大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路

文/青島大學(xué)附屬醫(yī)院 張晨

傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理側(cè)重于檔案資料的收集整理與保存，而忽略了檔案資源的查詢與利用。巧用大數(shù)據(jù)平臺與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將規(guī)模龐大的檔案資源進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)化與廣泛性運用，解決以往醫(yī)院檔案利用率低、損壞嚴(yán)重的弊端，從意識、手段、目標(biāo)及系統(tǒng)等多個層面來深化檔案管理信息化建設(shè)，為保證檔案管理及醫(yī)院職能作用的正常發(fā)揮奠定了基礎(chǔ)。

一、大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）有助于提高檔案保存管理的簡單有效性。以往檔案資料以紙質(zhì)檔案為主，磁帶影像及圖片為輔，其中，紙質(zhì)檔案年久老化，字跡變淺，顏色變黃，紙質(zhì)發(fā)潮易破，工作人員必須小心翼翼地查找、翻閱及使用檔案資料，稍有不慎極有可能將紙質(zhì)檔案撕裂毀壞，讓原本需要花費較多時間來從數(shù)量龐大的檔案資料中逐個查找某一份檔案的工作人員的工作效率變得更低。另外，無法壓縮的紙質(zhì)、磁帶等檔案會占用較大的空間，加之醫(yī)院每時每刻都會產(chǎn)生新的檔案資料，長年累月積攢下來的檔案需要更加寬敞干燥的存儲空間，安全防范及安全隱患排查壓力大增，促使醫(yī)院不得不增加管理人員數(shù)量及工作量，進(jìn)而造成了檔案資料管理空間、人員及維護(hù)等費用的持續(xù)增長。檔案信息化建設(shè)提高了電子檔案數(shù)量在檔案資源總量中的比例，不僅要對原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行拍照、掃描等電子化處理，也要求工作人員盡量使用電子文檔來記錄病人資料及醫(yī)院政策通知等，逐步推進(jìn)醫(yī)院無紙化辦公進(jìn)程，在提高檔案資源管理安全完整性及查詢便捷性的同時，也降低了其對存儲空間規(guī)模大小、管理崗位數(shù)量及人員工作強(qiáng)度等的要求。

（二）有助于提高醫(yī)院整體管理水平。檔案管理信息化建設(shè)是建設(shè)現(xiàn)代醫(yī)院的重要組成部分，符合大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院及醫(yī)療衛(wèi)生職業(yè)發(fā)展的潮流趨勢，實現(xiàn)了檔案信息的集中處理與高效運用，既可以利用數(shù)字化檔案平臺來引導(dǎo)患者等自主快捷地查詢自身檔案資料，提高了檔案管理的個性化服務(wù)水平，也便于管理人員及醫(yī)生等直接將其工作過程中所產(chǎn)生的檔案資料上傳到檔案數(shù)據(jù)庫中，便于其查找曾經(jīng)工作經(jīng)歷及學(xué)習(xí)借鑒其他以往醫(yī)療衛(wèi)生經(jīng)驗，為醫(yī)院日常工作的有序開展奠定了基礎(chǔ)。

二、大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的主要問題

（一）醫(yī)院檔案資料復(fù)雜化。醫(yī)院檔案資料種類與數(shù)量都比較多，主要包括門診病歷、住院病歷、人事檔案、醫(yī)療器械使用檔案、辦公用品采購及申領(lǐng)檔案、科研檔案、政策通知等，檔案資料以紙質(zhì)、電子、影像及圖片等多種類型為主，不同類型檔案的保存管理要求與安全風(fēng)險各不相同，需要根據(jù)檔案資料內(nèi)容、檔案形式等來進(jìn)行分門別類的針對管理，加劇了檔案管理的復(fù)雜化與困難性。同時，檔案種類較多，檔案內(nèi)容較為繁瑣，尤其是患者相關(guān)檔案信息需要詳細(xì)準(zhǔn)確地填寫患者姓名、年齡、身份證號、病情、檢查結(jié)果及治療過程等，要求患者主治醫(yī)生對已經(jīng)整理好的檔案資料進(jìn)行簽字核實，但是主治醫(yī)生日常工作繁忙，患者住院檢查涉及科室部門較多，前后時間跨度較大，這些都增加了相關(guān)人員完善整理其檔案內(nèi)容的難度。

（二）信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢。醫(yī)生領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員對檔案管理工作的核心內(nèi)容與職能作用的理解并不全面準(zhǔn)確，低估了檔案管理工作對醫(yī)生各項工作順利開展的影響力，將檔案管理工作等同于保管各科室部門提交的各種檔案資料，甚至將檔案管理工作歸納為醫(yī)院日常管理工作的附屬內(nèi)容，加劇了該項工作的低效化與局限性。還有一些醫(yī)院不斷減少該項工作的資金投入，壓縮該工作崗位人員編制，甚至將該部門辦公室安排到較為偏僻、潮濕的小辦公室內(nèi)，所使用的電腦等基礎(chǔ)設(shè)施較為陳舊，故障發(fā)生率較高，這些都增加了其信息化建設(shè)的阻力。

（三）檔案管理信息化建設(shè)人才緊缺。檔案管理信息化建設(shè)必然需要新管理理念、使用新設(shè)備技術(shù)及制定新考核內(nèi)容等，但是原有人員因年齡較大，專業(yè)知識系統(tǒng)及管理理念較為落后，早已在常年工作中習(xí)慣原有的工作流程、工作機(jī)制及工作手段，其自身職業(yè)發(fā)展?jié)摿盎ヂ?lián)網(wǎng)信息素養(yǎng)并不高，無法擔(dān)任起檔案管理信息化建設(shè)引領(lǐng)者的重?fù)?dān)，因此，醫(yī)院應(yīng)通過招聘新員工、人員技能培訓(xùn)、動員大會等方式來從根本上轉(zhuǎn)變管理隊伍陳舊落后的工作理念，解決管理隊伍整體素質(zhì)不強(qiáng)的難題。另外，少數(shù)人員因工作粗心大意、獎懲機(jī)制未貫徹落實等原因，經(jīng)常出現(xiàn)錯記或遺漏檔案信息的情況，甚至可能會在無意之中損壞、丟失或故意篡改檔案，造成了檔案管理質(zhì)量持續(xù)下降。

（四）檔案管理機(jī)制有待健全。許多醫(yī)院很少甚至不會主動結(jié)合其運營發(fā)展現(xiàn)狀與醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)發(fā)展趨勢等來補(bǔ)充或調(diào)整檔案管理機(jī)制，對檔案管理機(jī)制的關(guān)注度與重視度較弱，降低了其對信息化建設(shè)的指導(dǎo)促進(jìn)與約束監(jiān)督作用，造成了紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變流程的混亂性與復(fù)雜性，以至于經(jīng)常出現(xiàn)電子檔案歸檔不合理或填寫錯誤的情況，降低了檔案資料的真實完整性與權(quán)威性。還有一些醫(yī)院降低了對檔案資料審查力度，在沒有對檔案資料進(jìn)行全面核查的情況下，就對其進(jìn)行歸檔處理，增加了內(nèi)容缺失檔案資料的數(shù)量。

三、加快大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路

（一）強(qiáng)化管理意識。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員應(yīng)主動閱讀檔案管理相關(guān)的書籍資料及規(guī)章制度，明確檔案管理的內(nèi)容與目標(biāo)，了解當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的難點與重點，促使其從思想意識層面認(rèn)識到檔案管理的重要性，從行動上配合檔案管理工作，將其納入醫(yī)院工作核心范圍之內(nèi)，通過調(diào)整檔案管理辦公室位置、擴(kuò)大檔案室空間、擴(kuò)充人員崗位編制及配備最新管理系統(tǒng)設(shè)備等途徑來在其內(nèi)部形成檔案管理十分重要及人人要主動配合檔案管理工作的良好氛圍，強(qiáng)化檔案管理人員的工作成就感與自豪感。同時，還應(yīng)通過全院規(guī)模主題講座、動員大會等方式來促使全體員工意識到檔案管理信息化建設(shè)的緊迫性與重要性，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)根據(jù)醫(yī)院規(guī)模現(xiàn)狀、年度目標(biāo)及醫(yī)療衛(wèi)生大環(huán)境等來提高其信息化建設(shè)方向的科學(xué)合理性，要求各科室部門及時將其內(nèi)部檔案資料進(jìn)行匯總并轉(zhuǎn)交給檔案管理人員，鼓勵其運用醫(yī)院內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)來自主上傳電子檔案資料，管理人員對檔案資料內(nèi)容進(jìn)行檢查核實，最大限度地提高檔案信息的全面性與正確性。

（二）完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。醫(yī)院設(shè)立專門用于檔案管理建設(shè)的資金，購買其信息化建設(shè)所必需的設(shè)備及軟件系統(tǒng)等，比如，掃描儀、電腦、投影儀及復(fù)印機(jī)等，對人員進(jìn)行設(shè)備使用方面的培訓(xùn)，對其人員數(shù)量、職業(yè)素養(yǎng)及工作經(jīng)驗等進(jìn)行匯總分析，合理分配不同人員或崗位的職責(zé)內(nèi)容，必要時可以從眾多人員中挑選出1-2位責(zé)任心強(qiáng)、細(xì)致認(rèn)真的人員，讓其專門操作使用掃描儀，對檔案資料存儲室內(nèi)所有的資料進(jìn)行掃描，并對掃描后獲取的電子文檔進(jìn)行分類整理，通過修改電子文檔名稱及在文件夾內(nèi)添加寫有各文檔基本信息的文檔等方式來提高電子檔案整理的有序性與系統(tǒng)性。要求所有人員嚴(yán)格按照操作流程來使用這些設(shè)備，定期對設(shè)備進(jìn)行檢修保養(yǎng)，提高設(shè)備使用效果及使用年限，為發(fā)揮其對加快檔案管理信息化建設(shè)速度的推動作用奠定基礎(chǔ)。醫(yī)院還應(yīng)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫及平臺的研發(fā)運用，使用其快捷查詢與檢索功能來快速查找目標(biāo)檔案，利用其自我檢查功能來查找檔案資料內(nèi)的錯別字及空格之處，利用其自我記錄功能來匯總檔案上傳及使用信息，這些都可以提高檔案整理、保存、查詢及使用的便捷高效性。

（三）提高檔案管理制度體系的先進(jìn)性。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、檔案管理現(xiàn)狀及互聯(lián)網(wǎng)時代經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展變化趨勢等來調(diào)整檔案管理工作及與工作人員相關(guān)的各項規(guī)章制度，比如，檔案管理工作行為準(zhǔn)則、人員管理機(jī)制、績效考核機(jī)制及獎懲機(jī)制等，分析當(dāng)前檔案管理體系的弊端與漏洞，將當(dāng)前檔案管理內(nèi)容按照難易度或性質(zhì)等進(jìn)行劃分，明確不同人員及崗位的職責(zé)范圍與工作內(nèi)容，明確不同檔案的歸檔保存及查詢使用流程，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性、制度性及規(guī)范性，對頻繁出錯的人員進(jìn)行相應(yīng)的處罰，對工作認(rèn)真或?qū)ぷ魈岢鲠槍π哉拇胧┙ㄗh的人員進(jìn)行相應(yīng)的獎勵。另外，還應(yīng)完善檔案存儲室消防檢查等規(guī)章制度的具體落實，降低檔案因人為事故或自然災(zāi)害等而損壞的可能性。

（四）重視管理隊伍建設(shè)。增加管理人員培訓(xùn)頻率，對管理人員進(jìn)行職業(yè)道德、創(chuàng)新、法律、檔案管理、信息技術(shù)等多種方面的培訓(xùn)，利用理論知識講解與實踐訓(xùn)練相結(jié)合的模式來提升其培訓(xùn)效果，鼓勵管理人員利用業(yè)余時間來閱讀檔案管理規(guī)章制度及分析當(dāng)前管理流程，促使其嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度來開展檔案管理工作，從而提高其工作能力與工作效率。同時，還應(yīng)通過提高該崗位招聘標(biāo)準(zhǔn)等方式來為管理隊伍注入更多的活力，打造出一支專業(yè)素養(yǎng)過硬、創(chuàng)新能力強(qiáng)的現(xiàn)代化管理隊伍，為檔案信息化建設(shè)提供強(qiáng)大的人才與智力保障。

四、小結(jié)

正視以往醫(yī)院檔案管理模式的弊端與漏洞，充分認(rèn)識到信息化建設(shè)對實現(xiàn)檔案管理目標(biāo)的重要意義，通過完善檔案管理機(jī)制、加強(qiáng)人員培訓(xùn)力度、研發(fā)新檔案管理系統(tǒng)等措施來提高其信息化建設(shè)效率，為實現(xiàn)檔案管理工作及醫(yī)院整體管理水平的共同提升奠定基礎(chǔ)。