醫院人事檔案管理現狀及優化措施探索

文/河源市婦幼保健院 廖惠芳

醫院人事檔案是醫院在人才引進和管理過程中形成的，記錄著職工個人經歷和德才表現，為人力資源管理提供重要的信息依據。進一步加強醫院人事檔案管理工作，是實現醫院人力資源配置最優化的關鍵一環，對推進醫改工作落實十分重要。但是從客觀維度上講，受多重因素影響，當前階段的醫院人事檔案管理仍舊存在些許不足，相關課題研究備受關注。

一、醫院人事檔案管理價值

人事檔案作為醫院重要的信息資源財富，記錄著員工個人經歷和社會實踐，并反映了他們的業務能力、工作表現、實戰業績等，是醫院管理工作的重點項目。知識經濟時代，人才是推動社會發展的中堅力量，人事檔案作為重要的智力資源，是實現醫院良好發展的基石。而人事檔案管理作為人力資源管理的有機組成部分，記錄著各類人才的基本情況，為人才考核評估、培養使用提供了重要依據，有助于人盡其才，并對醫院系列管理工作開展起到了風向標的作用。基于此，醫院人事檔案管理完整、客觀的信息供給，是個人晉升、評優的歷史性依據，推動了內部考核公正性，激發了員工工作積極性，繼而奠定了醫院可持續發展基礎。同時，人事檔案所歸集的資料具有機密性、政治性，交由專門的部門進行管理，增強了職工對醫院的信任感，保障了系列管理工作順利實施，促進了醫院穩定發展。正是基于人事檔案管理的多重價值，人力資源管理對進一步推動醫療衛生體制改革至關重要。

二、醫院人事檔案管理現狀

隨著我國醫療衛生事業的持續發展，醫院人事檔案管理發生了不同程度的變化，在取得了階段性成效的同時，受多重因素影響，其中仍舊存在些許客觀問題亟待解決。具體而言，面對愈加豐富的人力資源構成，醫院人事檔案管理科室所匯集的信息資料趨于多樣性、復雜化，其本身作為一項專業性強的工作，對專業人員提出了更高的挑戰。但是目前不少醫院人事檔案管理隊伍專業水平不足，對上級文件要求的跟進不及時，主動服務意識薄弱，降低了信息資源的利用效率，且在一定程度上限制了該項工作的持續優化。同時，傳統醫院人事檔案管理模式以人工操作為主，通過紙質文檔進行存儲，在編和臨時人員的檔案資料混雜，查詢起來相當不便，加之外界環境變化影響，如氣溫、濕度等，存在著較大的損壞風險。這在一定程度上加大了醫院人事檔案管理工作難度，導致信息化建設的缺失，與時代發展脫節。除此之外，醫院人事檔案管理作為一項龐雜的系統化工程，涉及很多保密性內容，日常工作組織失真，對各類信息的分類整合不力，尚未形成完善的借閱機制，可能存在泄密風險，侵害了職工利益。面對上述醫院人事檔案管理問題，其創新改革勢在必行。

三、醫院人事檔案管理優化措施

醫院人事檔案管理關系到醫院的可持續發展，是實現人力資源價值效用最大化的關鍵一環，應當得到多部門的協同支持，并依托現代科技，提升工作效率和質量。筆者基于上述分析，結合實際情況，針對性地提出了以下幾種醫院人事檔案管理優化舉措，以供參考和借鑒。

（一）優化配套措施。隨著我國宏觀社會經濟的發展，人們的生活品質得到了極大改善，健康意識及需求愈加強烈，推動了醫療衛生事業的發展。醫院作為醫療衛生服務的供給主體，迎來了前所未有的發展機遇，人力資源結構日漸豐富，并對之提出了更多、更高要求，進一步加強醫院人事檔案管理勢在必行，是積極響應國家醫療衛生事業改革，實現“健康中國”戰略目標的重要一環。在本研究案例中，作者所在的醫院共計775人，其中在編人員491人，臨聘人員283人。按照要求，本院人事科需收集整理全部在編人員的人事檔案資料，經由上級主管部門統一核定時間，歸檔成冊，同時還應做好臨聘人員相關資料的收集工作。面對如此海量、龐雜的人事信息管理，勢必會涉及較大的資源投入，包括資金、人才、技術等，以確保其最終工作成效。因此，醫院應當高度重視人事檔案管理工作的有效開展，在當前信息化大環境下，結合實際情況，逐步加大相關建設投入，改善基礎配套設施，繼而提升該項工作的效率。同時，在醫院的宏觀統籌下，加強人事檔案管理部門與宣傳部門之間的聯動，提高全員服務意識，引導他們積極配合人事檔案管理工作，從而有效緩解人事檔案管理的工作壓力，并提升歸檔材料的客觀性、真實性和全面性，為系列管理工作開展提供支持。如此，有助于推進醫院的再發展，與全體職工的切身利益緊密相關，最大限度地釋放人事檔案管理工作價值，形成良性循環機制。

（二）完善內控制度。古語有訓，不以規矩不能成方圓。對于醫院人事檔案管理這項龐雜的系統化工作而言，完善的內控制度建設是確保其持續推進的重要保障。在具體的踐行過程中，醫院完善的人事檔案管理制度體系建設，應當緊跟社會主義市場經濟體制下的人事制度改革新形勢，嚴格落實醫改新政策，在遵循其自身發展規律的基礎上，制定完善的實施規范，采取標準化流程作業，有機地將收集、歸檔、利用等各環節關聯在一起，最大限度地突出該項工作價值。根據上級文件規定，我院并無人事檔案管理保管權限，處級干部檔案由市委組織部保管，正科級干部檔案由市人社局保管，其他在編人員檔案由市衛健局保管，臨聘人員人事檔案則由戶籍所在地人才市場保管，且不統一做干部轉正定級材料、工資晉升、年度考核等相關資料。但按照要求，核定工資需核查人事檔案。因此，要建立醫院人事檔案的聯系制度，加強與人才市場之間的溝通，支持其工作開展，并善于從中吸取經驗，推動自身規范化建設。同時，建立醫院人事檔案管理制度，包括立卷、歸檔、分類、查閱以及保密等項目，規范內部操作流程，明確各部門的權限和職能，促進人事檔案材料的有效運用。另外，制定科學的審查制度，及時跟進各類職工的發展動態，全面歸集信息，保證人事檔案材料的完整性、客觀性以及真實性。尤其是在歸還檔案之后，人事檔案管理部門需對返還材料進行仔細查驗，確保準確無誤之后再重新歸檔。在完善的人事檔案管理制度保障與指引下，有助于推進該項工作的規范化、標準化發展，提高了其嚴謹性，讓其有方法可循。

（三）依托現代科技。宏觀信息化背景下，計算機、互聯網等現代科技應用愈加廣泛，為人們的生產生活帶來了諸多便捷性服務體驗，并驅動著各行業各領域的深度變革。在這樣的時代背景下，醫院人事檔案管理信息化變革勢在必行。信息技術提升工作實效性的同時，還解決了紙質檔案保存的煩擾。另外，醫院人事檔案管理系統借助信息化載體平臺的優勢，可同步匯集文字、圖片、影像等資料，促進了其完整性、全面性建設。對此，醫院應高度重視信息化建設，結合實際情況，逐步加大相關投入，積極投入先進技術設備，改善人事檔案管理設施，引導新型工作方式變革。基于此，聯合互聯網公司，加強醫院人事檔案管理軟件系統開發，不斷豐富其功能結構，有機地將之與其他業務系統聯系在一起，從而提供更為便捷的信息服務。在此過程中，依托大數據技術應用支持，通過計算機檢索的方式，了解職工特長，促進人力資源配置最優化，并了解醫院當前階段的短板所在，為人才招聘、績效考核等系列工作的開展提供全面的資料支持。同時，加強醫院人事檔案數據庫建設，借助掃描儀等先進技術設備，促進傳統檔案材料的數字化變革，并進行備份，以免遺失等現象發生。在上述支持條件下，醫院人事檔案管理科室還可成立微信公眾號，通過手機APP預約的方式，提前準備查閱者所需的資料，完成主動服務輸出，增強用戶體驗。另外，在高度開放、自由的互聯網空間形態下，要著重加強醫院人事檔案管理信息化系統的安全性建設，設置安全防火墻，并及時更新系統，避免個人信息泄露風險，維護職工合法權益。

（四）提升工作素養。知識經濟時代，人才是驅動社會發展的關鍵，對醫院人事檔案管理優化有著重要的影響作用。隨著我國醫療衛生事業的發展，醫院規模不斷擴張，業務量持續增長，人力資源配置愈加豐富，這對人事檔案管理工作提出了更為嚴峻的挑戰，尤其是信息化變革下，進一步加強專業人才隊伍建設勢在必行。綜合來講，醫院人事檔案管理專業人員不僅要掌握扎實的專業學識，還需熟悉各類政策法規，并具備良好的信息化素養，以便于更好地迎接工作挑戰。對此，一方面，地方檔案行政管理部門應定期或不定期開展多樣化的培訓活動，及時宣傳上級文件精神，促進行業學習交流活動，輔助提升醫院人事檔案管理工作質量；另一方面，醫院亦需組織業務培訓活動，充分運用績效考核結果反饋，善于總結發現人事檔案管理實踐中存在的不足或問題，明確崗位職責，強化專業人員的服務意識，協商制定更為完善的工作體系，并邀請上級單位現場指導，不斷充實人事檔案管理人員的知識素養，共享有效實踐工作經驗，提升他們的業務素質和職業素質，使之工作價值得到最大釋放。在強大的人才隊伍智力輸出支持下，勢必能夠進一步打開醫院人事檔案管理新局面。人作為獨立的行為個體，其主觀能動性釋放，是做好醫院人事檔案管理工作的關鍵。醫院應當制定系列激勵機制，樹立榜樣典范，激勵員工自主學習強化，使之自行加大對人事檔案管理優化的時間和精力投入，有助于其自我職業價值、人生價值的實現，促進雙方互利共贏。因此，醫院人事檔案管理科室亦需加強自我建設，相互鼓勵、相互學習，不斷提升職工綜合素質，突出本科室工作價值，輔助醫院實現可持續發展目標。

四、結語

總而言之，醫院人事檔案管理的有效開展十分重要和必要，作為一項龐雜的系統化工程組織，在實踐過程中，要以現階段的實際問題為導向，不斷改善配套設施，加大醫院建設支持力度，建立健全內控制度，依托現代科技支持，完成信息化改革，并注重加強專業人員素質素養建設，從而使之工作價值得到最大釋放。作者希望學術界持續關注此類課題研究，從不同視角審查醫院人事檔案管理工作實踐，及時發現其中存在的問題，并針對性地提出更多有效建議。