檔案信息化建設與檔案管理的思考

尹娟 南水北調東線江蘇水源有限責任公司

引言

檔案信息化主要是升級檔案保存的方式，將傳統的實物保存模式轉化成為數據化的信息保存模式，是讓檔案管理實現長期保存的重要方式，也讓檔案的查找和共享更加便利，有效提高檔案管理的效率，目前大多數地區的檔案管理都實現了較好的信息化管理，但是還是有很多的檔案管理部門在實施檔案管理的時候受到其他原因的影響，導致信息化管理的效果并不理想，下面將對這些影響檔案信息化建設與管理效率的因素進行詳述，并對檔案信息化建設與檔案管理的有效措施進行思考研究。

1 影響檔案信息化建設與檔案管理效率的因素

1.1 對檔案信息化建設缺乏正確的認識

要想實現檔案管理的信息化建設與管理就必須摒棄傳統的檔案管理方式，對管理概念進行重新認識，但是很多的方案管理人員對新管理概念的認識不足，導致檔案信息化建設和管理不能有效實施。信息化管理對檔案管理具有非常重要的作用，不但能使檔案管理部門的工作效率大大提升，而且讓檔案實現更加方便的查閱和管理，讓相關的工作人員的工作內容大大減少，也為需要資料的人節約查閱時間，信息化技術的應用，也讓檔案管理人員之間實現檔案的共享，有效提升整個部門的工作效率。但是很多的檔案管理人員意識不到信息化技術對自身工作的積極作用，嚴重影響檔案管理的發展。

1.2 對信息化檔案的使用觀念不正確

很多的檔案管理人員對信息化數據的運用思想不正確，也是嚴重影響檔案信息化建設和管理效率的重要原因。很多的檔案管理工作人員還保留著舊式的思想，認為檔案建設和管理只是將檔案建立并長期存在檔案局中，便于查閱，這種思想與現代化的檔案管理思想完全不同，現代化的檔案管理主要目的在于實現資源的共享，是充分利用檔案來滿足人們的需求，應該盡量提升檔案資源的查閱率，讓檔案發揮自身的作用。很多的檔案管理人員還沒有完全理解這種新式的管理概念，嚴重影響檔案信息化的發展，讓檔案管理水平難以得到有效的提升。

1.3 檔案管理部門的信息化的水平不同

目前我國大多數地區都能很好地實現檔案信息化的管理，但是還是有部分地區缺少信息化的條件，再加上很多的管理人員的專業管理水平也不高，導致這些地區的檔案信息化管理水平偏低。一些經濟條件較高的地區已經實現了計算機信息化的檔案管理，但是經濟水平較差的地區還在使用單機檔案管理，信息化水平的不同嚴重影響了檔案信息化的建設和發展，使得資源不能實現最大程度的利用，失去了現代化檔案管理的意義。

2 有效加強檔案信息化建設與檔案管理措施的思考

2.1 加強對數據化檔案信息的管理

隨著檔案信息化建設的不斷發展，越來越多的檔案被信息化輸到網絡中，所以加強對網絡信息化檔案的管理成為了非常重要的工作。現代化的電子形式的檔案使得管理更加便利，利用價值也在逐漸提升，要想實現數據化檔案信息的有效管理必須建立一個完整的檔案管理組織，讓電子檔案的管理更加專業化，相關的檔案管理人員應該及時處理電子檔案，及時記錄、處理和保存，保證電子檔案的及時性，對于一些需要長期保存的檔案，應該及時進行檔案的備份，避免檔案的流失現象發生。

2.2 創建網絡化檔案管理形式

首先應該建立檔案網站，利用計算機網絡的特征實現公眾服務平臺的建立，為人們提供更加優質的檔案管理合查閱的服務，實現檔案網站的合理利用；然后是對網絡化檔案的安全管理，應該盡量配備比較高端的硬件設備，提升信息化檔案的安全性能，讓檔案實現更好地管理，硬件設備還應該盡量滿足共享要求。只有做到以上兩點才能有效創建網絡化的檔案管理形式，增強網絡檔案管理的可靠性和安全性。

2.3 提升檔案管理人員的專業水平和綜合素質

在現代化的信息化檔案管理中，管理人員的專業水平和綜合素質也是提高管理水平的關鍵。在進行檔案管理人員選拔的時候，應該注重審核，確保管理人員對檔案管理概念的正確認識，盡量選擇專業水平較高的人員，要求會進行檔案的接收和保存，具有一定的計算機應用能力；還要對在職的管理人員進行定期的專業培訓，對檔案管理技術進行實時的更新，保證管理人員的管理水平能夠滿足檔案管理發展的需求，還要注重管理人員的綜合素質的培養，保證每個工作人員都能具有足夠的服務精神；檔案管理部門可以根據實際情況進行崗位競爭機制，調動工作人員的積極性，讓他們發揮自己最高的水平，實現檔案管理的有效提升。

3 結語

綜上所述，是本人對檔案信息化建設和檔案管理影響因素的分析，并提出相應的加強檔案信息化建設與管理的有效措施，只有加強電子檔案的管理和保存，創建網絡形式的檔案，提高檔案管理信息化的手段，讓相關的工作人員提升自身的專業水平和綜合素質，才能實現信息化檔案的建設和管理，才能體現出現代化檔案管理的重要價值所在。