信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新

孫麒磊

摘 要：隨著社會的發展與時代的變革，當前社會已經越發趨向于信息化、無紙化、數據化的方向發展，在各行各業中都能夠看見信息技術的廣泛應用，信息時代已經到來，并且必然會成為未來很長一段時間的發展趨勢。因此在信息時代下，針對辦公室檔案管理工作也要進行改革與創新，要跟上時代發展的步伐，從而保證辦公室檔案管理工作的高效運轉，保證工作質量。基于此，本文針對信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新進行分析。

關鍵詞：信息時代;辦公室;檔案管理工作;改革與創新

引 言

在當前信息時代的背景下，社會各界對于信息技術的重視程度也在逐漸提升，在辦公室的工作體系中，檔案管理工作是一項基礎且重要的內容，檔案管理的效率直接影響到后續很多工作流程，一定程度上決定著一條工作線能否高效率的完成。因此在信息時代下，辦公室檔案管理工作必須實現改革與創新，將信息技術應用于實際工作中，推動檔案管理工作效率的進步。

一、檔案管理概述

在辦公室工作體系中，檔案管理是一種最為基礎的工作模式，檔案管理是一個辦公室一切工作的基礎前提，只有保證檔案管理工作的有效性與科學性，才能夠促進接下來一系列工作的穩定運行。在以往的工作體系中，領導過多重視一些業務性的工作，對于檔案管理這一枯燥且單一的工作，人們并不是十分重視，這也導致辦公室檔案管理工作經常出現一些問題。在信息時代下對辦公室檔案管理工作提出了新的要求，要求辦公室必須要重視檔案管理工作的效率，并且能夠在信息技術的科學應用下加強檔案管理工作的效率。其次在信息時代下，對于辦公室檔案管理工作的運行，相關人員必須要提高自身的信息技術水平，運用先進的方式加強工作質量。

二、信息時代辦公室檔案管理工作現狀

在信息時代下，對于辦公室檔案管理工作來說不管是思想、內容和方法上都應該進行深入的研究，促使其能夠全面創新，改變原本傳統檔案管理工作中的不足之處，真正應用信息時代的優勢來推動工作質量的進步。縱觀當前辦公室檔案工作管理工作，只有少部分的人員認識到了信息時代下的全新要求，也因此進行了改革與創新，但是大多數辦公室領導及工作人員對于這一工作仍舊缺乏重視，在工作的過程中經常出現一些小問題，這些小問題的積累就會影響最終的工作效果，很可能會給檔案管理造成一些漏洞。另一方面，辦公室檔案管理工作人員的信息技術能力有待提升，在新時代下信息技術操作是人們必須具備的基礎能力，也是當前社會對于人才培養的基本要求。

三、信息時代辦公室檔案管理工作改革與創新的必要性

首先，信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新有利于促進辦公室檔案管理工作水平的提升，在以往的檔案管理工作中，通常是以人工管理為主，每當要尋找某一位員工的檔案時，都需要從紙質檔案中依次查找，這樣會浪費很多時間，影響接下來的工作環節，但是通過信息化的幫助，只需要提前建立好一個數據庫，花一些時間將檔案信息正確錄入，之后在查找和管理檔案的過程中都可以省去很多麻煩，節省很多時間，從而提高工作效率，基本可以實現“一勞永逸”的效果。

其次，信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新有利于減少工作失誤，提高工作質量。辦公室的檔案會隨著年頭而增加數量，在信息技術的幫助下工作人員可以通過定時對檔案進行檢查、篩選、更新等來保證檔案的實時性與準確性，這樣可以有效減少信息丟失的現象。電子版的檔案較好保存，而紙質版的檔案很容易因為一些外界原因而丟失，從而給檔案管理工作增加困難。

四、信息時代辦公室檔案管理工作改革與創新的途徑

（一）建立健全辦公室信息化檔案管理體系。在信息時代下針對辦公室檔案管理工作的改革與創新，首先具備一個完善的管理體系是必要前提，也是重要基礎，在此前提下才能進行接下來一切檔案管理工作的功能措施，為辦公室檔案管理工作效率的優化提供有利的保障。為了健全辦公室檔案管理工作的體系，首先領導要認識到當前的社會發展趨勢，從內心深處肯定信息化檔案管理的應用價值，并且對健全相關體系表示高度的關注和重視，為其他工作人員樹立一個積極的榜樣;其次要針對本辦公室的實際情況，針對檔案管理問題進行全面且深入的分析，制定具體的信息檔案分類規劃方式，為每一份檔案做好編號和分類，比如說每一個辦公室為一個單位，在這一單位中針對不同人群的檔案再次進行分類，一定要保證分類有條不紊的進行，做好編號是為了尋找的時候能夠一目了然，提供便捷性的服務。

（二）加強信息化檔案管理的安全保障。在信息時代下針對辦公室檔案管理工作的改革與創新，辦公室領導要認識到雖然信息化檔案管理模式具有很多方面的優勢，能夠為工作提供便捷性，同時還能夠提高辦公室的工作效率，但是保障信息化檔案管理的安全性也是工作中的一個重點問題，同時也是一個比較具有難度的問題。因此想要發揮信息化檔案管理的優勢，必須要強化安全保障措施，防止信息泄露等問題。一方面在檔案信息化管理之前，一定要將所有的檔案統一成一個格式，這樣如果一旦出現問題，在第一時間就可以發現，對于所有的檔案都要進行提前檢查，對于格式不對或者打不開的文件第一時間返回要求負責人修改，并且在規定時間內返回，所有符合要求、格式正確的檔案才能進入信息化管理系統中;另一方面，對于所有沒有編碼的檔案，必須要求負責人進行編碼，編碼方式必須統一;同時為了提高信息化檔案管理的效率，在系統中應該多設置一些檢索工具，加快檔案查找的速度，節省工作時間。

（三）促進傳統方式與信息化的有效融合。在信息時代下針對辦公室檔案管理工作的改革與創新，辦公室領導對于檔案管理信息化的建設要一步一個腳印的穩定進行，不能急于求成，因為當前我國對于信息化檔案管理模式的認識還是不夠成熟，因此在轉型的過程中要逐步從傳統管理方式向信息化檔案管理進行轉變，在此過程中要將傳統作業形式與信息化檔案管理模式進行有效結合，將其二者進行深入的融合，促使傳統作業與信息化管理模式能夠互相促進，相輔相成，共同為辦公室檔案管理工作的改革與創新提供有效的幫助。

（四）提供最佳的優質服務。在信息時代下針對辦公室檔案管理工作的改革與創新，辦公室檔案管理工作人員一定要認識到自己的工作職責，認真履行自己的工作使命，通過信息時代的優勢來優化檔案管理工作的流程，以求在工作的過程中能夠給大眾提供最佳的優質服務。通過優化檔案管理工作中的信息技術操作流程來簡化工作步驟，從而達到節省時間、提高效率的工作目標。辦公室檔案管理工作人員通過信息時代的優勢來迅速準確的調取所需要的檔案，讀取其中的信息，這不僅能夠推動檔案管理工作水平的進步，而且能夠進一步體現網絡平臺的優勢，推動社會的整體性發展。

結束語

綜上所述，在當前社會發展的趨勢下，信息時代已經成為主要趨勢在各行各業中都能夠看見信息技術的存在，因此在辦公室檔案管理工作的改革與創新中，相關領導與工作人員一定要認識到信息時代的發展優勢，順應信息時代的發展，采取科學的策略來實現其有效的改革，促進辦公室檔案管理工作效率的提升，改變傳統檔案管理工作中的不足之處，適應社會發展的趨勢，推進自身工作能力的提升。

參考文獻

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