事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新路徑探討

藍(lán)蕾蕾

青島市即墨區(qū)自然資源局 山東青島 266200

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理制度等也隨之發(fā)生了一系列變化。因檔案管理工作相當(dāng)耗時費力，所以其應(yīng)隨著時代發(fā)展更新管理方式，事業(yè)單位檔案是保存政府或公民信息的重要載體，其管理工作是公共管理中的重要部分。研究當(dāng)前事業(yè)單位管理的創(chuàng)新具有重要的意義。本文對目前事業(yè)單位檔案管理中的問題進(jìn)行了分析，探討了事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑。

1 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的必要性

①新時期事業(yè)單位檔案管理面臨著新變化。對于事業(yè)單位而言，其本身就是為大眾服務(wù)的，因此在管理服務(wù)方面的需求十分強(qiáng)烈，特別是近幾年我國政府不斷強(qiáng)調(diào)和優(yōu)化服務(wù)意識，因此事業(yè)單位自身更需要從服務(wù)發(fā)展入手，在開展相關(guān)活動方面更加積極，由此帶來的檔案管理數(shù)量以及需求都在不斷增加，傳統(tǒng)的文字檔案管理方式已經(jīng)滿足不了當(dāng)前事業(yè)單位的需求，引入信息技術(shù)是十分重要的，由此才能夠真正體現(xiàn)多樣化的檔案需求，只有與時俱進(jìn)才能夠更好地服務(wù)大眾，滿足社會的需求。②信息化廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位檔案管理要與時俱進(jìn)?，F(xiàn)如今，信息技術(shù)發(fā)展迅速，各個領(lǐng)域?qū)τ谛畔⒓夹g(shù)的運(yùn)用十分迫切，而對于事業(yè)單位自身而言，在舉辦相關(guān)活動以及不斷提高服務(wù)的過程中，同樣也需要運(yùn)用信息技術(shù)，可以說信息技術(shù)在檔案管理方面的高效運(yùn)用不僅改變了傳統(tǒng)檔案管理，同時也需要更加高效地促進(jìn)檔案資料的管理，方便檔案資料的有效保存，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，同時加速信息技術(shù)在檔案管理方面的運(yùn)用，有利于檔案管理改革和創(chuàng)新，保證檔案調(diào)取高效便捷[1]。

2 事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新路徑

2.1 對現(xiàn)有管理制度和方法進(jìn)行創(chuàng)新

在新時期背景下，要想保證事業(yè)單位人事檔案管理工作在開展中滿足一定的標(biāo)準(zhǔn)化需求，需要對現(xiàn)有的檔案管理進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化，結(jié)合實際情況制定出完善的檔案管理制度與方法，同時保證在人事檔案管理工作中可以得到全面實施。另外，還應(yīng)該采取措施進(jìn)一步提升事業(yè)單位人力資源管理能力，從而為人事檔案管理工作開展提供良好的基礎(chǔ)條件。

2.2 制度創(chuàng)新，加強(qiáng)法規(guī)與制度層面保障

當(dāng)前在很多事業(yè)單位內(nèi)部，還沿用過去一些較為陳舊、刻板的管理制度，特別是在檔案管理制度上，未能及時、有效地更新，出現(xiàn)管理制度與實際工作脫節(jié)的情況。在信息化時代，隨著時代與單位自身的發(fā)展，信息量快速增大，檔案管理工作量也急劇增加。在此背景下，事業(yè)單位內(nèi)部很多文件、文書資料等，開始使用電子形式進(jìn)行歸納和保存。電子化形式成為檔案管理的一大趨勢，在提高事業(yè)單位檔案管理工作效率的同時，也帶來了檔案管理安全性方面的問題。如何保障電子檔案安全則是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作面臨的一項重要問題和挑戰(zhàn)。針對該問題，各事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身發(fā)展實際，及時制定合理的管理制度，做到與時俱進(jìn)且嚴(yán)格執(zhí)行，以法規(guī)和制度作為檔案管理工作有效進(jìn)行的重要保障[2]。

2.3 提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

擁有大量高素質(zhì)的專業(yè)人才是檔案管理工作應(yīng)對新的形勢必須具備的基礎(chǔ)條件，因此人才是組織應(yīng)該重點關(guān)注的對象。從目前事業(yè)單位檔案管理人員的結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀來看，重視單位檔案管理人員，建議從加強(qiáng)檔案管理人員的福利待遇方面入手，以此優(yōu)化檔案管理人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)?，F(xiàn)代檔案工作需要擁有較為豐富的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，只有擁有過硬的信息素養(yǎng)，才能在新時代中適應(yīng)檔案信息化工作。事業(yè)單位檔案管理工作要通過制定優(yōu)惠的人才政策，引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)人才，通過外出培訓(xùn)等方式，提高現(xiàn)有工作人員的素質(zhì)，應(yīng)注意政府提供培訓(xùn)中加強(qiáng)對培訓(xùn)效果的檢驗。事業(yè)單位對檔案管理人員的管理不能固步自封，應(yīng)及時向管理人員傳輸最先進(jìn)的管理技術(shù)，定時定期組織檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，使檔案管理人員掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，提高檔案管理工作效率。對實際工作中存在的問題，及時分析原因，制定有針對性的培訓(xùn)計劃，也是對檔案管理培訓(xùn)工作有效性的一種監(jiān)督[3]。

2.4 與時俱進(jìn)，創(chuàng)新建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)

完善客運(yùn)檔案管理工作，實現(xiàn)與時俱進(jìn)，創(chuàng)新建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)對于符合時代要求和實現(xiàn)社會發(fā)展有著重要作用。創(chuàng)新建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)，就是要實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)要不斷完善硬件設(shè)計，提升硬件系統(tǒng)的兼容性。檔案主管部門能夠通過在線信息整理，通過專門的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，對信息實現(xiàn)分類整理。以此，能夠減少檔案管理人員的工作壓力。此外，在數(shù)字化檔案管理中，通過專門的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，能夠針對檔案信息的反饋實現(xiàn)自動編目和處理。而實際無論是全宗目錄還是分類目錄，都應(yīng)按照特定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范落實。只有這樣，才能夠促使客運(yùn)企業(yè)在后期相關(guān)決策制定和服務(wù)體系改進(jìn)中，實現(xiàn)信息的隨時調(diào)取和處理應(yīng)用，提升檔案存儲價值，為客運(yùn)企業(yè)健康發(fā)展作貢獻(xiàn)[4]。

3 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位要實現(xiàn)對檔案管理工作的創(chuàng)新，首先應(yīng)當(dāng)在現(xiàn)代化管理理念的指導(dǎo)下，及時轉(zhuǎn)變檔案管理方式、方法和手段，在實際工作中，科學(xué)運(yùn)用各類信息技術(shù)、設(shè)備、手段等進(jìn)行檔案管理，同時結(jié)合時代發(fā)展和單位發(fā)展實際需要，打破傳統(tǒng)落后的檔案管理機(jī)制，建立更加科學(xué)、完善的檔案管理制度，從而使檔案管理更加科學(xué)合理，更加適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展和社會發(fā)展需要。