強(qiáng)化發(fā)電廠檔案管理信息化建設(shè)的方法研究

文/陜西有色榆林新材料有限責(zé)任公司 高文

發(fā)電廠檔案管理工作對發(fā)電廠的發(fā)展有著舉足輕重的影響，應(yīng)時刻朝著信息化建設(shè)的方向前進(jìn)，使其能夠健康發(fā)展。在平時的工作中總結(jié)經(jīng)驗，提高相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)，在工作的時候認(rèn)真負(fù)責(zé)，對檔案管理工作做到細(xì)致入微。對現(xiàn)階段的發(fā)電廠檔案管理信息化建設(shè)工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，對其中資金短缺、規(guī)劃完善力度不夠等展開研究，找出相應(yīng)的解決方案，不斷提高發(fā)電廠的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

一、為何強(qiáng)化發(fā)電廠檔案管理信息化建設(shè)

（一）對檔案原件進(jìn)行有效保護(hù)。目前階段，對檔案管理工作通過考察可以知道，紙質(zhì)檔案的保存存在很大的缺陷，容易丟失或損壞。因此，要借助現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)，對庫存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，做好電子文件的備份工作。這樣做不僅可以降低檔案原件受到破壞的可能性，還能夠降低丟失的概率，使檔案文件保存的時長增加。

（二）電子文件方便、快捷。傳統(tǒng)的檔案管理一般是工作人員進(jìn)行手工操作，這樣的方式對于工作量大、復(fù)雜的檔案管理工作來說是極其不方便的。相關(guān)的工作人員在日常的工作中，要對收集的信息進(jìn)行歸檔，這項工作要耗費(fèi)員工大量的時間，在精力方面也是一個不小的挑戰(zhàn)，手工操作發(fā)生失誤的概率就會增大，對后面工作的影響也是比較大的。利用計算機(jī)則不會出現(xiàn)這樣的情況，還可以節(jié)約時間，提高工作效率，員工在進(jìn)行信息處理時可以更加方便、快捷。

（三）能夠快速檢索出所需檔案信息。眾所周知，在計算機(jī)沒有進(jìn)入檔案信息管理這一領(lǐng)域時，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢索，是要工作人員對著每一本檔案的目錄進(jìn)行查找，將所涉及的檔案信息和目錄相結(jié)合，查找相關(guān)檔案，這樣查找的速度很慢。利用計算機(jī)工作則又是另外一種局面，能夠利用關(guān)鍵詞快速檢索出所需要的檔案信息，并且具備以下優(yōu)勢，分別是：速度快、精確度高、范圍廣等，極大地減少了工作人員的工作強(qiáng)度，促進(jìn)工作效率的提升。

（四）高度的安全性和保密性。發(fā)電廠的相關(guān)檔案是不是十分重要的信息，不僅關(guān)系著整個發(fā)電廠的生存，還對國家有一定的影響。發(fā)電廠相關(guān)檔案的價值是不可估量的，在很多時候都涉及國家的發(fā)展機(jī)密。如果出現(xiàn)了外泄的情況，所造成的損失將是巨大的。利用計算機(jī)設(shè)備對檔案信息進(jìn)行儲存，對其保密性有一定的保障，畢竟這與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同，安全系數(shù)也會有所提升。隨著時代的進(jìn)步，計算機(jī)的保密設(shè)置更加完善，出現(xiàn)信息外泄的概率將會大大降低。可以對檔案室的計算機(jī)設(shè)備進(jìn)行加密處理，減少人員接觸，也可以有效地降低信息被竊取的可能性。

二、目前階段發(fā)電廠在檔案信息管理工作中進(jìn)行信息化建設(shè)出現(xiàn)的問題

（一）重視程度不夠。現(xiàn)階段，由于大多發(fā)電廠對檔案管理工作重視程度不夠，另外還有一些發(fā)電廠在實(shí)施扁平化工作管理中，通過對檔案機(jī)構(gòu)的收縮以及檔案管理人員的分流，用來降低發(fā)電廠的管理成本，在這種操作模式下，對檔案信息的管理帶來了很大的負(fù)面影響。

（二）檔案管理硬件設(shè)備落后。檔案管理要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，離不開必要的軟件設(shè)備和硬件設(shè)備的支持，但是由于一部分發(fā)電廠的經(jīng)濟(jì)實(shí)力有限，他們投入在檔案管理這塊的工作重心比較少，大多資金用于開拓市場以及新產(chǎn)品的研發(fā)。因為檔案信息管理現(xiàn)在還是最新興起的，目前在廣大發(fā)電廠中其重視程度與認(rèn)可度不是很高，再有就是領(lǐng)導(dǎo)層和基層工作人員對于這項工作沒有足夠的熱情，沒有在這個領(lǐng)域投入大量的資金，又因為硬件設(shè)施的缺失，才會導(dǎo)致檔案信息化管理難以順利進(jìn)行。

（三）技術(shù)投入力度不夠，工作人員工作不盡心。有關(guān)技術(shù)投入的缺乏以及檔案管理專業(yè)人員不到位，但是發(fā)電廠檔案信息是基于信息化建設(shè)依附互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的，傳統(tǒng)都是紙質(zhì)檔案資料雖然存在時間比較長，但是由于傳統(tǒng)檔案管理辦法缺乏專業(yè)性，導(dǎo)致了檔案信息不夠完善，如果人工去查詢就會花費(fèi)大量時間和精力，不僅需要技術(shù)支持，還要資金支持，更需要專業(yè)人員的幫助。現(xiàn)在檔案信息管理沒有得到發(fā)電廠的高度重視，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度比較慢。

（四）在整體規(guī)劃上指導(dǎo)力度不夠。我國的發(fā)電廠對于檔案進(jìn)行信息化處理時，沒有做好信息部門和其他部門的溝通工作，使得信息化處理系統(tǒng)成為紙上談兵，并不能發(fā)揮出真正的作用，更不能體現(xiàn)出其功能的強(qiáng)大性。

（五）整體布局上規(guī)劃不明確。現(xiàn)階段發(fā)電廠的檔案信息化建設(shè)中管理系統(tǒng)的建立所需要的工程期很長，并且需要發(fā)電廠的各個部門都參與其中。但是對目前情況進(jìn)行調(diào)查可知，整個部門的布局規(guī)劃并不明確，信息建設(shè)也就無法完善處理，從而出現(xiàn)了信息利用率低的情況。

三、強(qiáng)化發(fā)電廠檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）注重培養(yǎng)發(fā)電廠工作人員的檔案管理信息化意識。現(xiàn)階段，發(fā)電廠應(yīng)根據(jù)本身的發(fā)展現(xiàn)狀，加強(qiáng)培養(yǎng)員工的檔案管理信息化意識，使其可以對此提高重視程度。在整個發(fā)展過程中，一定要將檔案信息化的宣傳工作做到位，讓每一個員工都能了解和掌握與檔案信息化有關(guān)的知識點(diǎn)，不能放松對其的重視，使檔案管理信息化存在的意義得到充分的體現(xiàn)。除此之外，還需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員發(fā)揮作用，對這一部分的工作提高重視程度，充分了解檔案是對發(fā)電廠的發(fā)展歷程的歷史記錄，所保存的原始資料的價值是不可估量的，可以促進(jìn)發(fā)電廠的長遠(yuǎn)發(fā)展，提高其社會競爭力。要對在發(fā)電廠工作的人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，不斷提高工作人員的工作能力和綜合素質(zhì)。

（二）對檔案信息化管理平臺進(jìn)行優(yōu)化升級。受實(shí)際情況的影響，原先的紙質(zhì)文件在管理起來比較麻煩，整個過程復(fù)雜且繁瑣，也比較耗費(fèi)人力和時間，嚴(yán)重影響檔案信息化管理的效率。現(xiàn)在對檔案信息化管理平臺進(jìn)行優(yōu)化升級，就是為了解決這一問題。在進(jìn)行檔案管理的過程中，對工作流程進(jìn)行整理，采取整合的方式，將工作效率不斷提高。其實(shí)，這時候更多的是借助如今先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)對相關(guān)的文件進(jìn)行收集和搜索，對收集過程進(jìn)行優(yōu)化，將繁瑣的步驟簡單化，從而帶動效率的提升。在具體的工作過程中，發(fā)電廠的員工借助計算機(jī)，將檔案進(jìn)行整理記錄，然后歸檔，不僅可以有效地進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)收集，還可以釋放大量的人工，降低人力資源的使用，減少人工成本的投入。

（三）對使用的設(shè)備進(jìn)行實(shí)時更新。對檔案進(jìn)行信息化管理，需要有非常重要的硬件設(shè)備來支撐，這一點(diǎn)與紙質(zhì)檔案有著很大的不同。對當(dāng)前的發(fā)電廠進(jìn)行調(diào)查可知，自身的信息化管理設(shè)備的情況與檔案管理有著密切的聯(lián)系，所以，相關(guān)設(shè)備應(yīng)該跟上時代進(jìn)步的速度。第一步要做的是為發(fā)電廠的檔案管理科提供打印機(jī)、計算機(jī)等硬件設(shè)備；第二步，嚴(yán)格依照“高效、節(jié)約、可靠、通用”八字原則，對發(fā)電廠的軟件設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化升級，提高其安全性，做好共享工作；第三步，對檔案管理信息化建設(shè)的工作做好總結(jié)，收集各項數(shù)據(jù)，擴(kuò)大覆蓋范圍，做好適用于發(fā)電廠檔案管理的相關(guān)軟件的引入工作。

（四）做好管理部門的人才建設(shè)工作。眾所周知，任何一項工作的完成都離不開專業(yè)人才的支持。發(fā)電廠的檔案信息化建設(shè)工作也不例外，同樣需要具備現(xiàn)代化能力的知識人才。在當(dāng)前環(huán)境下，要對檔案管理工作人員提高要求，首先要在工作能力上提高審核標(biāo)準(zhǔn)，不斷加強(qiáng)其工作技能和基礎(chǔ)知識，還要對計算機(jī)的操作技術(shù)加強(qiáng)培訓(xùn)，畢竟計算機(jī)作為主要的硬件設(shè)備，起著關(guān)鍵性的作用。比如說：在處理相關(guān)的檔案工作時，要對人才建設(shè)團(tuán)隊加強(qiáng)管理。這時，要先對檔案部門的工作人員進(jìn)行審核，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行篩查，對不符合要求的工作人員做好分流安排。留下有能力的人才，以全新的面貌應(yīng)對檔案部門的工作。根據(jù)時代進(jìn)步的要求，對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，做好新技能、新知識的培訓(xùn)工作，使其能夠在日后的檔案信息管理中以高水平完成工作。要注重相關(guān)考核制度的建立與完善，從以下幾個方面對工作人員進(jìn)行考察，分別是工作能力、工作態(tài)度、工作效率等，根據(jù)這些內(nèi)容來安排員工的工資和職位。

（五）加強(qiáng)管理力度，提高安全性。對目前的情況進(jìn)行調(diào)查可知，應(yīng)該對發(fā)電廠的檔案信息采取系統(tǒng)化管理模式，完善相關(guān)體系，做好檔案的保存工作。需要對檔案的保管提高重視，要制定相應(yīng)的規(guī)章制度來應(yīng)對丟失等突發(fā)狀況，提高安全性，保證完整性。在工作期間，工作人員要對自己的本職工作做到明確知曉，工作流程嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。不能忽視社區(qū)，做好兩者之間的建設(shè)工作，使社區(qū)人員明確檔案的重要性，創(chuàng)造一個安全的管理環(huán)境。

四、結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段的檔案信息化建設(shè)工作得到社會的廣泛重視。這是日后的主要發(fā)展方向。傳統(tǒng)的管理方式比較簡單，已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在的發(fā)電廠發(fā)展。因此，必須跟上時代進(jìn)步的步伐，對檔案部門工作人員的工作方式進(jìn)行改革，提高工作效率。要在實(shí)際的發(fā)展過程中，對遇到的難題進(jìn)行解決，促進(jìn)我國發(fā)電廠蓬勃發(fā)展。