淺談對建筑設計單位檔案管理工作的幾點建議

李樂蘋

(湖南省郵電規劃設計院有限公司，湖南 長沙 410000)

1 建筑設計檔案檔案管理中的主要問題

1.1 管理流程性較差

在檔案管理實踐中，絕大多數單位都將管理工作放在建筑設計全流程的末端開展，僅是對相關資料的簡單收集，未做到向全設計流程的有效滲透。此外，過度依賴對紙質檔案的應用，沒能意識到電子檔案對管理效率的促進作用。

1.2 管理制度缺失

大部分建筑設計單位由于對經濟利益的過度關注，只重視設計任務的承接、設計方案的優化，在其中投入絕大部分精力，而對于檔案管理工作卻覺得可有可無。部分設計單位甚至并未設置關于檔案管理的相關制度，亦或是制度條款不夠完善，實際執行效果較差。

1.3 檔案管理意識不足

對我國建筑設計行業的整體情況進行分析可以發現，很多單位的設計人員及檔案管理人員管理意識較差，沒能對建筑歸檔工作形成足夠的關注，無法理解檔案資料積累對實際工作所具有的意義和作用。部分負責檔案管理的工作人員并不是專業出身，專業知識和技能儲備較差，實際管理過程經常出現遺漏。因此，經常會出現建筑設計文本無法及時歸檔的情況，文本丟失、損壞等問題層出不窮。

1.4 檔案庫房陳舊落后

我國建筑設計行業早期所建設的檔案庫房標準要求嚴格性較差，實際應用的管理設備與技術較為陳舊、落后，已然無法滿足目前的管理需求，長此以往會給檔案管理和利用形成不必要的麻煩，甚至會對檔案資料自身安全形成直接影響。

2 完善建筑設計單位檔案管理工作的主要措施

經過上文對我國建筑設計單位在檔案管理方面普遍存在問題的分析可以發現，其關鍵在于管理意識的缺乏。因此，要從提高重視程度入手，同時加強對有關制度、人員和設施配備的優化。具體措施如下：

2.1 檔案管理流程一體化

檔案管理不應該被當作建筑設計活動的末端環節開展，而是應該深入到建筑設計與建設的全過程，由產生流程為起始，直到檔案轉換成檔案的全過程進行一體化管理。檔案載體主要分成兩種：紙質載體檔案和電子載體檔案。要針對紙質項目文件開展全生命周期的動態過程控制，構建起有序化、可控化、可追溯化的文件管理體系，從源頭上實現對文件產生的規范，防止文件在進入到檔案管理過程各種問題的出現，降低檔案管理人員工作量，在文件運轉結束后直接進行鑒定上架保存或者銷毀。隨著計算機技術、互聯網技術等現代高新科技的發展，信息化管理已然成為建筑設計檔案的主要管理方式之一。與傳統紙質載體相比，對電子文件文檔的有效利用，能夠充分保證建筑檔案的永久性，同時提高實際工作效率，達成一次性保管需求，歸檔過程更為快速，在最大程度上縮減人為活動對于設計檔案的影響。

2.2 優化檔案管理制度建設

第一，要針對檔案管理活動進行科學化分解，明確劃分每個環節的主要負責人及相應權責，同時制定考評體系和指標，防止在出現問題之后推脫責任的情況出現。第二，積極完善相關軟硬件設施配備，制定更為嚴格化的檔案管理制度，管理人員要妥善保管各類檔案資料，依據實際生產與管理需求定期進行檢查與修正。保證建筑電子檔案歸檔的及時性，以制度建設合理管控檔案資料產生、歸類整理以及管理等各項活動的工作進程，避免由于未及時歸檔造成資料丟失等問題的出現，保證設計檔案的完整性，為設計單位后續各項工作的開展提供經驗性資料。

2.3 加強培訓體系建設

設計人員和檔案管理人員屬于建筑設計單位各項資料管理的直接參與者，為切實提升其檔案管理意識，充分意識到檔案管理工作對單位發展的重要作用，需要定期開展相關專業知識與技能的培訓活動，聘請相關專家組織相關講座，優化本單位檔案管理人員的專業素質，同時加強思想建設，使每個工作人員都能充分意識到自己所負責工作的重要意義。

2.4 激勵機制的完善

為實現對檔案管理工作的進一步完善，建筑設計單位負責人要充分優化本單位激勵機制，將實際管理效果與相關人員的薪資待遇掛鉤。對能夠在檔案管理工作中認真負責、未出現紕漏的檔案管理人員給予一定物質獎勵，同時為其提供一定的晉升機會；而對于實際管理效果較差的情況，要嚴格追究相關責任人，采取通報批評或物質懲罰等措施，嚴重情況下給予開除處理。

2.5 檔案庫房的改建

第一，要充分依據國家相關部門所頒布的行業標準進行庫房建設。第二，在改造過程中要充分關注某些關鍵性技術指標，比如溫度、濕度等，溫度通常需要控制于14℃-24℃范圍內，而濕度則應處于45%-60%范圍內，這樣才能有效延長紙質檔案的壽命，避免霉變等損壞檔案載體的問題出現。第三，倘若以舊房作為庫房，其朝向應以東或者南朝向為主，不應該與衛生間等濕度較大的區域相鄰。此外，要充分考量庫房地面的承重效果，尤其是庫房位于較高樓層的情況下，要對其進行實地勘測，不應該隨意進行改建。

3 結語

總而言之，檔案管理工作對于建筑設計單位自身發展具有非常重要的作用，值得相關人員形成足夠關注，在其中投入更多人力、物力和財力，優化設計檔案的完善化管理，為設計單位創造更為優質的社會效益和經濟效益形成源源不斷的動力。