固投項目中設備檔案的管理與思考

文/中國工程物理研究院 趙旌含

近年來，國家對固定資產投資項目提出的要求越來越高，固投項目檔案的管理要求也隨之提升。項目檔案是項目建設的一面鏡子，不但能反映項目建設的全過程，還能折射出項目管理中存在的各種問題。設備檔案作為項目檔案的重要組成部分，記載和反映了設備從論證調研到使用運維的全過程，對保障設備正常工作、后期運維保養有直接作用，對實現項目建設目標，評估項目實際效益有重要參考意義。

一、設備檔案的含義及特點

（一）含義。設備檔案是指設備在論證調研、采購招標、開箱驗收、安裝調試及驗收運維過程中形成的具有保存價值的不同種類、不同載體的文件材料。本文所探討的設備檔案指固投項目中的主工藝設備檔案。

（二）特點。固投項目的主工藝設備根據其獲得方式可分為外購設備和自研設備；根據其參數和規格可分為標準設備和非標設備；根據其使用特點可分為普通設備和特種設備。不同種類的設備，形成的檔案也各有不同，但基本都具備以下特點：1.針對性。每臺設備出廠，都配有和設備相對應的文件材料，如裝箱單、檢測報告、合格證、質量證明書等，這些是證明所購買的設備數量、質量達到要求的重要檔案，與設備一一對應，具有很強的針對性。另一方面，設備檔案按照臺（套）進行整理，每一臺（套）設備都有其對應的設備檔案。2.階段性。設備檔案的形成貫穿設備的整個生命周期，在不同的階段都會形成和產生相應的檔案。如在調研采購階段形成綜合論證報告、技術方案、設備招投標文件和合同；在研制階段形成研制方案、會議紀要、預驗收報告；在開箱階段形成開箱驗收報告，產生設備隨機文件；在安裝階段形成安裝調試數據；在驗收階段形成驗收總結；在后期使用階段形成運維文件或改造文件等。3.多樣性。設備檔案不僅僅是單一的文字性材料，根據設備的不同屬性和項目檔案管理的要求，會形成不同種類、不同類型、不同載體的設備檔案。比如設備的照片，設備軟件的光盤、設備的設計、安裝圖紙等。4.動態性。設備檔案并不是形成后就完全固化的。隨著設備的使用，還不斷形成新的內容。如設備的定期檢測證書、運維保養記錄等，這些文件按照設備的管理要求，每隔一定的周期就會形成新的文件，直到設備報廢。

二、設備檔案的管理現狀及問題

設備檔案的管理與設備的管理緊密相關，設備管理的水平和質量很大程度上決定了設備檔案的質量。

（一）管理現狀。以筆者所在單位為例，設備在不同的管理階段，有不同的責任部門。設備需求部門負責設備購買的調研論證、設備開箱驗收、運行調試工作和驗收，形成綜合論證報告、開箱驗收單、驗收報告等相關文件；項目的統籌管理部門負責認定設備的采購方式，提出合同文本，組織設備的驗收；采購部門負責根據要求購買設備，完成詢價、競談或招標等一系列工作，形成采購過程文件；質檢部門負責設備的各項運行指標的檢測，并形成檢測報告等；設備資產管理部門負責設備臺賬的登記和管理；檔案部門負責設備檔案的歸檔和管理。各部門各司其職，各管一攤，但在實際工作中，溝通不夠，使得工作中出現不同程度的問題。

（二）存在的問題。1.管理角度。設備各階段的各責任部門缺乏溝通，融合度不夠，給設備檔案的管理帶來一定的不利影響。設備需求部門和設備管理部門缺乏溝通，管理部門時常將合同模板化以提高管理效率，但是卻忽略了實際需求，要么合同內容太寬泛，沒有明確應提交的材料，要么合同內容過細，有些設備不會產生的文件也約束在合同中。設備管理部門與檔案部門缺乏溝通，檔案人員介入不夠，時常無法參加設備開箱和設備驗收環節，無法確保設備隨機文件和驗收文件及時歸檔，同時也缺少過程中的業務指導，直接影響設備檔案的質量。設備管理各方面的制度不夠完善，有些工作沒有確切的可參考的執行標準，管理工作無據可依，降低了管理部門的權威性，容易出現設備檔案管理前后不自洽的情況。檔案管理人員自身的管理水平和知識閱歷不夠，不了解設備的一些相關知識（尤其是特種設備），無法在業務指導中提出有效的意見和建議，無法確保設備檔案管理的規范。上級和管理部門重驗收，輕整改。過于關注項目檔案驗收的結果，卻忽略對出現問題的整改和舉一反三，不細究問題出現的根源，導致許多類似問題在不同的項目中反復出現。信息技術的不斷發展使越來越多的電子文件通過網絡形成或流轉，如招投標文件、單位公文等。而檔案系統與業務系統之間沒有打通數據接口，導致電子文件歸檔途徑不順暢。2.檔案實體角度。管理的不完善直接導致設備檔案在完整性、準確性、有效性和系統性上出現問題。從完整性上看，主要表現為詢價、報價等購買過程文件缺失，合同中提到的文件材料和設備隨機資料缺失，合格證數量與實際設備數量不相符，合同規定的培訓相關文件缺失，設備運行維護文件缺失，設備相關照片和軟件缺失等情況。根據筆者所在單位近兩年的數據分析，設備檔案在驗收中，完整性問題占所有問題的52%左右。從準確性上看，主要表現為文件中的設備型號或參數與實際設備不一致，設備臺套數與批復不一致，外文材料未進行翻譯等情況。準確性問題在設備檔案驗收中占15%左右。從有效性上看，主要表現為合同、協議等文件簽署不齊全、未蓋公章，復印件過多，復印件未加蓋復印章，安裝調試記錄用不耐久材料記錄等情況。有效性問題在設備檔案驗收中占20%左右。從系統性上看，主要表現為未嚴格按照設備的臺（套）來進行整理、設備檔案的整理與批復方式不一致、設備檔案之間的有機聯系不清晰、順序混亂等情況。系統性問題在設備檔案驗收中占13%左右。

三、解決思路

（一）加強領導，促進各部門間工作相互融合。領導重視是一切工作能有效開展的必要前提。通過加強領導，明確各部門、各崗位的職責分工，使項目部門、設備管理部門和檔案管理部門的工作充分融合，并明確考核標準，以此約束各部門開展工作。

（二）完善制度建設，強化檔案的前端控制和過程管理。規章制度是一切工作有據可依的必要條件。完善的規章制度能夠指導各項工作規范、有序開展。同時，應切實將檔案管理的相關環節納入項目管理、設備管理的各相關制度中，貫徹“三納入”“四參加”的要求，實現檔案的前端控制和過程管理，保障歸檔文件的齊全、完整。

（三）加強隊伍建設。人才隊伍是做好設備檔案管理工作的重要保障。一方面，強化檔案人員自身業務能力，確保設備檔案管理的規范性和系統性；另一方面，加強培訓。加強對管理部門人員的檔案知識宣傳和培訓，強化檔案意識；加強檔案人員在設備管理各方面的學習，如了解科研背景需求、招投標規定、設備相關參數等，使檔案人員在設備檔案管理中占據主動地位，提供更有效的業務指導。

（四）加快信息化步伐，積極開展檔案數字化工作。為避免信息孤島的產生，應當盡快打通業務系統與檔案系統之間的數據接口，確保通過業務系統形成的各類電子文件能夠有效歸檔。同時，開展已歸檔設備檔案的數字化工作，尤其是設備說明書、運行維護手冊等設備操作所需要的文件材料，實現網絡查借閱， 既確保了一線人員的使用，也確保了檔案歸檔的齊全完整。

四、結語

設備檔案管理的狀況直接關系到設備的有效運用和所帶來的經濟效益，因此做好設備檔案管理工作至關重要。通過對現有問題的系統分析，提出針對性的解決思路是提高設備檔案管理的有效方式。