新形勢下醫院會計檔案信息化管理創新研究

文/阜新市精神病防治院 張未

醫院的會計檔案是指醫院在會計核算等活動中形成的各種載體形式的具有保存價值的會計核算材料。醫院的會計檔案管理是否科學、規范、合理直接關系到醫院的生存發展。新形勢下伴隨知識管理的快速發展、大數據時代會計檔案的迅猛增長，給會計檔案的分類和保管帶來前所未有的機遇和挑戰。

一、會計檔案的特點

（一）來源的廣泛性。凡具有獨立會計核算的單位，都會產生會計檔案。這些單位包括國家機關、社會團體、企事業單位、學校、部隊以及各級各類財會主管部門。各個單位在日常的經濟活動中產生了大量的會計憑證、會計賬簿和會計報表，因此，會計檔案是一種普遍存在的專門檔案，其來源十分廣泛。

（二）內容的連續性。會計核算活動是對各個單位經濟活動進行完整、連續、系統地記錄和計算，這種會計核算活動從填制審核憑證、登記賬簿到歸類計算、編制會計報表，前后銜接，一環扣一環，其過程具有很強的連續性。在此過程中形成的會計檔案，在內容上也表現為緊密的連續性。對一項經濟活動或一項財務開支，從其業務發生到結束，連續地進行記錄，對大量的數字進行計算，綜合匯總，在這一系列程序中，會計憑證、會計賬簿、會計報表的內容密切相連，互為基礎，全面地反映了各單位的經濟活動過程和情況。

（三）成分的穩定性。會計系統涉及各個行業和領域，有工業會計、農業會計、商業會計、銀行會計等，不同行業產生的會計檔案，其內容和形式各有不同，但基本成分是一致的，都包括四方面：會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他。這種成分的穩定性，是會計檔案區別于其他類型檔案的重要標志之一。

（四）表達方式的特殊性。各種各樣的會計檔案都是以數字和指標體系為表述主體，對經濟活動和財務收支情況進行量的記錄和描述，文字說明材料在會計檔案中只占很小比重。這種表達方式的特殊性，使會計檔案有別于其他種類的檔案。

二、會計檔案案卷的排列、編號

（一）會計檔案案卷的排列方法。與會計檔案的分類體系一致，會計檔案案卷的排列方法主要有以下三種：（1）年度—類別—保管期限。（2）年度—保管期限—組織機構—類別。（3）年度—會計類型—類別。

（二）會計檔案的編號。會計檔案的編號是對會計檔案經過分類、立卷、排列之后的最終次序給出的號碼，具有標識和固定會計檔案的物理順序和位置的重要功能，并為會計檔案的保管、統計和查找提供便利。具體的編號方法因具體對象不同分為三種：（1）會計檔案號=會計檔案代字（代號+代碼）+大類號和屬類號+案卷號，這種方法適用于不需要向檔案館移交會計檔案單位的會計檔案編號，如KJ-2.1-15。（2）財會檔案號=年度號+財會檔案分類號+案卷號，這種方法適用于高等院校財會檔案編號，如2000CK-1.2-7。（3）會計檔案號=全宗號+目錄號或類別號+案卷號，這種方法適用于向檔案館移交會計檔案的立檔單位會計檔案號。

三、會計檔案在醫院會計檔案中的重要作用

（一）提高醫院會計檔案管理質量。在醫院整體工作中，會計檔案管理工作是基礎性作用，看似簡單，但是對于醫院的各項事業的順利開展發揮著不可估量的作用，會計檔案涉及面復雜，里面包含諸多繁雜的工作內容，因此，只有科學合理地規范化管理會計檔案，才能保證醫療衛生事業的順利進行。

（二）提升醫院會計檔案管理規范化。醫院會計檔案是醫院開展各項活動的重要參考資料。在實際的會計檔案管理工作中，醫院必須要強化會計檔案的管理，促進會計檔案管理規范化，不斷提升會計檔案管理工作的科學性和高效性。

四、醫院會計檔案管理中存在的問題剖析

（一）會計檔案管理意識較低。據調查，目前各省市（縣）級醫院對會計檔案的重視程度不夠，會計檔案管理意識欠缺，管理觀念比較落后，大多數沒有認識到會計檔案在醫院管理中的重要地位，普遍采用手工記錄的方式，不能及時對檔案進行收集、整理、存檔，有些財會賬簿字跡潦草，年代久遠的會計賬簿已經無法識別，甚至有些會計檔案已經丟失或損壞。

（二）會計檔案的收集范圍不明確。正常情況下，會計檔案的收集是通過會計材料歸檔制度的執行實現的，但由于會計檔案管理制度不健全等原因，一些單位并未按正常程序制定本單位的會計檔案歸檔范圍和保管期限表，長期以來是將會計檔案分散在各處室。比如，一些會計人員將自己經手的單據、賬目以種種借口封存起來，致使會計檔案材料散落在各處。針對上述情況，各個單位應嚴格歸檔制度，廣泛收集零散會計檔案，零散會計檔案的收集主要途徑是向歷任會計人員收集，為此，應詳細了解歷任會計人員的姓名、任職時間、現在何處以及所經辦的會計檔案存放地點等情況，逐一登記，逐人逐年將分散的會計檔案收集齊全，若有損毀、丟失等情況，要出具說明并報領導審核，及時采取補救措施。

（三）會計檔案的管理方式落后。新形勢下，知識管理的快速發展，“互聯網+”給各行各業的生產生活帶來了全新的變革，顯然，在會計檔案的管理中嵌入云計算、大數據等先進信息技術，利用先進的信息技術管理會計檔案成為一種必然，但是目前理論經驗先行，而實踐經驗不足。以阜新市某醫院為例，雖然配備了計算機管理軟件，但沒有建立專門的會計檔案數據庫，沒有根據自身工作實際制定檔案管理制度，沒有對會計檔案進行計算機管理，檔案管理方式和基礎設施陳舊，檔案信息化水平不高，利用率低下，會計檔案的查全率和查準率亟待提高，檔案在醫院管理中沒有發揮應有的作用。

（四）會計檔案人員的業務素質不高。會計檔案管理人員的素質與醫院會計檔案管理工作成效息息相關。目前很多醫院會計檔案人員是派遣人員，或者由醫院的其他工作人員兼職，有的醫院雖然設立了專職檔案員，但是檔案管理人員的學科背景、學歷層次不能滿足檔案管理工作的實際需要，在檔案人員的招聘方面比較寬松，很多醫院的檔案管理員都沒有經過專業技能和業務培訓，認為檔案工作是一項很簡單的工作，因此往往不能公開、公正、公平地選拔檔案管理人才。

（五）醫院電子會計檔案安全防范。信息化的會計檔案管理給檔案管理帶來了傳輸迅速、查找便利等諸多優勢，但是由于會計檔案的保密性，也存在許多安全隱患，比如，黑客攻擊、防火墻設置問題、計算機軟件故障、病毒感染等問題，如何規避電子檔案的安全風險問題是值得思考和解決的問題。

五、新形勢下醫院會計檔案科學管理的解決策略

（一）提高重視程度，將會計檔案管理納入院領導工作日程。醫院部門領導要提高認識，在政策和資金上給予檔案部門支持，改善保管庫設施，采用先進的技術，安全可靠的防護措施，配齊消防、防塵、防蟲、消毒等設備，達到保管庫內設備設施齊全、運轉高效，實現會計檔案管理標準化、現代化，為集中保管好會計檔案提供強有力的保障。

（二）明確會計檔案的歸檔范圍和保管期限?！稌嫏n案管理辦法》系中華人民共和國財政部、國家檔案局2015年修訂，2016年1月1日正式施行。辦法的施行進一步確立了會計檔案的重要性，細化和完善了會計檔案管理，對檔案保管期限、會計檔案分類、需要納入歸檔的資料進行了規范細化，新增了鑒定銷毀環節，完善了銷毀程序，明確了相關各工作崗位人員責任及工作內容目標，對財政部門規范和統一保管會計檔案有著重大的意義。

（三）加快會計檔案信息化管理的步伐。采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質檔案，具備采用磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國家業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案。此外，電子化會計檔案應與對應的財務軟件版本一致，不同版本軟件下形成的會計數據的結構不同，這就可能產生會計檔案不能被調閱等意外。具備檔案管理專門管理系統的單位，應該及時建立會計檔案子系統，爭取實現會計檔案的文件級全文檢索，有些重要的會計檔案要及時進行文本掃描，爭取早日實現會計檔案的電子化和信息化。

（四）提高會計檔案人員綜合素質。會計檔案管理并非像想象的那樣簡單，也不僅僅是“看攤兒”，因為它不僅需要檔案管理人員能夠收集、整理、保管會計檔案，更要具備創新能力和創新思維?！盎ヂ摼W+”的到來，對會計檔案管理人員的素質提出更高的標準和要求。因此，大力引進具有計算機知識和檔案學科知識的“雙學科”管理人才是擺在我們面前艱巨的任務。同時，要定期組織會計檔案人員參加培訓，或者通過邀請檔案學專家蒞臨醫院講解先進的檔案管理經驗等。醫院可以根據自身情況制定獎懲考評激勵機制，調動檔案工作者的積極性，比如，將檔案工作的管理好壞與年終獎掛鉤，對于工作業績突出的檔案人員獎勵，給予工作不積極的扣除一定的績效獎勵，從而形成良好的你超我趕的分為，充分調動檔案工作者的積極性。綜上，要從多方面去提升會計檔案管理者的綜合素質，只有這樣，才能提升醫院會計檔案管理者的業務素質，推動醫院檔案管理工作再上新臺階。

（五）加強電子會計檔案安全保密。根據《檔案法》和《保密法》制定本單位的電子會計檔案規章制度和保密制度，增強檔案管理人員的保密意識，堅決同違法泄密的行為斗爭。