文書工作與文書檔案管理系統的設計與實現

文/深圳市泰豐地產有限公司 李玉

一、文書工作與文書檔案管理現狀

文書工作與文書檔案作為企業的重要組成，所涉及的內容比較復雜，歷史時間長，所涉及的領域也十分廣泛，生產層次和信息量非常大。我國企業領域逐步發展中收集獲得的歷史材料和紙質文獻包括開采圖紙、現場錄制聲像等，這些資料涉及涵蓋了企業生產、營業活動中的一些原始記錄和憑證，原始數據都是最真實的數據，因此有效合理地整理并保存檔案顯得非常重要。然而如此重要的一個環節內容，不少企業卻未能重視，普遍存在的是任職檔案管理的人員年齡偏大，不能完全勝任這一崗位，且學歷偏低，所掌握的知識結構非常單一，在崗人員數量稀缺，也沒有足夠的經驗，最重要的是沒有自主學習的能力，這些問題嚴重限制了文書工作與企業檔案管理的發展進程。單從文書工作與文書檔案企業來看，企業對檔案管理的經費調撥過少，企業高層對這一領域的重視程度不高，檔案的利用率也不高，歸納不及時，整理不合規，分類不合理，管理不專業，人員不固定，如此多的問題都需要得到企業的高度重視。

二、存在的問題及其剖析

（一）檔案制度不健全，管控不到位。檔案整理工作，應該是一項標準規范化、科學性極強的工作，管理人員應當嚴謹細致地整理檔案，對于企業來說更需要一套系統化、嚴謹的、可操作性強的規章制度去歸納整理，如果檔案整理不及時，借閱程序不規范，不依照相關手續辦理，則會導致資料遺失，嚴重違反檔案管理標準和制度。經過筆者初步統計，絕大多數企業是將文書工作與企業檔案管理工作分配給了行政管理崗位去執行和監督，人員上的配置并不齊全，也沒有一個相應的管理標準，這不利于該工作的有效展開和收集整理。另外，企業的不重視和制度的不完善也是阻礙文書工作與企業檔案管理工作進程的一個重要因素。

（二）收集不及時，管理不規范。據研究觀察，文個別企業的領導高層普遍都只重視生產，只注重盈利，對檔案管理工作認知很淺，意識不高。如此不重視也會造成企業在發展過程中不斷產出的新檔案資料受到阻礙，原始檔案有損壞，新的檔案資料補充不及時，導致問題越來越嚴重。文書工作與企業檔案管理工作銜接上存在問題，這兩個工作部分有區別也有必然聯系，可是在如今的不少企業中，它們之間并沒有緊密的聯系，使得兩者之間的工作配合方面沒有緊密銜接，存在諸多問題。

（三）缺乏專業的管理人才。要想提高文書工作與企業檔案管理這一領域的工作效率，企業不能忽視專業的管理人才。

（四）把控不嚴。文書工作與文書檔案企業的相關管理部門、檢驗部門對于檔案內容把控不嚴，在文書工作與文書檔案企業的檔案管理庫中，存在一些檔案內容不嚴謹以及和事實不相符的問題，造成了檔案存儲的嚴重損失。

三、相關對策

（一）健全制度，規范檔案整理標準。為了規范管理，文書工作與文書檔案企業應當根據自身實際情況，建立一套相對可實施的、標準的、嚴謹的、科學的規章辦法，采用約束獎勵機制對檔案整理和借閱人員進行管理和限制，監督他們合理規范地整理檔案以及借閱。健全的管理制度可以有效地幫助管理人員提高自身的工作效率和素質，還能輔助新檔案資料存檔工作的延續性開展，對檔案管理人員和相關管理部門以及借閱人都是一種很好的約束管理。

（二）加強隊伍建設，提高管理素質。為了改變目前的現狀，應當提高相關管理人員的職業素質和修養，培訓一些專業的管理知識和技能，比如學習參觀、視頻講座等，針對不同的管理人員因人制宜地選擇合理的科學化的管理方法，才能充分地挖掘他們的管理潛力。相關管理人員職業素質得到提高才能更加有效地整理歸納資料檔案，才能確保文書工作與文書檔案、企業檔案資源的新增和儲藏。

（三）改善服務理念，提高服務水平。要不斷提高服務人員的服務質量和水平，重新幫助他們認識如何有效地管理歸納，改善他們的服務理念，把被動服務變為主動服務，讓相關人員主動了解文書工作與文書檔案企業的生產、經營情況，了解企業需求，利用科學先進的網絡手段進行整理記錄，使工作更加高效便捷。服務水平的提高代表著企業工作形象的提升。

（四）推進信息化建設、實現網絡化管理。作為21世紀的現代人，應當合理有效地運用網絡科技，實現數字化的資源共享，引進高水平先進人才，提供更優質更便捷的服務，既能保障借閱人得到資料參考，又能確保資料檔案的有效管控。

四、文書檔案管理模塊

文書檔案管理模塊是一個工作管理理念，能有效地幫助企業做好文書工作與文書檔案管理工作。

（一）文書檔案管理模塊。1.檔案登記。電子化處理登記信息和錄入，對所收集的內容進行整理和歸納分析，根據整理的信息內容進行檔案生成，為每個數據建立相應的檔案，為其他的檔案統計和信息提供便利。2.檔案掃描錄入。將紙質內容的檔案信息進行信息掃描錄入，為網絡存儲的檔案信息提供有效收集渠道，便于將紙質文檔內容存儲進科技設備，有效精準，存儲時間長且便利。3.文件著錄。指對最初收集整理的文件數據資料進行錄入，編輯成相應的目錄和方案報告，便于以后的查閱和匯報。4.案卷著錄。將所有收集的數據報告進行歸納，創建新的案卷著錄，將相似的、同類別的內容進行整理，總結出一系列報告，從而實現文檔的分類與統一管理。5.文件歸檔。將所創建的一系列文件目錄進行歸納整理取檔，這一工作具有科學性和可行性，真正實現了文件歸檔。6.檔案變更。將歸納的數據、文件、報告進行查閱分析，糾正錯誤之處，根據真實的語言進行操作和重新整理分析，從而更加滿足企業的需求。7.年鑒銷毀。現代科技的進步，促使企業倡導使用科學的、精準的電子化存儲，把傳統的紙質文檔內容進行定期處理和銷毀，根據不同檔案的年份和年檢，系統自動歸納整理，定期檢測清理。對于暫時不用的文檔文件，進行編輯以備不時之需。

（二）文書檔案借閱與歸還。文書檔案借閱與歸還功能主要是實現其他人員對文書檔案的查詢、預訂、借閱、歸還的管理操作。1.網上查詢。為了方便管理人員的整理和收集，也為了便于隨時借閱和查詢。借閱以后歸還和損壞的后續問題處理等，系統可以設置文件的關鍵詞條和類別屬性來顯示文件狀態是處于借閱中還是有存貨或者有損壞等情況以及借閱人和損壞人的相關信息，根據其狀態進行預訂或延遲操作。2.網上預訂。這樣的程序應用方便借閱人員隨時隨地了解文件的借閱情況和借閱人信息，從而及時借閱和查詢。3.檔案借閱與歸還。可以通過系統查詢到文件的借閱情況，相關文書工作人員也可以根據這一系統顯示及時調整文件的存量或是借用期限等后臺操作，從而便于借閱人的查閱和借閱以及相關文書管理人員的后期維護和管理。

綜上所述，該文書管理系統的設計主要包括以下幾種：未預訂、已預訂、已借出、未歸還、已歸還。通過實際情況將這幾種借閱狀態不斷地變換以提示借閱人進行相關操作。

五、總結

文書工作與文書檔案管理系統的設計理念主要是注重人們的真實需求，主要目的是優化文書管理和文書檔案管理的相關工作流程，從而提高工作效率。設計檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統設定等基本功能，是為了滿足相關文書工作人員的工作需求，提升工作質量和效率。