提升企業(yè)辦公室行政綜合管理有效性的方法研究

苗雨欣

青海省生產(chǎn)力促進中心有限公司 青海西寧 810001

企業(yè)辦公室行政在企業(yè)中起到了樞紐的作用，針對辦公室行政管理，通過對企業(yè)各個部門中存在的問題進行解決，避免各個部門之間出現(xiàn)的矛盾，從而有利于各個部門之間的互相協(xié)調(diào)與配合，最終提高企業(yè)的工作效率。

1 企業(yè)辦公室行政管理的職能

1.1 協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部和外部的關(guān)系

企業(yè)辦公室屬于行政管理，因此企業(yè)辦公室對于協(xié)調(diào)內(nèi)部和外部之間的矛盾是行政管理的職責之一，通過協(xié)調(diào)，使企業(yè)不同部門處于統(tǒng)一的網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)體系中，通過協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系，可以將企業(yè)中存在的問題及時反饋給企業(yè)高層領(lǐng)導，使企業(yè)高層領(lǐng)導了解到基層員工的需求，同時針對企業(yè)的運營狀況，做出相關(guān)的改善，通過優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)制度，實現(xiàn)企業(yè)的有效運營。

1.2 具有“潤滑”作用

辦公室行政管理作為綜合性的服務機構(gòu)，通過開展多種多樣的企業(yè)活動，從而實現(xiàn)對企業(yè)各部門之間的“潤滑”作用，在活動中，使企業(yè)各個部門之間通過交流溝通，達到良好的部門合作情感[1]。在企業(yè)的日常運營中，由于企業(yè)辦公室行政人員需要接觸大部分企業(yè)基層員工，因此能有效的將企業(yè)各個層級之間的問題進行收集，通過匯總，再反饋給高層領(lǐng)導，企業(yè)不同層級的問題收集，包括員工的生活狀態(tài)、工作期望、工作建議等，有利于為企業(yè)后續(xù)的發(fā)展制定出一個切實可行的戰(zhàn)略目標。

1.3 客觀的呈現(xiàn)企業(yè)文化

從客觀的角度看，企業(yè)辦公室行政能夠呈現(xiàn)出企業(yè)多樣化的文化性質(zhì)，通過借助多樣化行政管理手段，實現(xiàn)了企業(yè)各個部門、各個崗位人員對企業(yè)文化的了解，有利于增強企業(yè)內(nèi)部的凝聚力，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的穩(wěn)定團結(jié)，當企業(yè)面臨外在風險時，通過眾志成城的團隊合作渡過企業(yè)的困難。

2 企業(yè)辦公室行政管理中存在的問題

2.1 對人員培訓工作不夠完善

每一個企業(yè)，每天都會有人員離職和入職的情況，因此企業(yè)的人員流動性比較大，尤其是大型企業(yè)，每天人員的流動性非常多，這就要求企業(yè)辦公室行政工作對新入職人員做好完善的培訓制度，通過長期有效的培訓計劃，實現(xiàn)對企業(yè)員工技能、素質(zhì)的提升，但往往企業(yè)辦公室行政由于人員較少，工作內(nèi)容多樣復雜，所以導致很難做到完善的人員培訓[2]。

2.2 人員能力難以滿足企業(yè)辦公室行政需求

隨著企業(yè)的規(guī)模擴大，這就需要人力資源部對相關(guān)的人才進行招聘，對于企業(yè)辦公室行政人員而言，需要的是高學歷、高素質(zhì)以及高能力的人才，這是因為企業(yè)辦公室行政人員既要面對企業(yè)高層領(lǐng)導，又要面對基層員工以及不同層級的部門主管、經(jīng)理等，同時又要協(xié)調(diào)各部門之間的問題以及員工之間的矛盾等。因此企業(yè)辦公室行政需要有很高的素質(zhì)能力才能完成相關(guān)工作任務，但在實際人員招聘中，往往很難招聘到這類型人才，從而導致企業(yè)辦公室行政很難完全滿足相應的要求。

2.3 對標準化的管理以及落實不到位

企業(yè)的發(fā)展離不開相關(guān)的制度以及標準化要求，因此企業(yè)辦公室行政人員的工作職責之一就是督促企業(yè)相關(guān)的管理制度進行落實到每個員工身上，通過制度的落實，實現(xiàn)人員按照要求工作，但實際情況是，企業(yè)的相關(guān)制度和流程等標準有時不符合企業(yè)目前的形式，或者制度流程缺乏更新，導致企業(yè)辦公室行政對于標準化的管理很難落實下去。

3 企業(yè)辦公室行政管理有效性的方法

3.1 提高并改善人才結(jié)構(gòu)

對于企業(yè)辦公室行政而言，需要強化企業(yè)制度的創(chuàng)新，通過人才引進以及激勵、選拔的方式儲備企業(yè)人才數(shù)量，確保企業(yè)在擁有一批高水平、高素質(zhì)人才的同時還有一批同樣的儲備人才，從而有利于企業(yè)的發(fā)展中隨時補充相關(guān)崗位的需求，有利于企業(yè)的正常健康發(fā)展[3]。

3.2 企業(yè)加強對辦公室行政人員的培養(yǎng)

在企業(yè)辦公室行政管理中，企業(yè)要注重人才的開發(fā)，優(yōu)化傳統(tǒng)的單一模式，通過以人為本的理念進行管理，從而使企業(yè)內(nèi)部的員工對企業(yè)擁有歸屬感和依賴感，同時企業(yè)要定期對企業(yè)辦公室行政人員進行全面的系統(tǒng)化管理，對企業(yè)辦公室行政人員進行教育教學，促使他們的知識水平能力得到提升，有利于他們在工作實踐中積累豐富的工作經(jīng)驗，使企業(yè)辦公室行政各項工作做到實處。

3.3 提高并落實標準化的建立

對于企業(yè)而言，企業(yè)的管理制度和標準化必須要隨時根據(jù)企業(yè)的發(fā)展而更新，從而使企業(yè)制度以及標準化符合企業(yè)與社會的發(fā)展，因此企業(yè)辦公室行政可以督促企業(yè)相關(guān)部門對本部門的標準化進行更新或者制定。對于企業(yè)的相關(guān)制度，企業(yè)辦公室行政可以重新制定或者修改，新制定的制度或者修改的制度，必須要符合企業(yè)需求，同時經(jīng)過企業(yè)高層領(lǐng)導同意簽字后正式執(zhí)行，同樣的對于更新后的各部門標準化，企業(yè)辦公室行政人員也需要進行進度審核，通過對制度和標準的督促，促使企業(yè)上下所有人員按照規(guī)定的制度要求進行，從而確保企業(yè)在運行時，有據(jù)可依，實現(xiàn)企業(yè)的最終發(fā)展。

3.4 注重辦公室行政精細化管理

通過優(yōu)化企業(yè)文化，實現(xiàn)企業(yè)運行中對企業(yè)文化的滲透，通過制定合理的企業(yè)辦公室行政管理目標，從而實現(xiàn)企業(yè)精細化的管理，在企業(yè)的管理中，通過定崗、定制的方式，并結(jié)合企業(yè)的特點，對崗位工作進行任務劃分，在企業(yè)運行中，通過獎懲措施，可以極大的促進員工的積極表現(xiàn)性，實現(xiàn)企業(yè)辦公室行政精細化管理的有效運行。

4 結(jié)語

隨著社會的發(fā)展，市場競爭越來越激烈，企業(yè)想要在市場競爭中占據(jù)一席之地，就必須從企業(yè)內(nèi)部進行有效的管控，通過企業(yè)辦公室行政，可以有效的實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的順暢運轉(zhuǎn)，從而有利于企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，使企業(yè)在市場競爭中立于不敗之地。