其從主觀上重視檔案管理工作，積極提升個人的工作能力和綜合素質(zhì)。

4.7 積極開發(fā)個性化的信息化檔案管理模式

不斷地創(chuàng)新和發(fā)展，才能適應(yīng)更新和變化。在熟悉并全面掌握了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與高校檔案管理融合的方法和路徑后，管理人員應(yīng)當結(jié)合本校的實際需求，以創(chuàng)新開發(fā)的理念和思想為基礎(chǔ)，嘗試挖掘出適合于本校檔案管理需求的檔案管理服務(wù)功能，以便拓展網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用價值和空間，使得檔案管理工作的服務(wù)品質(zhì)得到更進一步的提升。

4.8 加強檔案標準化建設(shè)

為了提高高校檔案管理的標準化程度，則需要做好增量電子化和存量數(shù)字化工作，加強營造出良好的信息傳播環(huán)境，加強相關(guān)管理設(shè)備和技術(shù)的更新優(yōu)化，注重對高素質(zhì)管理人員的培養(yǎng)，在檔案傳遞、分發(fā)和借閱的過程中實現(xiàn)一站式管理，保證其規(guī)范性和有序性。同時還需要加強制定管理標準，保證所有管理步驟能夠有章可循，全面實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。

5 結(jié)束語

互聯(lián)網(wǎng)+時代的發(fā)展，正在不斷影響并改變?nèi)藗兊纳a(chǎn)、生活和思維方式，使創(chuàng)新發(fā)展成為新常態(tài)。互聯(lián)網(wǎng)+賦予了檔案工作新的內(nèi)涵，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用推動了高校檔案工作信息管理的不斷創(chuàng)新、檔案工作服務(wù)功能的不斷深化。因此，探索一條符合新時期高校檔案工作的新途徑、新方法、新思想，優(yōu)化檔案工作職能，延伸檔案工作的服務(wù)功能，對于我們在新形勢下?lián)屪セヂ?lián)網(wǎng)+發(fā)展機遇，不斷改進工作方法，充分挖掘和發(fā)揮檔案工作的價值，適應(yīng)我國高校發(fā)展策略，建立高校檔案工作新局面，具有重要意義。