事業單位檔案管理信息化建設新探究

文/陳旭

檔案是事業單位工作開展的記錄與重要憑證，就事業單位而言，雖然不屬于政府機構，但是卻在為我國人民提供教育、科技、文化、衛生等活動非物質生產和勞務服務等方面發揮了重要作用，更是政府工作執行的主要輔助者，是具有公眾意義的單位。事業單位的管理工作以及信息管理等，同樣受到了社會各界的廣泛關注。此外，事業單位的檔案保存管理，對于掌握基層社會發展變遷狀況、優化基層社會管理及相關學術研究等具有重要意義。

一、當前事業單位檔案管理面臨的困境與機遇

事業單位一般是由國家所設置的，且帶有一定公益性質的組織或是機構，是與人民群的日常生活密切相關的部門，事業單位的基本宗旨是為社會提供服務，與社會教育、科技、文化、衛生等事業直接相關。事業單位的檔案則是記錄人民群眾社會生活發展變遷的基本素材。有研究者認為，檔案是人們在各項社會活動中形成的信息，檔案也對人類社會當下、發展和學術研究具有利用價值的信息資源[1]。因此，對于事業單位檔案的保存與管理極為必要。但是大部分事業單位尚未充分認識到檔案管理工作應結合新時代發展要素的重要性，因而導致當前事業單位檔案管理面臨重要的挑戰。

新中國成立后，幾乎所有傳統事業單位都以紙質檔案為主，但隨著時間不斷推移，各個事業單位積攢的紙質檔案越來越多，使得檔案原件成為“消耗性”和“易損壞性”的產品，且隨著檔案數量的持續增多、內容的日漸繁雜，管理人員在處理浩如煙海的檔案時，無論是檢索、整理，還是查閱及保存等效率都極為低下。由于傳統的檔案管理也限制了跨地區的檔案檢索、查閱與調用等功能，影響了檔案的開發利用價值。此外，傳統紙質檔案在保存過程中容易受到溫度、濕度等環境因素的影響，尤其是在氣候相對濕潤的南方地區，容易產生發霉、損壞等現象，進而導致紙質檔案難以長久性存儲，也會出現檔案丟失情況。因而，對檔案進行信息化管理尤為必要[2]。

信息化是以現代通信、網絡、數據庫技術為基礎，將所研究對象的各要素梳理至數據庫之內，供需要群體提取利用，信息化技術在檔案保管與利用過程中能夠極大地提高運行效率。隨著21世紀信息化時代的到來，信息技術已被廣泛應用于各行各業之中，這也為事業單位檔案保存與管理帶來了新的挑戰。但機遇與挑戰并存，通過信息化手段能夠大大地縮減人力投入，有效提升了工作的效率與質量，其理論與現實意義無疑都十分重大。

二、信息化在當下事業單位檔案管理中的困境

現階段，受到大數據及信息技術飛速發展的影響，我國的許多事業單位順應時代發展趨勢而將信息化建設融入實際工作中。事業單位的檔案不僅是本單位工作人員的信息，還涉及本單位的各項具體工作，將這些檔案進行信息化建設是一個系統而復雜的過程。筆者通過對部分事業單位的調查走訪發現，大部分事業單位檔案管理工作并沒有對信息化建設給予太多的重視。

首先，在具體工作開展過程中，領導的重視程度在某種程度上起到的作用幾乎是決定性的。尤其是在信息化建設在各行各業都被充分利用的今天，辦公流程的信息化建設更是重要的方面。目前，將信息化與檔案管理相融合的利用方式，尚處于初興階段，雖然有一些事業單位已經開始著手進行檔案管理的信息化建設，但所受到的重視程度還是遠遠不夠的，因而信息化建設在檔案管理工作中的推進速度極其緩慢[3]。此外，在推進檔案管理信息化建設的具體工作中，實際操作人員懶于學習新的知識與技術而無法應用、人員數量不足等問題也大量存在。凡此所述，都嚴重制約了信息化建設在事業單位檔案管理中的運用。因而，加強領導層面對這一問題的重視程度是十分必要且是極為關鍵的一環。

其次，與事業單位相關或是直接領導的上級部門的認識與重視程度不夠。這也源于檔案管理所創造的實際效益低，甚至有時候檔案管理不但不能創造實際效益，而且造成資金消耗。從當前國內大部分事業單位實際生存狀況分析，諸多事業單位仍舊將工作的重點放在經濟效益方面，片面認為檔案管理工作本身不具備經濟效益，尤其是部分領導層面在實際工作進程中忽視了對檔案的管理。此外，信息化建設在檔案管理工作中的推進需要一批專業設備與專業人員的參與，這兩大必備要素需要一定的資金支持，但在實際工作中往往較難實現。

最后，事業單位檔案管理工作人員本身的工作素質與工作能力，難以滿足信息化檔案管理過程中的人才與知識要求。人本身是信息化時代的應用者和受益者，這就要求使用者的工作素質能力與信息化建設相匹配。由于人事檔案數字化管理意識的不斷深化，事業單位人事檔案管理人員對專業知識的不斷學習，不斷深入，充分的掌握了科學的信息技術[4]。可見，工作人員本身的信息化應用能力與自身業務素質也決定了其適應信息化建設前提下的檔案管理的能力與效率。

三、事業單位檔案管理信息化建設的推動策略

信息化建設在檔案管理工作中的運用是十分必要和緊迫的工作，搭建好先進、準確的現代化檔案管理信息化建設的平臺，提供系統化、專業化的檔案服務，是匹配當前事業單位高工作效率的合理方式。因此，為更好推動事業單位檔案管理信息化建設，有三方面需要注意：

其一，充分發掘并充分論證信息化建設在事業單位檔案管理中的重要價值。在21世紀飛速發展的信息化辦公時代，傳統的檔案管理方式已經無法為高效的工作提供保證與精確的信息資料支持。在新時代新形勢下，事業單位將面臨越來越多的工作專業程度以及信息化運用上的考驗。同時，在新技術新要求下，檔案資料已經成為衡量工作人員工作效率的重要參考標準之一，需要事業單位加強對檔案管理工作的關注與重視程度。因此，事業單位領導要充分認識到檔案管理的重要性，提高事業單位在具體檔案管理工作中信息技術的實際開展。

其二，注重落實檔案管理信息化建設資金投入。隨著科學技術在各項社會事務運作中的日漸普及，信息技術已逐漸滲透到各行各業中，但是，檔案管理工作在事業單位尚未引起人們足夠的重視，檔案管理設備尚處于落后狀態，凸顯了簡陋化與單一性[5]。目前的檔案管理也只能是簡單的信息保存和管理，基本工作是收集與保存檔案而沒有充分發掘與利用，這與新時代事業單位的檔案管理要求難以匹配，無法對檔案資料進行深層次的分析與研究，極大地阻礙了檔案的管理與利用。在實際工作中，需要注意的是，信息化建設所需配備的硬件設施是高新產品、是比較昂貴的，保證一定資金的配備與投入，是確保信息化建設所需硬件設備的關鍵所在。

最后，要注重結合科技發展進步，加強對檔案管理人員的專業技術培訓。事業單位領導一定要加強對從業人員的業務素質培訓，注重提高職業素養，這是推進檔案管理工作新發展的重要要求。因為，檔案管理信息化建設主要的接觸者是每一位檔案工作人員，具體工作人員對于信息化辦公的認識與操作水平，直接影響到檔案管理信息化的關鍵所在。所以，必須對每一位檔案管理工作人員進行定期的信息化操作培訓與職業素質的提升，使檔案管理工作人員充分了解信息化辦公的手段與技能。

四、結語

檔案管理的現實意義體現在當今社會的各個領域，國家建立了各級檔案館和檔案管理中心，國家各級機關和各企事業單位設立了檔案室，它真實全面地記錄了國家政治、經濟、科學、文化、工農業建設、軍隊國防建設、文學藝術等多個領域的發展歷史進程和成果，對于指導當前社會經濟的發展等方面都發揮著極其重要的作用[6]。