基于信息技術的普通公路養護電子文件管理體系探究

周國偉 劉發水

（1.福建華閩通達信息技術有限公司，福建 福州 350000；2.福州市公路事業發展中心，福建 福州 350102）

一、電子文件的產生和發展

近年來，以互聯網、物聯網和大數據為中心的信息技術，為公路行業的發展提供了新的契機。在信息化背景下，利用新技術收集、加工及傳輸工程信息，并指導和控制工程物質流，已成為普通公路養護工程管理的必然趨勢。

電子文件的產生是人類信息記錄的革命。與以往信息存儲不同，電子文件在記錄方式、記錄載體等方面有更深刻、廣泛及實質的意義。目前電子文件在應用層次上主要以“雙軌制”為主，電子文件推動紙質文件發展，并以紙質文件完善電子文件管理。盡管各機構具體情況不盡相同，但都對電子文件標準化提出了要求。2016年12月國家檔案局、國家發展及改革委員會發布的《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》提出了電子檔案的形成、管理、歸檔等方面的管理要求及系統功能需求，有利于促進項目信息化管理、大數據應用的發展。在此背景下，電子文檔在公路工程設計、建設、歸檔等方面都作出了一些有益嘗試。

目前，電子文件在公路養護上的應用還處于初級階段。通過全面探討電子文件在普通公路養護方面的實現模型、節點流程及管理標準，建立高效適用的普通公路養護電子文件管理體系具有重要意義。

二、公路養護電子文件管理模型

信息技術的廣泛應用使電子文件的管理流程、環節較傳統紙質文件都發生了變化，而明確公路養護項目電子文件管理的流程、環節，是建立基于電子文件的普通公路養護體系的基礎。因此，以OAIS模型為基礎概念模型，根據公路養護工程的特點梳理各個流程、環節的管理標準，構建普通公路養護電子文件管理模型如圖1所示。

圖1 普通公路養護電子文件管理模型

（一）信息攝入和采集

在公路養護工程中，信息采集主要是通過養護文件室從建設、施工、監理等參與公路養護單位接收提交信息包(SIP)并準備內容，以便能夠在電子文件系統中存儲和管理信息。具體功能包括接收SIP包、確認子SIP包質量、生成符合檔案系統數據格式和文件標準的存檔信息包（AIP）、從AIP中抽取出描述信息存入檔案數據庫，以及協調檔案存儲和數據管理的修改工作。

電子文件的形成需保證數據客觀真實、完整安全、及時有效。在普通公路的養護過程中，提交的數據包括對已形成紙質文件的電子化處理、養護工程過程數據的人為輸入、通過前方圖像自動檢測及智能設備上傳的物聯數據、自動引用的其他關聯系統數據等。這些技術的應用極大降低了工程管理的工作量，也保證了數據有跡可循。

（二）信息處理和存儲

在公路養護的基礎數據管理中，通過標準化定義數據實現統一的編碼、統一的分類和組織。以ETL架構對原始數據憑借一定規則完成抽取（Extract）、轉化（Transform），確保數據規則，同時加載（Load）到目的端，以實現數據的內在價值展。ETL可依照內置處理模型完成初始加載、增量加載、緩慢增長維、慢速變化維、事實表加載等數據集成，根據養護工程的業務需求制定相應的加載策略并維護。在公路養護工程中，根據巡查數據實施公路技術狀況評定的數據處理需在該環分完成。

電子文件的存儲的功能包括：從攝入數據接收AIP，并存儲到統一的存儲系統數據庫中實現數據的共享，并管理存儲系統的組織結構，根據具體的電子文件管理需求及其他相應的數據業務需求操作存儲數據，開展日常的維護工作和特殊錯誤檢查、提供特殊情況下的災難恢復能力，同時為用戶端提供API，以實現文件的提取利用。

（三）信息保證和應用

電子文件是有組織的信息集合體，依賴信息化環境實現存取功能，要求管理模型需要能夠監測OAIS環境，保證即使在原有計算環境都退化后也能應用文件。主要功能包括評估存儲內容，周期性地提供存檔信息建議以便進行文件移植；監測管理系統的技術環境和目標用戶（DC）的服務需求及相應背景的變化。通過提供設計幫助和評價處理包（IP）的模板，形成特定的SIP和AIP，保證信息能夠被利用和移植。同時，需建立相應的備份數據，在特殊情況下保證數據的安全性和完整性。

電子文件需要在完成紙質文件的職能的同時，充分發揮電子數據靈活的特點。在電子文件管理體系中，養護工程的文件檔案工作可以從原始的手工操作、查詢、翻閱中脫離出來，通過計算機檢索、信息下載及打印等。同時，靈活的電子化記錄數據可以作為大數據技術的底層數據，根據用戶的需求提供相應的數據展示和決策支持業務功能。

二、公路養護電子文件管理需求

通過公路養護電子文件的管理模型，結合普通公路養護的特點梳理電子文件管理體系的要求。

（一）電子文件形成流轉功能需求

1.使用數據自動采集設備或掌上輸入設備采集數據

普通公路養護作業實施過程中產生大量的文件是管理數據的載體，是工程信息化管理、大數據應用的重要基礎。在智能設備大量應用到公路巡檢和養護工程施工背景下，電子文件的形成應借助物聯網技術，使用數據自動采集或掌上輸入設備采集數據，有效提高數據采集的效率和準確性，確保所形成電子文件的質量和效率，進而從源頭保障電子文件及其記載數據的準確性，為形成優質電子檔案及工程建設項目信息化管理的底層數據奠定基礎。

2.內置統一、規范的施工用表

公路養護管理有一套對應的用表規則，是公路養護工程所形成的科技性文件的主要組成部分，也是工程數據最主要、最直接的載體。因此，電子文件管理需內置一套科學、規范、統一的管理用表，是形成優質工程電子文件、電子檔案的基礎，也是工程信息化、大數據應用的關鍵。此外，系統應內置表格填寫示例，指導、規范工程數據的錄入。

3.建立分解至工序級的工作結構分析（work break structure，WBS）方案

合理的分類方案是實現電子文件前端控制的核心。電子文件管理體系需要統一的結構劃分，因此應建立分解至工序級的WBS方案，并將各部位的管理用表與WBS工序節點逐一匹配，實現對電子文件形成、流轉的量化管控，也為以WBS計劃為基準，實現信息化文件管理與項目管理的集成、項目管理的組織集成、完整的管理業務集成的養護項目信息化管理方法奠定了基礎。此外，工程數據應可以從對應的表格中提取，確保數據引用、匯總的準確性和便捷性，進而保證所形成的相關文件數據的準確性。

4.電子文件的在線流轉

系統應按照工程實際工作流程，內置流程引擎，實現電子文件的在線流轉、審批，進而實現對電子文件流轉的有效控制，提高電子文件的形成、流轉效率。

（二）元數據及信息包形成需求

1.元數據

電子文件的過程信息、版本信息、背景信息是大數據環境下實現對電子文件形成和管理過程的追溯，以及滿足知識管理需求的重要信息。在建立公路養護電子文件管理體系時，要求能夠及時、有效、完整地捕獲相關元數據。在項目管理領域，電子文件所記載的管理數據是項目管理信息化、大數據應用的基礎，其背景信息的描述十分重要。在電子文件管理體系中，建議自動捕獲或人工著錄的元數據應包括儀器設備、作業環境、數據采集軟件、樣品等工程業務背景信息。

2.信息包的形成

目前，采用封裝的方法是解決電子文件與其他相關信息包的常用方法，且《電子檔案移交與接收辦法》（國家檔案局檔發〔2012〕7號）第七條提出“元數據應當與電子檔案一起移交，一般采用基于XML的封裝方式組織檔案數據”。此外，國家檔案局已出臺了電子文件封裝行業標準《基于XML的電子文件封裝規范》（DAT 48-2009），因此應遵循DAT 48的要求，采用基于XML的電子文件封裝方式將電子文件與其他信息關聯，形成電子文件信息包。

（三）電子簽名的技術要求

建議采用實體印章與電子印章相結合的技術，通過紙質文件的蓋章與電子文件的電子簽章相結合，當實體印章在文件相應位置蓋章時，系統能夠識別簽名者的實體印章，并在相應蓋章部位為電子文件附上電子印章。該技術的應用不僅能夠防止電子文件被修改，保證其真實性、完整性，而且能夠通過識別實體印章確認蓋章人的身份，防止代簽現象的發生，適用于業務復雜的普通公路養護管理工程。

三、公路養護電子文件建設內容

要完成公路養護方面的電子文件管理體系研究，需要從電子文件的用表規范、電子文件的流轉控制及相應的基礎管理方面進行內容建設。

（一）公路養護管理用表規范

1.設計公路養護管理用表樣式

制定涵蓋普通公路養護從巡查、養護計劃到養護工程施工管理全過程的所有表格樣式，包括公路巡查用表、技術評定用表、養護施工管理用表等。

2.編制公路養護管理用表目錄

研究包括公路一般日常巡查檢測記錄文件目錄、養護施工項目土建工程施工文件目錄、實測項目質量保證資料目錄等。

3.明確公路養護管理用表填寫規范

明確公路管理用表的填寫要求和規范，提供養護工程中常見文件管理所涉及的用表填寫示例供參考，最大程度縮小表格使用者的理解誤差。

圖2 電子文件過程管理及控制主要內容

4.梳理公路養護管理用表流轉要求

梳理各管理用表記錄的責任主體和相關的文件流轉程序，以及具體的編制、簽章、簽轉等過程節點。

（二）公路養護電子文件過程管理及控制規范

主要建設內容包括：明確文件管理目標，梳理文件種類及格式，確定行文規則，確定文件擬制、辦理及組織管理的要求，明確業務分類、文件架構及代碼表，確定處置計劃，明確檢查考核要求。具體過程管理流程圖如圖2所示。

（三）公路養護電子文件基礎管理

明確普通公路養護電子文件管理中的規范和流程后，需要進一步明確電子文件的基礎管理需求，該部分內容是電子文件管理體系系統化建設的內在需求。

1.電子文件管理流程方面

明確電子文件捕獲登記、分類組織、鑒定處置、統計管理、存儲保管和檢索利用的需求。

2.文件管理配置方面

明確文件分類方案、保管期限與處置表、文件類型的配置和維護等要求。

3.安全管理方面

明確身份認證、權限管理、審計跟蹤、數字簽名等需求。

四、結語

普通公路養護過程中形成的大量文件是實施公路項目管理的重要基礎，以過程文件為依托建立的管控體系對公路養護管控有現實指導意義。充分利用信息技術的紅利，對文件進行規范化和電子化建設，是實現項目管理信息化的必由之路。通過建立全面的電子文件管控體系，以客觀、真實、清晰的過程信息決策指導普通公路養護，是未來的發展方向。