醫院檔案管理現狀及措施研究

文/山東省東明縣婦幼保健計劃生育服務中心 張素霞 張健

醫學一直在人類的發展中占據著較為重要的地位，在醫學不斷發展的過程中，同醫學相關的各種事物也變得越來越重要，醫院檔案管理便是其中的一部分。醫院在進行管理工作時，對于檔案管理必須重點關注。醫院檔案管理作為醫院的重要組成部分，其中涵蓋了有關病人以及各種病例的重要信息，管理人員的管理水平對檔案以及醫院的發展有著重要的作用。

一、簡述醫院檔案管理

（一）管理范圍。醫院檔案管理內容和范圍，是十分廣泛的。1.文件史料檔案。該類檔案記載了從醫院建立至今的所有大型事件以及發展過程，其整個記錄也是醫院的發展歷史。醫院重要工作和人物，以及醫院中各個醫生所作出的重要貢獻，這些都在文件史料檔案中有著較為詳細的記載。2.病歷檔案。醫院中數量最多的便是病歷檔案。每一個病人在住院期間所接受的治療以及相關的病情狀況等都會留下較為詳細的記錄。3.科研教學檔案。醫院中的每一位醫生都有自己的研究方向，醫院不僅僅是治病救人的場所，同時也是醫生之間相互學習知識的場地。故而醫院中的科研教學工作會以資料的形式記錄下來并被收藏進檔案室。4.人事檔案。人事檔案中記錄了所有的醫護人員的工作經歷以及工作能力，甚至還包括了其在工作期間所做出的貢獻等，是每一個工作人員的詳細工作史。5.其他檔案。除了上述提到的一些記錄，醫院也會保留一些紀念意義重大的獎狀、獎杯以及錦旗等物品。這些復雜且多樣化的內容都被保存在醫院的檔案管理室中，留下珍貴的記錄。

（二）價值作用。在醫院中對檔案進行管理，無論是對于醫院還是對于每一個醫護人員都有著十分重要的意義。首先，檔案管理的規范化可以成為很好的借鑒，方便院長在進行某些決策的時候可以通過相應的資料來獲得支持，從而做出最為正確的決定。另外，對于醫院的發展方向也可以有很好的建議，從而為醫院的管理打下堅實的基礎。其次，推動醫療質量的發展和醫療技術的管理。醫療是一個不斷從前人手中吸取經驗并創新的過程，故而對醫院的檔案進行管理，可以形成一條較為完整的醫療技術鏈條，從而讓醫院中的技術人員進行相關的學習，幫助醫生提升自己的醫療技術，使得整個醫院的醫療質量得到跨越式的進展。再次，也有利于醫院設備設施的管理。在醫院中，最為常見也是最為重要的便是各種機械設備。這些醫療機械設備在操作室較為復雜，而對相關的設備進行檔案登記和管理，可以對每一臺機械設備都進行相關性能和使用的分析，以此來推斷出最好的利用效果。當設備出現問題的時候，也可以通過檔案中留存的有關維修和改造的相關信息對設備進行處理，保證設備的順利運行。最后，對醫院的檔案進行規范化管理，可以讓各種醫學工作者進行相關的科研結果的發表以及醫學技術的創新，醫學家從檔案中獲得知識，同時將這些知識轉為新的技術造福人類，也可以讓醫院的決策管理更加合理化，執行起來更加科學。相關的管理工作者對所有的檔案信息進行采集和處理，形成一種科學依據，通過各種科學依據來推動醫院工作的順利開展。

二、醫院檔案管理工作的現狀

（一）檔案室管理混亂。醫院在建立的時候都會獨立設立檔案室，雖然醫院的領導者在觀念上對檔案室有著一定的認識，但是在實際的操作之中，卻沒有進行有效的分工，甚至在某些醫院中，針對檔案室的人員配備十分隨意。醫院的檔案管理人員為退休的醫護人員等，他們在檔案管理方面并沒有專業的經驗。在管理的過程中，很多管理人員對資料的珍貴程度認識不足，故而在保護方面也做得不夠好，從而使得很多珍貴資料流失。在醫院檔案管理方面，隨著科技的發展，檔案的存儲方式也在不斷地發生變化。醫院作為人員流動十分大的場所，檔案信息的采集也十分龐大。最初的紙質檔案，如照片、文件、醫護人員的人事檔案以及病人的病例等，這些都是早期檔案室中必須進行管理的文件；隨著社會的發展科技的不斷進步，檔案的載體形式以及與檔案相關的信息也在不斷地發生變化，如后期的聲像、病理切片以及計算機磁盤檔案等，這些文件雖然和傳統的檔案文件有出入，其中所蘊含的信息卻值得被收藏。但在實際的檔案管理中，很多檔案管理人員遵循著自己對檔案管理的認知來進行相關的信息處理，從而使得很多珍貴的資料流失。

（二）管理制度不健全。無規矩，不成方圓。在進行檔案管理的時候，醫院的檔案管理制度存在著一定的問題。檔案管理制度較為分散，同時管理的標準也不盡相同。不同的科室對自己的檔案管理有著不同的想法，這就導致檔案管理人員和科室的工作人員在進行資料相互交接的過程中很容易出現問題，對資料進行重復的收集，或者是醫護工作者在進行材料整理的時候對材料重要性認識不足，從而導致很多資料被隨意堆放在一起，其中有價值的資料將會在不知不覺間流失。醫院缺乏明確的檔案管理制度，管理人員也缺少和相關醫護人員的交流，這種信息的不對等以及管理制度的缺乏會造成管理人員在收集和處理信息上存在漏洞，造成檔案管理和醫院的信息管理之間存在一定的脫節，這種脫節會使得醫院檔案內容界限不明確。

（三）管理水平落后。雖然醫院在科技的發展中不斷得到提升，但是醫院的檔案管理水平依舊較為落后。很多醫院的檔案管理室依舊以較為傳統的管理方式來進行檔案的歸類，其中運用計算機網絡進行管理的檔案依舊是少數。紙質檔案占地空間大，同時在查詢的時候也十分不方便，而在維護方面也需要大量的資金來確保每一份珍貴資料的完好保存。同時，在進行管理的過程中，相關的管理人員基本上以搜集和整理檔案管理為主，并沒有對檔案中的信息進行進一步的處理。這種專業水平的落后使得醫院無法從檔案信息出發，對醫院的規模、醫療設備等進行進一步的規劃，這就導致醫院的發展受阻。

三、加強醫院檔案管理工作的途徑

（一）加強員工的認識和學習。在日常的管理工作中，醫院可以提升全體人員的檔案意識。從醫院干部到所有的醫護人員職工都需要對檔案的重要性有一定了解。首先，醫院需要加強領導階級的管理意識，醫院的發展很大程度上取決于領導層所作出的一列決策。故而領導對醫院檔案管理的重視將會推動領導階層在醫院的建設中加強對檔案管理室的建設。其次，宣傳檔案管理的重要性。醫院可以在每周的會議上或者在醫院的宣傳欄上對檔案管理進行宣傳，讓每一個醫護工作者都能認識到檔案的重要性，從而對檔案工作進行支持。最后，醫院也可以進行相關的檔案管理考核工作，通過外部力量來推動工作人員支持檔案管理工作。當醫院從領導層到員工都認識到檔案管理的重要性，便會在日常工作中支持檔案管理，推動檔案管理進一步發展。

（二）健全檔案管理制度。醫院相關領導階層和管理人員需要就檔案管理設立合理科學的制度。如對檔案的歸檔范圍進行確定。醫院管理人員需要有一份明確的檔案管理章程，明白哪些材料是需要重點收集的，哪些材料可以不用收集。同時醫院也需要就檔案管理建立一套科學的體系，從對資料的收集、整合到最后的處理和儲存等，所有的環節都需要醫院中全體醫護人員進行配合，才能讓檔案管理體系順利運行。面對不同的科室、不同的檔案資料甚至是不同的載體，管理人員也需要采取不同的管理方式。如對于紙質類的資料，檔案管理人員需要進行存儲，同時也要定期維護，而對于電子類的檔案，管理人員需要做的便是讓所有的檔案整齊有序，方便相關科研人員尋找資料。此外，檔案管理人員還需要對檔案中隱藏的資源進行開發，如一個種類的檔案可以放在一起，或者是對于有發展前景的檔案進行處理，從而提高檔案的價值。從檔案中提取信息并將其運用到實際之種，進而為醫院創造出良好的經濟效益和社會效益。

（三）提高檔案管理人員專業素養。檔案管理人員作為檔案管理中的重要人物，其專業素養對于檔案管理有著十分重要的作用。首先，醫院可以招聘相關的檔案管理人員來進行專業管理，在招聘時，醫院需要對其專業素養進行多方面的考核，從專業素養到相關的工作經驗等，都是需要考慮到的內容。其次，在醫院人才培養計劃開展的過程中，將檔案人才的培養也納入計劃之中。醫院可以挑選出一部分工作較為認真的工作人員進行培養，在不斷學習中提高專業素養，同時也可以成為醫院檔案室管理中的第一批人才，在工作的過程中也要不斷和后輩進行交流，將自己的工作經驗傳授給后輩，推動檔案管理的進步。同時，醫院也要對工作人員進行定期的短期培訓，讓所有的工作人員都明白檔案管理的工作流程以及檔案管理的重要性，以此來推動檔案管理工作。最后，醫院也可以和其他的醫院進行交流，學習他人先進的管理經驗。