對檔案管理工作的幾點思考及對策

李瑾

單縣行政審批服務局 山東單縣 274300

在當今信息化的時代中，檔案管理工作的進行并不是一帆風順的，信息數量之大，傳播速度之快在帶來便利的同時也帶來信息的不安全性，給檔案管理工作帶來了一定的挑戰和風險。信息化時代中，以處理數據信息為主要工作的檔案管理工作也應當順應時代發展的要求，不斷為適應社會而對相關工作進行創新。從規章制度的制定上、人才的培養上、宣傳和監督力度上、服務機制上等等，積極促進檔案管理工作的現代化、科學化、合理化、有效化，從基礎上對檔案管理工作進行革新，不斷進行轉型升級。將檔案管理工作落實到實處，真正實現檔案管理工作的更好的發展[1]。

1 檔案管理工作常見的難點

1.1 檔案缺失的現象十分嚴重，管理工作難以進行。

檔案保存期長，而其管理也是一個長期的工作，因為時間跨度長，很多檔案遺失或是散佚，使得一些基礎性的資料丟失而無法進行彌補。檔案的缺失在很大程度上會影響管理工作的正常進行，連貫的整理行為無法開展，事件也不能很好的銜接起來，因此，檔案缺失現象對檔案的管理工作有著重要的影響，也是檔案管理工作正常開展和進行下去的一大阻力。

1.2 檔案管理工作受管理決策層的桎梏

檔案管理工作是對檔案的信息進行管理，理應是對數據的客觀反應，不應受到其他外來因素的影響；但是，事實并非如此。一些擁有決策權力的人員為了自身的利益而干預檔案管理工作的正常進行，增添了人為的因素，使得檔案的內容缺乏真實性，對檔案管理工作的發展有著消極影響。

1.3 檔案管理隊伍建設不足

多數的檔案管理人員缺乏專業技術知識，對于檔案管理的基本原則和制度了解不夠深，對于檔案管理工作的認識不足，認為只是將檔案收集起來，進行分類保存就可以了，檔案信息的價值不能很好地發揮出來。此外，檔案管理工作多是中老年人員，對于現代的新技術接受能力比較差，對于檔案的編研工作研究不夠深入，而且人員的流動性比較強，很難保證檔案管理工作連續的開展。

2 檔案管理工作存在難點的對策

2.1 落實好檔案管理的制度

將檔案資料散亂、丟失的現象進行改進，制定一套科學的管理制度對檔案進行合理管理。從檔案的收集、整理、保存等等一系列步驟都要進行嚴格的規章制度的制定，以防檔案的散落、丟失。明確檔案保存借閱的流程和方式，完善相關的程序，將檔案管理的制度落實到實處[2]。

2.2 對檔案管理工作進行嚴格的監督

檔案管理工作不僅需要管理部門進行一定的制度規范，對從事檔案管理工作的人員進行專業水平的提高，更重要的是要對檔案管理的工作進行監督。相關部門定期檢查檔案管理工作的進行情況，因此，檔案管理部門要提高監督的意識。

2.3 完善服務的機制

伴隨著信息化時代的發展，信息數量的龐大、傳播速度迅速，單純地靠一個小小的檔案管理部門是無法處理好的，因此，這就要求各行各業的檔案管理部門進行一定的合作，建設一個共享型的檔案管理體系，信息共享、分工合作。完善檔案管理的服務機制，通過建立相關的檔案管理的平臺，提高人們的檔案管理意識，促進檔案的更好的管理，實現良性循環，不僅適應新的時代要求，更是滿足社會信息的需要[3]。

2.4 加強檔案管理隊伍建設

要提高檔案管理工作，需要一支思想政治水平高、專業技術過硬的檔案管理隊伍。需要積極引進專業的技術人才，優化隊伍的年齡結構，整體提高管理隊伍的業務水平。定期對于當前從事檔案管理的人員進行檔案知識技術培訓，根據工作中的實際情況來開展針對性的培訓。提高從業人員的計算機應用能力、數據分析、篩選的能力，以及電子檔案管理的能力，這些都是要培訓的內容，通過技術培訓，不斷地提高檔案管理人員的專業技術水平，更好地為現代化檔案管理服務。

2.5 做好檔案信息的開發利用工作

檔案管理的目的是為了提供信息服務，因此，要更好地發揮檔案信息的價值和作用。在這一理念下，檔案管理人員要樹立為用戶提供信息服務的意識，開展編研工作和咨詢服務，改變傳統的服務模式，主動地將數據資料庫向應用人群進行推廣。利用大數據分析用戶的需求，定向地將檔案信息提供給用戶，開展有針對性的服務。

2.6 檔案管理的安全保障

正如前文所說，由于信息時代的檔案管理涉及聯網問題，所以可能會受到網絡黑客和病毒的消極影響，檔案信息有丟失、泄露的危險。針對這一問題，必須要加強安全保障，例如，加強對檔案信息安全系統的建設，對檔案信息資源的安全進行一定程度的保證。當然，僅僅是加強系統建設還不夠，相關部門還需要加強投入，對檔案信息數據庫的穩定性進行維護。檔案信息數據庫的維護需要從兩個方面入手：首先，是對儲存信息的維護，保證儲存安全，防止數據庫信息入侵。其次，是對使用過程的維護，針對使用過程中的安全措施，應該利用實名登記的方式，嚴格審查信息使用相關人員的信息[4]。

3 結語

社會各個行業都面臨著對龐大的數據如何進行有效管理的挑戰，當然檔案管理也不例外。檔案管理工作主要是保存檔案，提供檔案，主要任務就是原始數據的收集、整理、檢索、保存以及有效利用等。在大數據時代，每天產生的數據量非常龐大，對于檔案管理從業者帶來了很大的挑戰[5]。