加強衛(wèi)生院檔案管理 落實檔案管理規(guī)范化

李順柏 承德市平泉市小寺溝中心衛(wèi)生院

檔案是衛(wèi)生院各項工作開展的有效記錄，加強衛(wèi)生院檔案管理是推動我國基層醫(yī)療發(fā)展的必由之路。規(guī)范化的檔案管理制度不僅可以提升基層工作人員的工作能力，縮短基層工作人員的工作時間，還是衛(wèi)生院整體工作效能全面發(fā)展進步的重要標桿。因此，在衛(wèi)生院檔案管理中要切實加強規(guī)范化管理意義的理解，發(fā)現(xiàn)規(guī)范化管理存在的問題，并積極探索有效的對策措施。

一、衛(wèi)生院檔案規(guī)范化管理的意義

檔案規(guī)范化管理是利用科技或制度手段增加管理效能，對我國醫(yī)療體系建設(shè)的提升方面具有重要的意義，具體體現(xiàn)在：

（一）可以顯著提升我國基層衛(wèi)生院的管理服務(wù)能力

作為我國醫(yī)療體系的重要支柱，衛(wèi)生院在我國具有重要的地位，而檔案作為衛(wèi)生院運行過程中的主要記錄方式不僅包含基層群眾的醫(yī)療病歷還包括醫(yī)務(wù)人員的職工、財務(wù)等基本信息，基層設(shè)施登記表等重要資料，其重要性不言而喻。增加檔案管理水平是加強我國衛(wèi)生院管理建設(shè)水平的前提、也是首要目標。只有做好檔案規(guī)范化管理、存儲和高效使用才能真正意義上發(fā)揮其重要作用。

（二）為我國醫(yī)療體系和基層醫(yī)療服務(wù)建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)

作為基層醫(yī)療體系的衛(wèi)生院機構(gòu)，要想確保各項工作能夠平穩(wěn)有序的推進，在實際的管理過程中，需要注重做好檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容，由此充分體現(xiàn)出檔案管理工作的質(zhì)量和效能，這樣可以促進基層醫(yī)療服務(wù)工作取得更加良好的進展，為我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的良性發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。與此同時在實踐的發(fā)展過程中，也可以優(yōu)化和完善相對應(yīng)的實施策略和發(fā)展模式，就是為衛(wèi)生院檔案管理工作的有序推進和綜合質(zhì)量的提升提供必要的保障，想要平穩(wěn)有序的發(fā)展運行和管理，必須建立規(guī)范化的檔案管理工作方案，對工作制度的完善是工作有章可循有法可依的基礎(chǔ)，使各項工作效率提高管理效能的前提。同時，鑒于衛(wèi)生院在我國醫(yī)療系統(tǒng)的基礎(chǔ)地位，建立衛(wèi)生院檔案規(guī)范化管理制度也是服務(wù)于整個醫(yī)療體系的大政方針，對醫(yī)療系統(tǒng)的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)創(chuàng)造了環(huán)境，是我國醫(yī)療體系又好又快發(fā)展的必由之路。

二、衛(wèi)生院檔案規(guī)范化管理存在的問題

當前我國衛(wèi)生院檔案管理規(guī)范化進程受阻主要由于存在以下問題：

（一）基層機構(gòu)檔案管理體系缺位

作為基層機構(gòu)的衛(wèi)生院具備事務(wù)繁雜瑣碎的特點，若要想合理開展規(guī)范化檔案管理，首先要明確科學(xué)性的規(guī)范化檔案管理體系。然而從實際情況出發(fā)，基層機構(gòu)缺乏合理管理體系的現(xiàn)象頻發(fā)，規(guī)范化管理體系的缺位，對衛(wèi)生院檔案管理規(guī)范化發(fā)展的步伐造成了阻礙，也影響了我國醫(yī)療系統(tǒng)的基礎(chǔ)建設(shè)進程。

（二）基礎(chǔ)機構(gòu)缺乏必要的設(shè)備儲備

隨著現(xiàn)代化浪潮的推進，數(shù)字信息化技術(shù)充斥著人們的生活，衛(wèi)生院想要實現(xiàn)規(guī)范化智能化的檔案管理，僅憑人力是無法管理日益增多的基層醫(yī)療體系檔案的，借助高效智能的科技手段是必不可少的途徑。但是基層機構(gòu)往往缺少對高新技術(shù)的利用意識也缺少現(xiàn)代化設(shè)備，依然慣用僵化的以人力為基礎(chǔ)的管理模式，不僅是對人力資源的浪費，也無法充分服務(wù)基層群眾。

（三）基礎(chǔ)機構(gòu)缺乏必要人才儲備

衛(wèi)生院檔案管理始終離不開人的參與，在這樣的背景之下，針對基層管理人員來說，在實際的管理過程中，需要充分做好相應(yīng)的人才儲備和優(yōu)化完善工作，但是基層工作團隊人員素質(zhì)參差不齊，因此導(dǎo)致衛(wèi)生院在檔案管理工作中往往存在不同程度的問題，同時對于各項工作的規(guī)范有序的推進都會造成十分嚴重影響，不具備良好的人才支撐作用。基層管理人員的能力始終是衛(wèi)生院檔案規(guī)范化管理的決定因素，但從基層機構(gòu)的管理人員很多并不沒經(jīng)過體系化的培訓(xùn)，能力嚴重不足。這樣的基層管理工作人員往往無法充分解決基層的繁雜事物，面對更加棘手的技術(shù)類問題就更加無法充分發(fā)揮管理效能。這種低效率高冗余的工作方式進而對整個基層工作環(huán)境產(chǎn)生了較大的影響，使基層衛(wèi)生院無法充分完成上級下發(fā)的各項指令和任務(wù)，使規(guī)范化管理淪為了一紙空談。

（四）基礎(chǔ)機構(gòu)缺乏有效管理意識

即便擁有技術(shù)人才儲備和各項設(shè)備，衛(wèi)生院工作能否科學(xué)有效的執(zhí)行下去，依然受到管理人員的思想的制約。當前我國的基層處于改革的轉(zhuǎn)型期攻堅期，很多基層管理人員在實際的發(fā)展過程中，并沒有充分體現(xiàn)出檔案管理的規(guī)范性和完善性，在實際的基層管理方面缺乏應(yīng)有的管理意識和管理效能，并沒有充分認識到管理工作的重要性和必要性，因此基礎(chǔ)機構(gòu)的工作效能和應(yīng)用價值不能得到充分的體現(xiàn)，這對于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的良性發(fā)展和各項工作的順利進行，都會造成不同程度的影響和限制。無法意識到檔案規(guī)范化管理的重要意義，面對檔案規(guī)范化管理所提出的新要求新對策新指令消極應(yīng)對。

三、衛(wèi)生院檔案規(guī)范化管理的優(yōu)化措施

（一）制定科學(xué)高效管理體系

衛(wèi)生院想要建立檔案管理規(guī)范化必須依仗科學(xué)高效的管理體系，根據(jù)不同基層的地域特色因地制宜建立規(guī)章制度，在實踐中積極調(diào)整對策，保證制度有效落實，嚴格把控制度落實情況，保證衛(wèi)生院檔案管理規(guī)范化進程穩(wěn)步展開。要求工作人員以規(guī)章制度出發(fā)，工作有章可循，按照工作規(guī)章合理完成檔案的整理、搜集、備案、保護工作以及新型檔案系統(tǒng)研發(fā)工作，做到高效整合現(xiàn)有資源的同時要進一步具備應(yīng)用的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，要注重做好高效管理體系的優(yōu)化和完善工作，制定出更切實可行的管理方案和管理策略，使各項工作更切實可行，對于相對應(yīng)的資源和材料進行科學(xué)合理的利用，以此為管理質(zhì)量、管理效率的有效提升奠定堅實的基礎(chǔ)。在新時代背景下需要更加關(guān)注已有資源的同時，也要兼顧創(chuàng)新型發(fā)展，實現(xiàn)衛(wèi)生院檔案管理規(guī)范化升級。

（二）完善檔案管理設(shè)備

隨著信息化技術(shù)的普及，單純依靠人力勞動完成復(fù)雜的檔案管理工作已經(jīng)不再必要。因此，應(yīng)組織相關(guān)基層部門向積極上級反應(yīng)落實新設(shè)備，組織各基層部門整合資源建立高新技術(shù)部門，利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等高新技術(shù)，確保各類技術(shù)能夠在實踐的過程中實現(xiàn)優(yōu)勢互補，這樣可以為各項工作的有序推進和工作質(zhì)量工作效率的提升提供必要的保障，同時工作人員也可以通過各類技術(shù)的有效應(yīng)用和技術(shù)融合優(yōu)勢的發(fā)展，降低工作人員的負擔能力，在工作人員的工作效率，工作質(zhì)量方面不斷的改進和完善，以此體現(xiàn)出檔案管理工作的規(guī)范性和完善性，同時在檔案管理制度和優(yōu)化模式方面需要不斷的創(chuàng)新完善，進而使檔案管理工作體現(xiàn)出更加良好的技術(shù)支持和綜合作用。降低工作人員負擔、提供工作人員效率、增加檔案管理的規(guī)范化、制度化，這樣才能順利推進各項工作，使相關(guān)內(nèi)容能夠體現(xiàn)出良好的優(yōu)勢和效能。實現(xiàn)管理水平和管理效率兩手抓，激活檔案管理的真正作用。在現(xiàn)代化技術(shù)普及的當下，能否實現(xiàn)辦公自動化已成為衡量基層辦公能力的重要指標，在這樣的大環(huán)境下，衛(wèi)生院檔案管理也應(yīng)該積極響應(yīng)號召創(chuàng)新推行無紙化辦公技術(shù)，建立規(guī)范化的衛(wèi)生院檔案管理操作系統(tǒng)，為檔案管理規(guī)范化實施添磚加瓦。

（三）提升管理人員專業(yè)水平

為保證信息化技術(shù)的有效推行，需要大量的技術(shù)型人才，在具體的操作過程中，要注重做好管理人員的優(yōu)化和完善，工作時期嚴格按照相關(guān)的操作規(guī)范和指引，順利推進各項工作內(nèi)容，在具體的操作過程中，使其專業(yè)技能業(yè)務(wù)水平得到顯著提升，并且確立長效培訓(xùn)機制，使其得到定期的教育培訓(xùn)和考核，進而在更大程度上提升崗位勝任能力，在自我工作實踐中可以充分完成相對應(yīng)的工作目標，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作順利進行，并取得更加良好的優(yōu)勢和成效，提供必要的人才保障。提高管理人員的技術(shù)水平已刻不容緩，因此要確立人才引進機制，在實踐的過程中結(jié)合檔案管理的實際人才需求，而引進高質(zhì)量的人才同時做好相對應(yīng)的培訓(xùn)和考核，著重做好各類問題的應(yīng)對和處理，以此體現(xiàn)出綜合效能，為檔案管理水平的提升奠定堅實的基礎(chǔ)。面對這樣的問題，建議從兩方面著手，首先可以從社會上招聘具備該技術(shù)的人員從事管理工作，或者可以對在職的衛(wèi)生院檔案管理人員進行職業(yè)化再培訓(xùn)。面對數(shù)字化浪潮，只有擁有信息化技術(shù)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理人員才能應(yīng)對愈發(fā)龐大工作壓力，才能讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案信息化建設(shè)具備實際意義。

（四）提高檔案管理思想認知

想要真正讓基層衛(wèi)生院檔案管理規(guī)范化穩(wěn)定實施就必須做到提升整體管理決策人員的思想水平，從思想水平出發(fā)，改變管理人員對新技術(shù)的錯誤認識，改變管理人員不作為亂作為的現(xiàn)象。從法制層面出發(fā)，要確保相關(guān)工作人員對于檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度進行充分的明確，并且在充分具備應(yīng)有的法律法規(guī)意識的基礎(chǔ)之上，使檔案管理工作嚴格按照相對應(yīng)的法律內(nèi)容順利推進，確保檔案管理工作更加安全可靠，使機密檔案得到充分的防護和安全保護，同時在檔案管理的規(guī)范性，完善性方面也要不斷的強化，進一步提高管理的綜合效能，是各項工作規(guī)范完善，不斷優(yōu)化和改進，進而確保相關(guān)檔案管理人員可以在思想認知和戰(zhàn)略保障方面得到顯著增強，進而確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作取得更加良好的優(yōu)勢和效能，為我國檔案事業(yè)的良性發(fā)展奠定基礎(chǔ)。讓工作人員意識到檔案管理規(guī)范化的重要意義，幫助工作人員認清形勢的緊迫性與工作的必要性。

四、結(jié)語

總之，檔案管理規(guī)范化建設(shè)是基層衛(wèi)生院建設(shè)的重要一環(huán)，加強檔案管理規(guī)范化建設(shè)具有劃時代的重要歷史意義。基層衛(wèi)生院的檔案管理規(guī)范化程度很大程度上可以反映我國基礎(chǔ)建設(shè)的完善程度，是我國戰(zhàn)略改革的重要的一步，也影響著基層群眾的日常生活。