論突發公共衛生事件檔案的科學管理

文/上海市靜安區疾病預防控制中心 孫晨亮

2020年1月，武漢新型冠狀病毒肺炎疫情牽動人心，全市衛生健康系統都在加緊做好防控工作，保障城市安全及市民健康。面對疫情的發生，上海市靜安區疾病預防控制中心（以下簡稱“靜安疾控”）多措并舉，全力做好防控工作。疾病預防控制中心（CDC）作為一線防疫單位，在新冠肺炎疫情防控工作中主要負責疫情監測、流行病學調查、密切接觸者追蹤調查、網絡直報、實驗室檢測和疫源地消毒等工作，在防疫工作期間形成了大量具有重大現實意義和科學價值的檔案資料。這些檔案是疾病預防控制中心抗擊新冠肺炎疫情的真實記錄，也是科學、有效防控新冠肺炎疫情的重要依據。做好這些突發公共衛生事件檔案的科學管理工作，對于疾病預防控制中心來說至關重要。

一、突發公共衛生事件檔案產生的背景

（一）突發公共衛生事件的定義。突發公共衛生事件，是指突然發生，造成或者可能造成社會公眾健康嚴重損害的重大傳染病疫情、群體性不明原因疾病、重大食物和職業中毒以及其他嚴重影響公眾健康的事件。突發公共衛生事件的處置有其自身的規律，存在著事件發生的突發性、處置時間的緊迫性、指揮決策的隨機性、人員技術的綜合性等特點。

（二）突發公共衛生事件檔案的產生。應對突發公共衛生事件處置過程中形成的各類文字、照片、錄音、錄像、電子和實物等材料，這些珍貴的材料是黨和政府領導人民抗擊疫情的真實記錄，是具有永久保存價值的突發公共衛生事件檔案，也是國家檔案的重要組成部分。

二、開展及時有效的收集工作

（一）收集工作的特殊性。新冠肺炎疫情屬于重大突發公共衛生事件。突發公共衛生事件的處置有其自身的規律。因此，這類檔案的收集整理也不能按部就班、循規蹈矩。在收集方法上，不能以固定的組織機構為主，而必須要隨著事件的發展，以各個階段的應急組織為主體進行收集。同時，根據國務院發布的《突發公共衛生事件應急條例》中嚴格規定了報告與信息發布的主體，所以疾控檔案工作者在收集材料過程中要嚴格落實各項檔案保密制度，嚴防涉密、涉敏檔案信息泄露。

（二）收集工作的重要性。針對防控新冠肺炎疫情中產生的文件材料收集工作是做好突發公共衛生事件檔案管理的重要環節和基礎手段。這些在新冠肺炎疫情防控工作中形成的各類文字、照片、錄音、錄像、電子和實物等材料是各級黨委和政府領導廣大人民群眾在抗擊新冠肺炎疫情中最真實、最全面的記錄，也是國家檔案資源的重要組成部分。通過系統、科學地收集才能全面、完整地將文件材料做到集中統一管理，提高突發公共衛生事件檔案的管理質量。靜安疾控結合自身疫情防控工作的特點與實際，明確新冠肺炎疫情防控文件材料收集內容，優化接收流程，做到隨辦隨收、應收盡收。

三、明確歸檔的范圍

（一）有針對性地開展新冠病毒肺炎疫情防控文件材料歸檔工作。靜安疾控結合疫情防控工作實際，制定歸檔范圍，具體包括：（1）各級黨委和政府及其他有關部門下發的關于疫情防控工作的文件材料。（2）各級黨委和政府領導同志關于本區疫情防控工作的重要批示、指示以及到基層調研等文件材料。（3）區及衛生健康系統建立疫情防控工作機構、協調機制形成的文件材料。（4）市、區有關領導督導本區疫情防控工作等文件材料。（5）召開疫情防控工作會議的會議記錄、紀要、決定、領導講話等文件材料。（6）有關疫情防控工作的規定、辦法、意見、通知、應急預案等文件材料。（7）有關疫情防控工作的請示、報告、批復、批示、函和復函等文件材料。（8）有關疫情防控工作的計劃、安排、措施、報表、形勢研判、統計分析、總結、大事記等文件材料。（9）有關疫情防控預案、監測方案及治療技術操作規程等文件材料。（10）反映本單位組織對新冠肺炎確診、疑似病例及密切接觸者開展衛生應急處置中形成的文件材料。（11）組織對新冠肺炎開展醫學、科學研究形成的文件材料。（12）疫情防控工作其他相關物資保障、生產和生活保障等工作形成的文件材料。（13）社會救助、捐贈及相關資金、物資調撥、分配和使用形成的文件材料。（14）新聞媒體及相關單位關于疫情防控工作的宣傳材料。（15）有關疫情防控工作的公告、信息、專報、簡報、快報等。（16）其他與疫情防控工作相關的文件材料。

（二）明確新冠肺炎疫情防控檔案歸檔工作重點。靜安疾控在歸檔檔案材料時特別重視：1.做好新冠肺炎疫情防控前期的收集、歸檔工作。檔案部門歸口負責，本單位各防控小組共同參與的檔案工作機制確保分工明確、專人負責、各司其職、明確職責、依法管理，強化檔案意識及規范化管理的自覺性。認真做好本單位在疫情防控工作中各類文書檔案、音像檔案、電子檔案等按照國家和本市的有關規范和標準進行整理歸檔。2.加強中后期材料的收集、歸檔工作。在抗擊新冠肺炎疫情過程中，產生大量數據材料，歸檔文件以件為單位進行整理，文書類文件以一文一件形式歸檔，按照《靜安區歸檔文件整理操作細則》要求進行操作。照片檔案整理歸檔按照《靜安區照片檔案管理辦法》要求進行管理，實物檔案整理歸檔按照《靜安區實物檔案管理辦法》要求進行歸檔。音像檔案、電子檔案等其他門類按照國家和本市的有關規范和標準進行整理歸檔。嚴格按照相關法律法規進行分門別類管理，并加強檔案整理中的保護。3.確保歸檔過程中檔案信息絕對安全。重視檔案信息安全與檔案實體安全同等重要，切實完善各項管理技術和管理措施，建立檔案信息系統安全保密防護體系，確保疫情防控資料收集、歸檔過程中信息絕對安全，嚴防涉密、涉敏檔案信息泄露。

四、加強突發公共衛生事件檔案的開發利用，做好事畢移交工作

（一）開發利用。新冠肺炎疫情是重大突發公共衛生事件，疫情的發生對于每個地區、單位、個人都是非常難以預見的，疫情發生以后充分利用形成的檔案資料進行數據分析、經驗總結、資料匯編、學術研究、論文撰寫等，對于疾病預防控制部門在今后應對突發公共衛生事件的相關能力提升有著重要意義，對于本部門衛生應急人員在今后應對突發公共衛生事件時處置能力和個人業務水平的提升有很大幫助。采取多種形式，對重點病例、處置案例準確地進行數據分析、信息反饋、分類統計匯總，為今后制定衛生應急預案、技術方案、傳染病防控策略及措施、編寫案例匯編。提供可靠的依據和數據支持。利用檔案信息，分析傳染病流行趨勢、分布情況，全面掌握本區域傳染病流行趨勢，最大限度預防和控制各類風險因素，有效降低本區域傳染病發病率。

（二）移交進館。突發公共衛生事件檔案屬于重大活動檔案，根據《中華人民共和國檔案法》《上海市檔案條例》，在重大活動結束后應將規范整理的重大活動檔案移交上級檔案館。做好檔案及時移交進館能夠充分發揮檔案的利用價值，對于今后專業機構開展工作思考、歷史研究、經驗借鑒具有十分重要的價值。靜安疾控嚴格落實各項法律法規，根據靜安區檔案局的工作要求于新冠肺炎疫情宣告結束后按規定期限向靜安區檔案館移交整理完畢的檔案。對于重要的或常用的材料，利用信息化手段提前做好備份留存。

五、結束語

在抗擊新冠肺炎疫情的背景下，有計劃、有步驟地做好突發公共衛生事件檔案的科學管理，對于疾病預防控制中心的檔案工作者來說尤為重要。疾控檔案人員要與醫務人員緊密團結在一起，始終工作在防疫第一線，深入各工作組，及時收集信息，立足本職，有效開展收集歸檔工作。突發公共衛生事件檔案是疾控檔案事業必不可少的組成部分，疾控檔案管理的水平反映了本地區公共衛生發展水平的高低。