檔案信息化在工程檔案管理中的現狀及實施措施

王丹

遼寧省調兵山市鐵煤集團檔案館 遼寧調兵山 112700

如今信息技術在檔案管理時期得到了廣泛的使用，檔案改革速度不斷增快，信息技術對于檔案改革來說是比較重要的，在新時代背景中要想確保檔案管理工作可以更好地滿足時代的發展需求，在社會中發揮一個顯著的作用，就需要針對信息資源開展有效地管理，進而促進檔案信息的發展和進步。不過要想能夠更好地應對各種影響因素，提升檔案的信息化和現代化，就需要改進信息化建設，確保檔案管理能夠變得更加規范化、更加電子化。

1 工程檔案管理

1.1 主要內容

工程項目建設，其自身具有特殊性，環節眾多，流程復雜，是系統性與專業性的統一[1]。從資料角度分析，其包含工程建設過程中產生的土建、安裝文件、施工竣工圖紙以及多種綜合性文件。文件資料類型多樣，如技術交底文件、設計變更、質量文件、相關驗收資料、評估資料、竣工圖等；綜合性資料類型涉及項目多方面，如報批文件、環境資料、安全管理、協議、合同等。

1.2 信息化現狀

隨著信息技術在各行業應用的拓展，工程檔案管理領域也加強了先進技術的應用，切實提升檔案管理水平，為行業發展提供更加便捷與高效的檔案管理服務。盡管工程檔案管理信息化建設得到行業認可，但在工程建設領域，通過大量調查可以發現，信息化建設成果仍不盡如人意，問題較多。首先，硬件落后，設備與設施更新不及時。其次，工程檔案管理思維尚未轉變，重點放在實體檔案整理方面，檔案管理信息化尚未真正貫徹在檔案管理實踐，對信息化建設認識不到位。最后，鑒于工程檔案來源渠道的多樣性與分散性，集中管理難度較大，不利于對資料進行統一管控，信息整合效果不佳。

2 檔案信息化在工程檔案管理中的實施措施

2.1 工程檔案數字化建設

制定存量工程檔案的數字化目標和工作計劃，一步步實現工程檔案內容的數字化，要進一步提升檔案利用效率，還需要實現照片檔案及錄音錄像檔案等的數字化，建立檔案影像數據庫或多媒體數據庫等。數據質量是數字化建設的關鍵，要嚴把數據關，建立數據審核制度，在數據輸入之前對數據進行審核，在數據輸入之后進行認真校對，保證所輸入的數據是全面和準確的，并且對已有的電子目錄的數據資源與實體檔案進行比照，查漏補缺，優化數據結構，確保數據的真實完整一致。

2.2 先進的檔案信息化管理軟件

電子檔案作為檔案的主要形式之一，不僅是行業的重大財富，而且是社會經濟發展過程中的一項巨大財富。雖然電子形式的工程檔案無法直接產生經濟效益，但它在利用過程中所產生的社會效益不容忽視。在信息化時代，越來越多的電子文件出現，管理電子文件也成為一大問題。選擇恰當的管理軟件是工程檔案管理信息化建設的第一步，也是工程檔案管理信息化建設所不可規避的問題，如若選擇一個先進、合適的管理軟件，將為檔案數據信息的最大化利用提供可能。

2.3 優化存儲環境

也要認識到由于工程檔案自身的特殊性，必須要在紙質化和信息化數字化兩種選擇中達到一個有機平衡狀態。對于能夠通過信息化手段保存的內容率先考慮數字建檔，不能通過信息化保存的內容也要與信息化檔案管理體系建立有機聯系。而對于兩種檔案信息的管理，優質、安全性強的電子檔案存儲環境尤為必要，通過科學的管理方式，保證電子檔案在保管、利用、遷移、移交過程中操作的不可抵賴性、數據存儲的完整性、用戶身份的真實性，并妥善管理在運行過程中使用的密碼、密鑰等認證數據，選擇符合長期保存要求的電子檔案存儲格式，確保電子檔案信息不被非法更改[2]。

2.4 提升人員業務素質能力

（1）在檔案管理工作當中，管理人員的作用相當大，因此企業要聘用相關專業的工作人員，也要將檔案管理人員的綜合素質以及專業技能進行全方面提升。

（2）隨著社會的不斷發展，各大行業對信息技術在檔案管理中的運用也在不斷上升，所以企業一定要定期對檔案管理員的業務與學習加強培訓。

（3）企業需要制定出完整的獎懲制度與考核制度，調動工作人員的極性，定期對檔案管理人員信息化管理工作實施考察與考核制度，獎勵工作認真負責、積極學習、更新自己知識和技能的工作人員。

2.5 加大資金支持力度

當前，多數企業對于檔案信息化投入力度不大。由于檔案管理在企業管理事項中占據重要地位，會直接影響企業工程建設情況。然而，大部分企業沒有意識到工程檔案管理的重要性，并且認為工程檔案無法創造經濟價值，對企業的發展效益幫助不大。所以在現代企業管理工作中，對于工程檔案管理的投入力度不足，導致工程檔案管理存在較多問題，沒有深入落實和踐行管理制度，也影響了工程檔案管理對企業發展的推動作用。對于工程企業來說，應當將建設工程檔案的資金投入納入到年度預算當中，不斷提升基礎設施建設的投入力度，注重服務器、掃描儀、計算機等信息化設備的優化配置。

3 結語

新時期，工程檔案管理工作成為影響工程領域健康發展的重要因素。因此，要結合信息化時代背景，正視信息化建設對工程檔案管理的價值，強化技術應用，實現檔案管理的優化與整合，維護工程檔案的完整性，切實提升檔案管理水平，為工程檔案的高效利用奠定堅實的基礎，推動工程建設事業的穩定長遠發展[3]。