企業檔案數據信息化建設的思考

張雅麗

(山西省市場監督管理局信息中心，山西 太原 030000)

0 引言

隨著大數據時代科技的發展、“多證合一、一照一碼”登記制度的推廣，進一步完善企業登記電子檔案管理，滿足不斷發展變化的檔案管理需要，加快企業檔案數據信息化建設已經顯現出重要作用。

1 企業檔案數據信息化建設的必要性

1.1 滿足新形勢下全程電子化的檔案管理要求

為構建開放和服務型政府，《國務院辦公廳關于加快改革的登記制度“多證合一、一照一碼”的意見》提出通過大力促進電子化注冊的管理模式，滿足新形勢下企業檔案數據化建設的要求。如采用網上申請、網上受理、網上審核、網上公示、電子執照等電子化登記方式[1]。

1.2 適應大數據時代下檔案管理的要求

電子檔案可以進行實時歸檔，文件只需要以正確的形式發送給檔案管理人員，節省了時間和精力，而且保證了信息的準確性，提高了工作效率。此外，采取電子檔案可以進行實時歸檔技術，還可以極大地提高企業登記業務的受理效率和社會公共查詢服務效能。

2 企業檔案數據信息化建設的優勢

2.1 減少成本、提高效率

電子檔案可以進行實時歸檔，文件只需要以正確的形式發送給檔案管理人員，節省了時間和精力，而且保證了信息的準確性，提高了工作效率。此外，采取電子檔案可以進行實時歸檔技術，還可以極大地提高企業登記業務的受理效率和社會公共查詢服務效能。

2.2 數據安全，存儲時間長

電子文檔在管理的過程中，只需確保按照國家標準及相關特定要求進行存儲、保證設備的安全，便可以一直進行使用。避免了傳統紙質檔案容易存在的損毀、丟失或是出現時間過久而無法查看的現象，確保信息數據的安全性及可靠性。

2.3 實現快速查詢、檢索、補充標記

電子檔案不僅能夠全面、完整、準確地將企業檔案信息保存下來，還可以滿足大數據檔案管理的需要。通過采用云計算的方式對電子檔案進行存儲，快速檢索可以實現隨時隨地地在相關設備中進行查詢，只須進行一次信息錄入，便可以隨時隨地地為人們提供檔案查詢服務[2]。

3 企業檔案數據信息化建設管理中存在的問題

3.1 電子檔案的法律效力及真實性驗證

電子檔案的真實性一直是檔案管理部門關注的核心問題之一。電子載體易于修改、復制、傳播的特性，對于注重保持“原始狀態”的檔案部門而言，無疑帶來了新的管理挑戰。在實際工作中，檔案室擔負著接收和整理檔案的重要職責。在紙質檔案轉化成為電子檔案的過程中，檔案室在如何保障紙質檔案和電子檔案的法律效率及真實性是企業檔案數據信息化建設管理的難點與重點[3]。

3.2 電子檔案管理的安全性

3.2.1 不易保證電子檔案數據的安全性

信息化時代海量的企業檔案信息資源庫建立之后，客觀上電子檔案存在被復制、竊取、篡改破壞等安全隱患。因而必須采取切實有效的安全防護技術和措施，對電子檔案全程實現“不間斷”的防護，否則無法確保電子檔案數據的安全性。

3.2.2 電子檔案信息安全保障技術及設備不足

一方面我國信息化產業核心技術發展尚未成熟，自主研究不足，全面的電子信息化管理容易導致檔案信息被敵對勢力竊取，為我國電子檔案的信息安全帶來隱患；另一方面，保密安全技術的落后，使得電子檔案系統易遭遇不法分子入侵、病毒入侵等，進而使得電子檔案無法讀取、內容篡改，更甚至于出現保密信息泄露的情況。

除電子檔案信息安全保障技術的落后外，保障電子檔案信息化的設備也存在供應不足、設備老舊、無法達到保密級別等問題，安全防護存儲設備的過時，將會產生一些不可彌補的錯誤，不利于電子檔案的安全保障工作。

3.2.3 檔案人員安全防范意識薄弱

檔案管理人員對電子檔案信息安全的專業性知識不足，檔案法制觀念淡薄，尚未建立起良好的電子檔案安全意識，解決突發事件的能力較差，缺乏信息備份、保留和保存機制。這種潛在的隱患可能會造成我國數字檔案資源的嚴重流失，無法保證信息化電子檔案的安全。

3.3 缺乏對電子文檔及其歸檔重要性的認識

檔案的歸集整理是十分重要的工作，然而目前很多機構對于自身的檔案管理沒有足夠的認識，更遑論對檔案進行精細化管理，使得檔案管理處于混亂的狀態。在企業檔案數據信息化建設中應該有專業的管理人員負責，檔案管理人員需要有較強的檔案法制意識，而且需要具有相應專業的技能及知識支持，否則容易使得電子檔案損壞、損毀、丟失，造成不可挽回的損失[4]。

4 企業檔案數據信息化建設管理中存在問題的解決對策

4.1 樹立法律、法規及行業標準

目前，相關法律、法規及行業標準的制定賦予了電子文件和電子簽名具有法律效力，為企業檔案信息化提供了法律依據。如《電子簽名法》《電子文件歸檔與管理規范》《紙質檔案數字化技術規范》等。在山西省市場監督管理局推進企業檔案數據信息化建設的過程中需要從政策方面對電子檔案的效力及真實性核驗問題進行支持。如可以根據國家相關政策法規對采用電子報送方式報送的工商檔案資料規范相關措施，在電子檔案形成后，檔案管理部門要肩負起對電子文件初始狀態的維護、保障和延續工作，同時還需要防止電子檔案被篡改、誤用，確保其真實性[5]。

4.2 保證電子檔案管理安全性問題

4.2.1 制度保障

從電子檔案信息安全標準體系著手，建立制度保障機制。電子檔案在內容、載體上的關系不如紙質資料緊密，按照《中華人民共和國電子簽名》的要求，對網絡電子文件采用可靠的技術手段，標準化數據處理規則，確保相應規章制度的執行，即可滿足法律的要求保證電子檔案的安全性、真實性、完整性。

因此，在山西省市場監督管理局推進企業檔案數據信息化建設的過程中，可以采用數字證書和PKI技術，確保電子檔案簽字的真實性，充分發揮電子檔案作用，優化電子檔案管理。

4.2.2 基礎保障

推動企業檔案數據信息化建設需要加強技術及設備等基礎保障的支持。電子化辦公時代的推行使得電子文件成為文件的載體，企業檔案數據信息化建設需要的技術可以從以下幾個方面展開加強：電子檔案元數據維護，保障電子檔案的真實性；提高數字檔案輸出技術；進一步開發電子檔案信息保密技術等。

程序的良好運行是建立在設備正常運作的基礎之上的，因此在檔案信息化管理中除上述技術需要加強外，電子信息存儲設備也需要進行提升，以提供基礎設備保障。

4.2.3 加強檔案管理人員保障

加強檔案管理人員保障。首先，可以在招聘人才的過程中，選擇高素質的檔案管理專業的人才；其次，提高檔案人員的思想素質，使其樹立正確的檔案管理意識，重視檔案管理工作；最后，開展培訓，加強檔案管理人員對電子檔案管理信息技術的學習。

4.3 加強對電子文檔及其歸檔重要性的認識

企業檔案數據信息化建設中核心工作是對電子檔案的歸檔與整理。在規范電子檔案管理、建立電子文檔工作管理制度上，可以從以下幾個方面進行：一是嚴格遵守國家相關電子文件歸檔管理規范的規定;二是建立平臺軟硬件測試、維護和管理系統;三是建立電子檔案管理合作機制;第四，建立電子檔案信息安全管理應急預案做好檔案備份與預留保存。

5 企業檔案數據信息化建設應用

建立集中的山西省大數據中心，以促進全省企業檔案數據互聯互通，拓展數據共享業務的需求下，推動各市縣局之間的數據共享與業務協同，積極發揮企業檔案在經濟社會活動中的服務作用，促進社會和諧建設。

5.1 建設企業檔案信息化資源庫

以計算機數字化技術來處理原始的文件、資料，形成數字化的電子文件數據，以便存儲、管理和利用。在建設企業檔案數字化信息資源庫后，通過網絡調閱企業登記檔案，從而實現企業檔案“零距離”調閱，高效服務社會公眾[6]。

5.2 實現電子檔案的網絡化共享應用

在建設集中式的企業檔案信息資源庫的基礎上，通過網絡，對內向機關管理人員提供查詢、管理服務；對外向廣大社會公眾提供查詢、辦理服務，從而實現檔案信息資源的高度共享和充分應用。