機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理新路徑

左醒男

四平市交通運(yùn)輸綜合行政執(zhí)法支隊 吉林四平 136000

自我國建國以來機(jī)關(guān)事業(yè)的檔案管理工作不斷的創(chuàng)新和發(fā)展，隨著時代的進(jìn)步以及行政體制的改革，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理提出了更高的要求。在當(dāng)前信息化的發(fā)展時代下，要充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)工具探索機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的新路徑。科學(xué)明確機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展方向，推動機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的改進(jìn)，這不僅可以充分優(yōu)化我國行政事業(yè)單位的組織體系，同時也可以更好的發(fā)揮機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的職能和作用。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的基本要求

1.1 檔案信息收集的全面性和完整性要求

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理對于經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展起到一定的記錄和分析的作用，檔案信息的收集和管理要充分保障內(nèi)容全面完整，要切實(shí)根據(jù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理制度的要求，明確檔案的收存范圍，對于不同類型的檔案能夠做到分類管理，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行立卷歸檔，以此來提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息的使用價值。

1.2 檔案信息保密的要求

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理中，很多檔案信息和資料都具有一定的機(jī)密性特點(diǎn)，因此檔案管理人員在工作中要充分堅持檔案信息保密的要求。檔案管理人員要具有良好的政治素養(yǎng)，在工作中能夠堅持組織性和紀(jì)律性，對檔案信息保密不外傳。一旦發(fā)生檔案信息資料丟失和泄密，要及時向機(jī)關(guān)事業(yè)單位報告，采取有效的應(yīng)急措施，以此來降低檔案信息泄露的損失。

1.3 檔案信息的借閱要求

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的科學(xué)管理是為了更好的利用信息資料，機(jī)關(guān)事業(yè)單位針對檔案信息資料的借閱也有著明確的要求。相關(guān)檔案信息資料的調(diào)取、查閱等要具有相關(guān)部門以及責(zé)任人的批準(zhǔn)，對于所借用的檔案信息和資料不能隨意涂改和毀壞，對于借閱歸還的檔案信息和資料，檔案管理人員要進(jìn)行及時清點(diǎn)和檢查，保證檔案信息和資料的完整性[1]。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的作用和意義

2.1 了解機(jī)關(guān)事業(yè)單位的歷史信息

相關(guān)信息的建檔和記錄是為了能夠更好的反映某一事件的歷史數(shù)據(jù)，對日后信息的應(yīng)用形成參考，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理能夠形成對各部門信息和數(shù)據(jù)的科學(xué)記錄，更好的了解機(jī)關(guān)事業(yè)單位的歷史信息，基于這些歷史數(shù)據(jù)和信息的分析，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的改革以及組織優(yōu)化會提供有效的指導(dǎo)，同時從機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息當(dāng)中，也能更加客觀的了解機(jī)關(guān)事業(yè)單位的組織運(yùn)行情況，保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位戰(zhàn)略決策的科學(xué)性，從而推動機(jī)關(guān)事業(yè)單位的不斷發(fā)展。

2.2 有助于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的后期管理和建設(shè)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理所涵蓋的信息資料比較豐富，涉及到諸多部門的管理信息、技術(shù)信息以及人員信息等。從機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料當(dāng)中可以充分總結(jié)機(jī)關(guān)單位的管理成果和經(jīng)驗(yàn)，有助于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的后期管理和建設(shè)。更好地明確機(jī)關(guān)事業(yè)單位在經(jīng)營和管理中所存在的缺陷，從歷史資料的分析當(dāng)中可以充分規(guī)避管理誤區(qū)，在根本上提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位的建設(shè)質(zhì)量[2]。

3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的新路徑分析

3.1 優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的人員結(jié)構(gòu)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的人員構(gòu)成相對簡單，為了更好的提升檔案管理的質(zhì)量和效能，要切實(shí)優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的人員結(jié)構(gòu)。首先，要切實(shí)引進(jìn)專業(yè)化的檔案管理人員，針對檔案管理人員的教育背景、家庭背景進(jìn)行全面調(diào)查，全面考量機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員的政治素養(yǎng)，保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員在工作中能夠遵守檔案管理紀(jì)律和保密條例。其次，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)匹配，明確檔案管理人員的崗位職能，這不僅可以充分提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的效率，同時也可以讓檔案管理人員得到充分利用。最后，積極落實(shí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員的考核與激勵，促進(jìn)檔案管理人員的動態(tài)化成長和發(fā)展，以此來更好地適應(yīng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的要求。

3.2 引進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化系統(tǒng)

目前信息化技術(shù)被廣泛的應(yīng)用在各個行業(yè)和領(lǐng)域當(dāng)中，通過總結(jié)信息化系統(tǒng)的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理可以創(chuàng)新應(yīng)用當(dāng)前的信息化工具和平臺，提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的效率。一方面，根據(jù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)，開發(fā)和創(chuàng)新現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息的自動化錄入，根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)部所配置的權(quán)限進(jìn)行檔案調(diào)閱。另一方面，充分做到機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化系統(tǒng)的定期升級，及時檢測和消除檔案管理系統(tǒng)的安全風(fēng)險，以此來保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的安全與穩(wěn)定。除此之外，要對檔案管理人員進(jìn)行信息化系統(tǒng)培訓(xùn)，掌握檔案管理的技術(shù)要點(diǎn)，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

3.3 健全機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理機(jī)制

新形勢下機(jī)關(guān)事業(yè)單位的組織環(huán)境以及管理環(huán)境都發(fā)生巨大變化，為此要不斷健全和創(chuàng)新機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的機(jī)制和體系，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理提供有效的約束。首先，制定明確的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理細(xì)則，對于檔案管理的各個環(huán)節(jié)和步驟提出具體化的要求，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重點(diǎn)以及需要注意的問題進(jìn)行梳理，為檔案管理人員提供一定的參考。其次，針對檔案管理人員制定明確的獎懲機(jī)制，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的改革創(chuàng)新中表現(xiàn)突出，成績優(yōu)異的管理人員給予適當(dāng)?shù)莫剟睿槍υ跈n案管理工作中玩忽職守，違反機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理?xiàng)l例和制度的人員要給予有效的懲治，對于情節(jié)嚴(yán)重的要解除職務(wù)，追究相應(yīng)的責(zé)任。

4 結(jié)語

綜上所述，為了更好地開辟機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的新路徑，要明確機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的方向和要求，在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的方法與形式，在人員上進(jìn)行科學(xué)的調(diào)配，切實(shí)提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的組織效能。