基于計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用研究

周曉曙 江蘇省鹽城市市場監督管理局

引言

隨著計算機、互聯網技術的不斷發展，計算機及其配套設備在社會生產各行各業中的應用越來越廣泛，企業生產、人們生活產生的各種信息數據被大量匯集在網絡上，這些信息成為企業發現商機、提高經濟價值的關鍵。為了處理這些信息，計算機信息處理技術成為提升辦公效率實現辦公自動化的關鍵技術，成為企業辦公室工作人員必須掌握的基礎技能之一。

1 常見的計算機信息處理技術

1.1 文字處理技術

文字是辦公工作中最常見的也是最基本的工作之一，因此，針對文字進行處理的也是最常見的、基礎的計算機信息處理技術。目前，市場上最常見的文字處理軟件就是微軟的Word、金山的WPS、openoffice等，主要作用是對文字進行排版、格式化、模板化等處理，有效提高辦公人員的工作質量和效率，使企業辦公進入電子化階段。

1.2 數據處理技術

海量數據的有效處理是辦公工作自動化最大的訴求，因此，數據處理技術也就成為計算機信息處理技術中的關鍵。大數據時代，無論是企業自身創造的海量數據，還是市場、客戶活動產生的海量數據，其中都蘊含著對企業而言意義重大的信息，是企業在市場中生存、發展的基礎和關鍵，及時進行挖掘、及時進行利用能夠有效提升企業的核心競爭力，幫助企業規避掉不必要的風險，推動企業更加健康地發展。目前，市面上最常見的數據處理軟件就是微軟的Excel，具備數據采集、存儲、計算、分類、歸并等多種功能，在企業辦公工作中發揮了重要的作用。市場上的DPS、origin等數據處理軟件通常應用于具體的專業領域，比如專業函數繪圖等，專業性較強，這足以說明在各行各業中都已經離不開數據處理技術及其相關軟件。

1.3 圖文處理技術

圖文處理需求是近幾年才出現的，最初辦公工作人員對圖文處理的需求是將零散的信息以圖片的形式展示，或將表格內的數據以圖像的形式展示，或將表格、圖像、文字組合展示，或根據需求插入音頻、視頻，實現圖文展示效果的最大化。隨著PowerPoint應用的興起，辦公工作人員提交總結報告、上級領導開分析會議、產品部門講解產品等活動中都開始應用PPT，對PPT的畫面也開始有了美觀度、整潔度方面的要求，大幅度提升了辦公工作人員的創造能力和審美能力。

1.4 圖片處理技術

隨著市場競爭的日趨激烈，企業開始在各種宣傳渠道中投入大量的資金和精力，大型企業有財力將設計、宣傳工作交給聘請的專業設計團隊，中小微型企業往往沒有這樣的財力，一些小型活動的宣傳物料需要企業辦公工作人員自己進行設計和處理，因此，海報、易拉寶、投屏等宣傳活動的大量開展也使得對圖片處理技術及軟件的需求開始上升。目前，圖片處理領域中既有專業的Photoshop、Picasa等軟件，也有大眾化、操作更加簡單的美圖秀秀等軟件，能夠充分滿足辦公工作人員的需求。

2 計算機信息處理技術在辦公自動化中的具體應用策略

2.1 提高辦公工作人員的綜合素養

信息化時代背景下，計算機信息處理技術應用在辦公工作中已經成為必然，是辦公實現自動化的核心技術，這就對辦公工作人員提出了更高的要求，要求工作人員必須熟練掌握文字處理、數據處理、圖文處理或圖片處理技術中的一種或幾種，能夠熟練應用相應的技術軟件處理企業運行過程中遇到的日常工作和特殊問題。因此，企業要想方設法提高辦公工作人員在這方面的綜合素養，外部招聘和內部培養工作缺一不可，信息處理技術上的培訓和工作意識上的提升要雙管齊下，要引導辦公工作人員主動學習先進的計算機信息處理技術，提高他們的專業水平，提高企業辦公的質量和效率。以人力資源管理條線上薪酬模塊工作人員為例，為了高效處理每個月的企業薪酬計算工作，工作人員必須熟練掌握Excel電子表格軟件的公式功能，保證薪酬計算的質量和效率，不耽誤企業員工薪資的正常發放。

2.2 提高企業辦公信息網絡安全水平

計算機信息處理技術的應用推動了企業辦公的自動化，提高了企業辦公工作人員的工作效率，也為企業信息網絡安全帶來了一定的隱患。在企業計算機與互聯網連接的狀態下，企業保存在計算機和局域網上的信息始終處于暴露的威脅之下，一旦防火墻被木馬、病毒、黑客攻克，企業的信息會成為他人非法牟利的工具，嚴重損傷企業的自身利益。因此，企業在推動辦公自動化的同時，要積極提高辦公信息網絡的安全水平，從硬件、軟件兩個方面入手提高企業的信息安全等級。在硬件上企業需要升級辦公計算機、數據交換機、辦公室網絡等部分，保證企業辦公的順暢和安全；在軟件上企業要運用身份認證、密鑰加密技術等信息安全技術，提高企業信息的防護等級，為相關人員設置不同信息查閱、使用、修改的權限，保證管理人員的優先權，提高企業信息的安全性，最大程度上避免信息外泄。除此外，企業還要做好工作人員的安全意識培養工作，要求工作人員遵循安全管理制度，不用辦公計算機登錄來源不明的鏈接或網站，不用辦公計算機看影視劇、玩游戲，不在辦公計算機上使用不明來源U盤，保護計算機及企業網絡安全。

2.3 構建更加完善的辦公自動化框架

企業辦公自動化程度的提高離不開完善的辦公自動化框架，企業要加大對自動化框架的構建投入，為辦公工作人員提供操作更加簡單、效率更高、流暢度更佳的工作平臺，輔助辦公工作人員的日常工作。以企業銷售部門的業務統計工作為例，業務統計工作人員需要每天將銷售部門的實際銷售數據進行分析和匯總，提交管理領導處備用，在沒有與銷售后臺數據庫連接的辦公框架時，銷售數據的匯總工作就要占據工作人員的大量時間，數據的有效性和準確性還不能得到有效保證；當銷售后臺數據可以實時導出時，工作人員能夠將更多的精力和時間放在業務數據分析環節，為后續銷售任務提供更有效的數據支持。

2.4 升級企業網絡帶寬開展視頻會議

企業在發展過程中總是離不開各種會議，總結會議、分析會議、規劃會議等。這些會議往往會消耗大量的時間，導致參會人員身心俱疲，分公司分布多地區的情況，參會人員往來、住宿、餐飲還是一筆額外的開支，增加了企業內部運行的成本。因此，企業要積極升級網絡帶寬，打造適合企業使用的視頻會議渠道，這樣既提高了會議的效率，也能夠降低參會人員的疲勞程度，節省一筆企業運行成本。

3 結束語

在信息化時代的背景下，計算機信息處理技術在企業辦公自動化中的應用已經成為必然，能夠有效提升企業辦公質量和效率，節約企業內部運行的耗時和資金消耗，減輕辦公工作人員在重復工作上的壓力，促使工作人員將更多的精力和時間花費在更有益于企業發展的環節，提高企業的核心競爭力。因此，企業要積極加強對工作人員的培訓培養，提高企業辦公網絡信息安全水平，構建貼合企業辦公需求的自動化框架，使辦公自動化真正得以實現。