新形勢下做好人事檔案管理工作的思考

文/衡陽市雁峰區(qū)人力資源服務(wù)中心 周春蘭

人事檔案能夠讓我們了解到人才的各項(xiàng)信息，并結(jié)合人才信息來科學(xué)、合理地應(yīng)用人才，從真正意義上做到“人盡其才”。要完成新形勢下對人才市場檔案管理提出的新要求，作為其內(nèi)部的一名檔案管理工作者，有必要努力探索新的管理舉措，以更好發(fā)揮出人才市場檔案的資源優(yōu)勢，提高為社會(huì)的服務(wù)能力。因此，筆者結(jié)合工作實(shí)際，并針對當(dāng)前人才市場檔案管理中存在的問題，提出新的對策，以期對提高人才的有效合理使用發(fā)揮重要的信息服務(wù)作用。

一、做好新時(shí)代檔案管理工作的重要性

隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，我國的教育事業(yè)得到質(zhì)的飛躍，逐漸完成了由量變到質(zhì)變的發(fā)展。人事檔案管理是構(gòu)成社會(huì)公共信息的關(guān)鍵部分。在這樣的社會(huì)背景下，人才檔案儲(chǔ)備工作的重要性日趨凸顯。

（一）人事檔案管理工作的重要性。人事檔案能夠準(zhǔn)確、真實(shí)記錄個(gè)人的各項(xiàng)基本信息，為用人單位提供理論依據(jù)。用人單位可以結(jié)合人事檔案來了解個(gè)人以往的工作經(jīng)驗(yàn)、業(yè)績情況以及品行道德，并以此為參考依據(jù)來進(jìn)行決策，在一定程度上能夠促使用人單位的決策趨于科學(xué)化。現(xiàn)階段，許多用人單位為了做到“崗得其人，人適其崗”，在招聘人才的時(shí)候會(huì)全方位、多角度地了解，不會(huì)局限于面試。一般情況下，個(gè)人在以往單位工作的時(shí)候，其升職降職、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等各個(gè)方面的情況都會(huì)整理入檔，用人單位能夠通過查看個(gè)人的人事檔案來進(jìn)行決策。

（二）干部人才檔案的作用。干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會(huì)信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國家所有。黨的十八大以來，干部人事檔案在干部考察、防止干部“帶病提拔”，巡視巡察、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)執(zhí)紀(jì)辦案、社會(huì)保障、司法公正等方面發(fā)揮了越來越重要的作用。

二、目前人才市場檔案管理工作存在的主要問題

目前，人才市場的檔案以從各大院校畢業(yè)的學(xué)生檔案居多，是反映人才綜合素質(zhì)信息的重要載體，也是滿足社會(huì)各界需求人才最重要的信息依據(jù)。在區(qū)人才服務(wù)中心一般管理流動(dòng)人員檔案，在職干部檔案、離退休檔案等以及數(shù)據(jù)共享、業(yè)務(wù)辦理、檔案業(yè)務(wù)受理流轉(zhuǎn)、檔案調(diào)動(dòng)及調(diào)閱業(yè)務(wù)等，同時(shí)還要承擔(dān)招聘、就業(yè)、辦理相關(guān)資格證等多項(xiàng)業(yè)務(wù)。

（一）館內(nèi)硬件配置未到位。人才市場的檔案管理，特別在經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，存在著嚴(yán)重的檔案管理硬件投入不足。有的地方迄今沒有實(shí)現(xiàn)館員辦公室、閱檔室和檔案庫房的“三室”分開，有的沒有給檔案庫房配置防盜門窗，以及室內(nèi)保持檔案保藏質(zhì)量的去溫機(jī)、溫濕度表等硬件設(shè)備。還有的引入現(xiàn)代化管理手段，如網(wǎng)絡(luò)與電腦，有的建立了數(shù)據(jù)庫，但技術(shù)應(yīng)用大多停留在輔助檔案材料目錄的錄入等簡單操作。

（二）管理手段相對較滯后、程序繁瑣。人才市場在檔案管理上，盡管大多數(shù)能按規(guī)定執(zhí)行，但在實(shí)際操作上，存在收集不及時(shí)、被動(dòng)等問題。多數(shù)人才市場未能形成自己的檔案管理實(shí)施細(xì)則和制度，多采用傳統(tǒng)手工操作和簡單分類管理，即便是建立起數(shù)據(jù)庫的，也沒有及時(shí)升級形成同步。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展和生活、工作節(jié)奏的加快，程序繁瑣的人事檔案管理難以滿足社會(huì)對人才檔案的信息需求，快捷的人事檔案管理服務(wù)成為人們強(qiáng)烈的訴求。

（三）需要配備專職檔案管理人員。由于各地人才市場在館員配置上，大多由其他工種人員兼職擔(dān)任，使其檔案管理人員隊(duì)伍嚴(yán)重缺乏應(yīng)有的綜合素質(zhì)，“保管員”的角色造成管理操作不規(guī)范，質(zhì)量參差不齊，服務(wù)態(tài)度差等問題，影響到工作的嚴(yán)肅性和效能，更談不上促進(jìn)人才市場檔案管理工作改革與發(fā)展的理論探討。對人才市場檔案管理的工作和內(nèi)容都非常清楚的管理員來說，在實(shí)際的工作中也可能會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，沒有足夠的管理人員科學(xué)管理檔案，并且每年有大量畢業(yè)生的檔案需要進(jìn)行處理，導(dǎo)致沒有足夠的管理員開展相關(guān)的管理工作。隨著畢業(yè)生越來越多，檔案員的工作內(nèi)容比較繁瑣，人員的缺失導(dǎo)致在工作中可能出現(xiàn)差錯(cuò)。

（四）檔案開發(fā)利用率低下。目前，在人才市場上，檔案信息加工、處理及開發(fā)，基本處在被動(dòng)服務(wù)層面，或者封閉半封閉狀態(tài)，信息化功能尚未健全，開發(fā)出的人事信息資源僅限于工資套改、干部任用考察等方面，利用率低下，未能真正發(fā)揮出應(yīng)有的服務(wù)作用。

三、新形勢下如何提升檔案管理工作和服務(wù)水平

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，國家高度重視“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”，人才市場檔案管理工作應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，加大管理創(chuàng)新，更新工作措施，發(fā)揮出更大更多的檔案信息資源優(yōu)勢，為社會(huì)各界提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。湖南省人力資源服務(wù)中心積極貫徹落實(shí)“互聯(lián)網(wǎng)+人社”行動(dòng)計(jì)劃，針對流動(dòng)人員人事檔案管理特性，研發(fā)了湖南省流動(dòng)人員人事檔案管理一體化服務(wù)平臺(tái)。2016年9月，向全省市州及區(qū)縣推廣湖南省流動(dòng)人員人事檔案管理一體化服務(wù)平臺(tái)，截至2017年6月，完成了全省13個(gè)市州、119個(gè)區(qū)縣，共133個(gè)公共人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)的聯(lián)網(wǎng)工作，實(shí)現(xiàn)了全省流動(dòng)人員人事檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息共享、業(yè)務(wù)受理及流轉(zhuǎn)全程監(jiān)控，上下聯(lián)動(dòng)、內(nèi)外聯(lián)網(wǎng)，結(jié)束了全省辦理流動(dòng)人員人事檔案服務(wù)“來回跑”的歷史，成為全國第一個(gè)實(shí)現(xiàn)全省人事檔案聯(lián)網(wǎng)管理的省份。2018年5月，人事檔案管理一體化服務(wù)平臺(tái)與廣西成功聯(lián)網(wǎng)，開創(chuàng)了流動(dòng)人員人事檔案管理省際聯(lián)網(wǎng)協(xié)同辦公的先河，為全國流動(dòng)人員人事檔案管理聯(lián)網(wǎng)打下了良好基礎(chǔ)。未來，人事檔案管理一體化服務(wù)平臺(tái)將致力與更多的省（自治區(qū)）完成聯(lián)網(wǎng)，爭取實(shí)現(xiàn)全國流動(dòng)人員人事檔案互聯(lián)互通，造福更多的流動(dòng)人員。

（一）加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化水平配置配備。針對人才市場檔案管理的配套設(shè)施建設(shè)不足，應(yīng)積極爭取當(dāng)?shù)卣母叨戎匾暸c支持，一是劃撥資金，投入設(shè)施設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理“三室”分離，引入并應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，如網(wǎng)絡(luò)、電腦等硬件設(shè)施，建立起多種檢索工具，提高檔案信息查找利用。二是科學(xué)編制人才市場檔案專職人員的配備，實(shí)行統(tǒng)一管理和調(diào)配，保證其福利待遇收入和職務(wù)晉升，促進(jìn)其工作的積極性。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作的科學(xué)規(guī)范化。科學(xué)規(guī)范化管理人才市場的檔案管理，是檔案信息資源優(yōu)勢發(fā)揮的重要基礎(chǔ)。要嚴(yán)格執(zhí)行《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，結(jié)合本地人才市場實(shí)際情況，制定出適宜本地管理的相應(yīng)制度，特別要注意收集人才近期在論文發(fā)表、培訓(xùn)進(jìn)修和科研成果等體現(xiàn)實(shí)踐能力等方面的材料，將其補(bǔ)充進(jìn)檔案，從而更加全面客觀地反映出人才的綜合素質(zhì)。

（三）加強(qiáng)檔案管理工作者的綜合素質(zhì)培養(yǎng)。對人才市場檔案管理工作者須從三個(gè)方面加強(qiáng)對綜合素質(zhì)的提升培養(yǎng)。一是加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，利用多種渠道提高館員的重視度，特別要做好人才就業(yè)方面的咨詢服務(wù)工作，同時(shí)有效批量化進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫管理，減少檔案因外放遺失等危險(xiǎn)。二是通過內(nèi)部競爭上崗等方式，促進(jìn)檔案管理工作者主動(dòng)通過多種渠道加強(qiáng)人事檔案梳理知識(shí)的學(xué)習(xí)，進(jìn)而針對性開展工作提升服務(wù)能力；提高相關(guān)管理人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。積極吸引相關(guān)人才，按照人才市場檔案管理辦法和相關(guān)規(guī)定增加相關(guān)專業(yè)人才，保證檔案管理信息化更完整，更快速。在積極吸引專業(yè)人才和管理人才的同時(shí)，應(yīng)該注重檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)，這樣能夠培養(yǎng)一批專業(yè)素質(zhì)過硬，工作經(jīng)驗(yàn)豐富的復(fù)合型人才。加強(qiáng)對專業(yè)人才和管理人才的持續(xù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的變革，檔案管理的內(nèi)容和方式都發(fā)生了翻天覆地的變化。這就要求檔案管理人員在檔案管理政策和執(zhí)行方面都要不斷學(xué)習(xí)，提升自己的業(yè)務(wù)水平，這樣才能促進(jìn)人才市場檔案管理水平的提升。

（四）推動(dòng)有條件的地區(qū)實(shí)行“互聯(lián)網(wǎng)+人社”行動(dòng)。在疫情防控期間，為確保人民群眾生命安全和身體健康，全國大部分地方人事檔案辦理實(shí)行“不見面”的方式開展服務(wù)工作，在新形勢下，探索人事檔案管理信息化建設(shè)，推行“互聯(lián)網(wǎng)+”模式顯得尤為重要。實(shí)現(xiàn)人事檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)共享、人事檔案業(yè)務(wù)受理及流轉(zhuǎn)全程監(jiān)控、檔案調(diào)動(dòng)（調(diào)閱）告別“來回跑”、證明材料異地及網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程打印，形成了全省各級公共人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)“任意一點(diǎn)受理、多點(diǎn)服務(wù)”的協(xié)同辦公格局。希望全國流動(dòng)人員、畢業(yè)生、干部職工等人事檔案管理聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)“足不出戶”省錢省時(shí)辦事模式，全面推動(dòng)電子檔案文件歸檔工作。

（五）進(jìn)一步做好檔案管理工作的信息深度開發(fā)。人才市場檔案管理，不能只是單純的保管場所，更要為社會(huì)各界提供人才有效流動(dòng)、合理配置的重要信息服務(wù)能力。因此，需要進(jìn)一步加大對原始檔案的開發(fā)利用，利用網(wǎng)站管理、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)行詳細(xì)分類，使人才信息能方便快捷地一次性查詢到位。同時(shí)繼續(xù)發(fā)揮傳統(tǒng)檔案保管的優(yōu)越性，為有效開發(fā)檔案信息提供較為完整、安全的資料。

四、結(jié)語

新形勢下，不斷優(yōu)化檔案管理機(jī)制，能夠提升檔案管理工作效率和服務(wù)水平，更好地服務(wù)群眾。全省聯(lián)網(wǎng)后，所有流動(dòng)人員檔案信息首次實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息集中與共享，能及時(shí)查詢到檔案和檔案歸屬情況，檔案管理現(xiàn)代化穩(wěn)步邁進(jìn)。通過統(tǒng)一的服務(wù)平臺(tái)、統(tǒng)一的操作規(guī)范、統(tǒng)一的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，區(qū)域各級人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)快速脫離傳統(tǒng)手工作業(yè)模式，工作效率和服務(wù)水平顯著提升。本文希望通過對人事檔案管理工作的一些建議，給相關(guān)行業(yè)一些參考。