檔案工作在醫(yī)院人事管理工作中的地位與作用

文/王清梅，南安市柳城街道社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心

1 前言

醫(yī)院人員主要包括醫(yī)生、專業(yè)技術(shù)人員、后勤服務(wù)人員等，人事工作為醫(yī)院提供招聘、后勤保障、福利發(fā)放、選拔人才等服務(wù)，對個人的工作和生活有重要的作用。醫(yī)院人事檔案工作要全面、準(zhǔn)確、客觀，并能真實的反應(yīng)醫(yī)院的情況，為外界了解醫(yī)院形成有效的參考，以此提高醫(yī)院的整體水平。

2 檔案工作在醫(yī)院人事管理工作中的地位

檔案工作在醫(yī)院人事管理工作中有至關(guān)重要的作用，能夠幫助醫(yī)院全面了解人員變動情況以便及時的更新招聘信息，對內(nèi)部崗位做出調(diào)整，同時還能有效的避免勞動糾紛等情況。醫(yī)院的人事檔案主要涉及的是人員變動的情況，包括對人員的分類與管理，建立員工資料等，醫(yī)院內(nèi)部人員的離職、退休、調(diào)崗等，都需要在人事部門進(jìn)行備案，以便后期招聘、調(diào)崗等的正常進(jìn)行，防止出現(xiàn)部分崗位人員缺失嚴(yán)重，不能滿足實際需要的結(jié)果。這些材料涉及的內(nèi)容較為廣泛，管理起來有一定的難度，必須通過專業(yè)化的管理手段和責(zé)任意識較強(qiáng)的管理人員，才能更好的開展檔案管理工作，為醫(yī)院人事變動提供良好的保障工作。醫(yī)院人事檔案的管理還包括勞動關(guān)系的簽訂和解除，避免出現(xiàn)勞務(wù)糾紛。比如某醫(yī)院醫(yī)生申請離職后，會通過醫(yī)院人事部門解除勞動管理，及時更新檔案信息，既能夠讓該醫(yī)院的崗位及時得到補(bǔ)充，又能夠為離職的醫(yī)生提供離職手續(xù)證明。一些企業(yè)由于對人事檔案的管理不到位，或者不重視人事檔案的管理，員工入職之后一段時間仍然沒有簽訂勞工合同，離職之后的工資結(jié)算成為重要的矛盾點，不利于員工和企業(yè)規(guī)范解決勞務(wù)問題，還有可能引發(fā)一系列的勞務(wù)糾紛等問題。因此，檔案管理具有有效性和完整性的特點，在醫(yī)院人事管理中有重要的作用。檔案管理過程中需要注意的是，人事部門加以審核，主管人員簽字蓋章，確保這一過程真實有效才能辦理接下來的手續(xù)。從這也可以看出，人事檔案是個人經(jīng)歷和取得成果的顯示，是在第一時間獲取個人信息的有效途徑，人事檔案一定要保證準(zhǔn)確、無誤，且能夠凸顯應(yīng)聘人員的個人專長和特點。

3 檔案工作在醫(yī)院人事管理工作中的作用

3.1 提供有效的人事檔案信息

檔案工作在醫(yī)院人事管理工作中能夠提供真實有效的人事檔案信息，招聘結(jié)束之后，人事會將新入職人員的個人信息輸入到醫(yī)院既有的數(shù)據(jù)庫，對人員的個人信息有全面的了解，當(dāng)人員個人信息有變動，及時在人事處進(jìn)行備份，為以后的培訓(xùn)進(jìn)修以及職稱評定等都有重要的幫助，同時也為醫(yī)院的人事管理提供便利。這需要人事部分提前在醫(yī)院進(jìn)行公示，提醒所有人員，符合申請條件的可以按照相應(yīng)程序進(jìn)行申請，保持這一過程的公平性和透明化。比如醫(yī)院在進(jìn)行職稱評選時，人事部門先對評職稱的情況進(jìn)行公示，及時提供全面的三方證明，幫助醫(yī)生按照規(guī)定程序參評職稱，保證醫(yī)生的進(jìn)步能夠及時得到認(rèn)可，這對醫(yī)生而言也起到了鼓勵的作用。檔案工作在醫(yī)院人事管理中的應(yīng)用，還可以方便醫(yī)院的管理人員及時了解醫(yī)院內(nèi)部員工的真實、全面的信息，如所學(xué)專業(yè)、工作過的醫(yī)院、專業(yè)特長、取得的成績等，有利于挖掘醫(yī)院內(nèi)部的人力資源，整合人才資源，科學(xué)進(jìn)行崗位調(diào)整等，防止出現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部科室人員分布不均衡等問題。醫(yī)院的科室比較多，設(shè)計的崗位也比較復(fù)雜，通過人事管理，能夠清晰、全面的掌握不同科室人員的分布，如果出現(xiàn)人員分配不合理、不均衡等漏洞，可以根據(jù)員工的個人信息，及時調(diào)整崗位，采取有效措施補(bǔ)救問題，按需分配，保證每個科室都能有足夠的人員開展工作，發(fā)揮醫(yī)院醫(yī)生的價值。醫(yī)院內(nèi)部后勤管理人員是醫(yī)院重要的組成部分，在分配人員時，也要兼顧后勤人員的分布和管理，給予充分的重視，確保醫(yī)院后勤保障工作正常開展，提高管理效率和管理水平。

3.2 保障醫(yī)院人事制度改革

檔案工作在醫(yī)院人事管理中的作用還體現(xiàn)在能夠保障醫(yī)院人事制度及時進(jìn)行調(diào)整和更新，更好的為醫(yī)院工作人員提供有效的服務(wù)。人事收集的個人信息包括學(xué)歷、工作經(jīng)歷、職稱等方面的信息，隨著醫(yī)改的深入發(fā)展，醫(yī)院人事變動成為重要的內(nèi)容，同時薪酬改革也讓醫(yī)生的薪酬出現(xiàn)大幅度的變化，人事部門根據(jù)人員的實際信息，可以及時的出具人員信息，方便對人員的狀況進(jìn)行核實，并做出最終調(diào)整崗位或調(diào)薪等方面的變動。檔案工作的應(yīng)用可以提高人事信息的準(zhǔn)確性和完整性，從而更好的完整人事制度改革的事項。比如，醫(yī)院內(nèi)部員工因為工齡到達(dá)需要調(diào)薪的時候，醫(yī)院可以根據(jù)檔案信息判定薪資調(diào)整情況，制定新的薪酬信息，并及時修改薪資。這種方式能夠提高薪酬管理的質(zhì)量，同時也有利于及時的更新個人信息，方便進(jìn)一步進(jìn)行管理。醫(yī)院人事制度改革也需要經(jīng)過全面的考慮，人事部門的人員需要及時向分管領(lǐng)導(dǎo)請示，及時改正不合理的內(nèi)容，出臺新的人事管理制度。人事部門的人要要及時與其他員工溝通交流，對于出現(xiàn)的不合理的個人信息，要及時調(diào)整。檔案資料的完善還有利于醫(yī)院的福利發(fā)放，讓醫(yī)院能夠根據(jù)人事信息發(fā)放各種類型的福利，提高醫(yī)院員工的工作積極性和主動性。

3.3 引進(jìn)先進(jìn)的人才管理經(jīng)驗

專業(yè)性的人才是醫(yī)院不可缺少的資源，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)水平的提升，專業(yè)性醫(yī)療人才發(fā)揮了重要的作用。當(dāng)前，醫(yī)院的發(fā)展離不開人才的引進(jìn)工作，這就需要醫(yī)院做好定位，對引進(jìn)人才的類型、引進(jìn)人才的方式等作出系統(tǒng)完善的規(guī)劃，人事部門人員做好對人才引進(jìn)的跟進(jìn)工作。今年屬于特殊時期，新冠肺炎的發(fā)生使得越來越多的醫(yī)院和單位認(rèn)識到培養(yǎng)專業(yè)性醫(yī)護(hù)人員的重要性，這是在這個特殊的時期，醫(yī)學(xué)院的學(xué)生對社會做出的價值非常高，也是疫情得以控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。疫情開始爆發(fā)時，對醫(yī)護(hù)人員的需求量相對較大，致使很多醫(yī)學(xué)生還未畢業(yè)都開始奔赴到醫(yī)療救治工作中，還有的醫(yī)學(xué)生在將要畢業(yè)的時間，還沒有參加實習(xí)，對接下來的醫(yī)院工作也處于懵懂的狀態(tài)。這時候醫(yī)院在引進(jìn)人才時，要結(jié)合今年的實際，確定招聘人數(shù)和崗位要求，在疫情結(jié)束之后的安全環(huán)境中再進(jìn)行招聘。對專業(yè)化方向進(jìn)行篩選，可以先為相關(guān)醫(yī)學(xué)專業(yè)的醫(yī)學(xué)生安排實習(xí)，讓應(yīng)屆醫(yī)學(xué)生能夠?qū)Ρ韭毠ぷ鬟M(jìn)行了解，待疫情完全結(jié)束時，人事部門及時更新醫(yī)院的信息和最新情況，讓專業(yè)性人才能夠通過檔案管理對醫(yī)院有一定的認(rèn)識。比如醫(yī)院在招聘專業(yè)性人才時，要根據(jù)檔案管理，查看本醫(yī)院目前所需要的崗位，制定招聘要求，再通過查看應(yīng)聘人員的簡歷，掌握應(yīng)聘人員的信息，判斷應(yīng)聘人員是否能夠滿足崗位要求，這一過程中，人事檔案管理工作就顯得尤為重要。醫(yī)院要重視檔案管理工作，建立完善醫(yī)院數(shù)據(jù)信息庫，展開有效、便捷、高校的人事管理工作，為醫(yī)院的人事管理和領(lǐng)導(dǎo)決策等方面打下堅實的基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院的長久發(fā)展離不開檔案管理工作的有效開展，醫(yī)院人事部門是檔案收集和管理的重要部門，關(guān)系著醫(yī)院人員的個人檔案、職稱晉升、薪資福利等方面的問題，只有做好醫(yī)院內(nèi)部人員的基礎(chǔ)保障性工作，才能更好的進(jìn)行管理，發(fā)揮醫(yī)院人員的作用，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。因此，醫(yī)院要重視人事檔案的管理工作，安排專業(yè)化管理人員，采取科學(xué)化的手段，實現(xiàn)系統(tǒng)化的管理，規(guī)范人事部門的工作程序，提高人事部門的工作效率，推動我國醫(yī)療衛(wèi)生與醫(yī)院檔案管理逐步發(fā)展。