辦公室檔案管理工作效率的提升途徑分析

文/青州市譚坊中心衛生院 張錫坤

辦公室的檔案有序性、完整性是推動單位發展的關鍵，同時對于單位的發展有一定的促進作用。對于辦公室檔案管理工作而言，應當堅持基礎性的科學原則，并結合具體工作中的實踐性特征不斷完善并創新，從而保障辦公室檔案的綜合管理質量，從而真正發揮檔案的管理綜合價值。辦公室檔案管理從目前來看，仍然存在許多缺陷與不足，例如管理效率不高、管理方式落后等。對此，探討辦公室檔案管理工作效率的提升途徑有重要意義。

一、做好辦公室檔案管理工作的必要性

（一）有利于相關工作的開展。眾所周知，檔案屬于單位非常重要的記錄性資料內容，檔案內容雖然各有不同，但是在重要性方面均有相似性。對于部分事業單位而言，檔案本身屬于保密性要求較高的機密文件，會直接決定企業、單位的業務是否可以順利開展。對此，對于辦公室檔案管理工作來看，只有充分意識到辦公室檔案管理的重要性并確保其可以順利實施，才可以更好地推動整個單位正常運行。例如，以人事檔案為例，人事檔案涉及每一個工作人員的發展歷程以及崗位以往和現狀，只有真正做好檔案管理工作，才可以確保后續的人事聘用科學合理。

（二）做好檔案資料管理工作。借助對重要檔案資料的針對性管理工作，可以確保單位工作效率得到顯著提升，其主要原因在于辦公室當中的資料文件屬于指導性的指令性文件，其對于不同部門的工作方式以及思路具備一定的指導性價值。對此，可以毫不夸張地說，辦公室檔案管理也是“領導”，其能夠促使單位工作更有序，及時杜絕相關問題的發生。另外，做好辦公室檔案管理還可以為后續的資料查閱提供幫助，尤其是在信息化時代，借助信息化檔案可以更好地實現信息的快速檢索與模糊性檢索，這些功能的實現可以直接為資料查閱提供便捷幫助。

（三）提高檔案資料的安全性。在辦公室檔案管理工作中，只有做好了辦公室檔案管理的針對性、層次性，才可以更好地提高檔案的資料查閱效益，以便于不同等級檔案需求人員及時查閱到相關的資料，并完成分級化管理。這樣的處理方式不僅可以提高檔案管理的整體工作效率，還可以提高部分重要檔案的保護性能力，提高檔案的安全性與保密性，推動部門長遠發展。

二、辦公室檔案管理工作效率的提升路徑

（一）完善檔案信息化管理系統。伴隨著信息化技術以及時代環境的不斷改變，檔案管理工作不斷發展創新，此時檔案管理工作會逐漸向著信息化的方向發展。借助先進的信息化系統實現檔案的整體管理工作，可以將不同的檔案數據合理分組、合理儲存，從而提高辦公室檔案管理的整體工作效率。在這一基礎上，如何穩定并持續提高檔案管理效率，就必然需要及時建立、應用并不斷完善信息化管理系統，從而提高整個管理效率。在具體系統建設期間，需要從下面幾點著手：1.提升信息化管理意識。辦公室檔案管理工作的建設需要構建一個全新的管理意識，及時突破傳統管理意識當中的各種缺陷，充分意識到檔案管理的重要性。強化檔案管理的整體水平，加大管理資金的投入，為檔案信息化管理提供保障。檔案信息化系統建設期間，需要許多的設備、資金以及人力資源，此時需要做好資金方面的供應，不同的檔案系統需要做好針對性的系統建設，對于事業單位而言，需要做好檔案管理、檔案采集、網上查閱三個系統的建設，并針對不同的管理需求、職責，做好材料的收集、鑒別以及整理、儲存，同時根據實際需求做好業務模塊的建設，如系統維護與業務管理。2.提升管理效率。在提供資金與基礎技術支持的同時，需要按照檔案管理的需求做好管理工作的合理落實。一方面，需要單位領導提高對于檔案管理的重視度，根據實際需求做好人事方面的調動以及資金方面的調整，從而提高管理的整體效率；另一方面，需要采取更加科學合理的方式落實管理工作，例如針對信息化系統做好管理體系的調整，從而提高管理的綜合效率。

（二）完善管理制度體系。進一步強化檔案管理工作的制度體系是提高管理工作效率的重要途徑。從當前的事業單位檔案管理工作現狀來看，無論是文件的內容、形式方面，都存在一定程度的不齊全現象，存在相關的缺陷與不足，尤其是對于管理時間不長的單位，檔案管理工作意識并不強烈，此時管理手段的應用比較落后，認為管理工作只是單純的資料統計，只需要做好資料的儲存，不需要考慮其他問題，在這一環境之下，必然會引發許多問題。對此，按照檔案管理工作的特殊性以及重要性，需要細化管理制度。首先，需要根據檔案管理工作人員的管理工作經驗采集相關的建議，積極聽取建議以及管理中的實踐性問題，從而針對性補充與完善管理規章制度。其次，需要從管理工作中不斷探索與完善，確保管理規章體系的基礎完整，從而推動辦公室的檔案管理效率。最后，建設意見反饋機制。檔案管理的完善期間需要進一步改進與完善管理制度，并構建管理工作意見的反饋機制，按照管理中提出的意見提出改進策略，并由管理人員進行評價，通過后實施。這一種反饋機制的發揮可以顯著提高檔案管理工作人員的工作積極性，并提高對于管理人員的個體尊重意識，讓檔案管理工作達到循環提升質量的作用。

（三）不斷創新管理理念。事業單位的領導人員需要不斷提高對于檔案管理工作的重視度，持續性強化單位對于檔案綜合性管理工作的重視度，尤其是在工作謀劃和部署實施等方面，需要不斷改進與完善。按照檔案管理工作的實踐性情況，采取積極主動的業務考核管理工作。除此之外，還需要針對獎勵與懲罰需求做好相應的完善管理，針對管理工作者的工作需求提高重視，采取各種激勵機制提高其工作的主動性，并根據實際需求不斷完善與優化工作環境、條件的便利性。在這一基礎上，需要嚴格落實監督管理工作。管理人員本身也需要提高對于檔案管理工作的重視度，尤其是在信息化發展背景之下，需要根據實際的發展特征、改變現狀等因素調整與優化自身業務水平，從而提高整體工作效率，推動單位長遠發展。

（四）強化管理人員素質。導致檔案管理工作效率較低的原因非常多，普遍在于兩個方面：一方面，是外部環境、工作人員的素質以及設備工具、監督機制等方面，其中最為突出的便是人員方面的素質問題，對于辦公室檔案管理工作而言，因為工作本身屬于一個高專業性的工作，再加上信息化設備的使用，所以辦公室檔案管理工作人員必須具備較強的專業素養。一般情況下，需要以固定的計劃實現對工作人員的技術培訓，同時還需要提高對職業道德的培訓，并適當進行考核，對于工作表現突出的工作人員給予相應的獎勵，實現激勵作用；另一方面，需要激發積極性。針對辦公室檔案管理工作人員需要做好相應的激勵，在技術、思想等方面提供培訓的同時，需要高度重視激勵政策的宣傳與落實，提高工作人員工作積極性以及能力提升的主動性。

（五）構建意見反饋機制。在檔案管理工作不斷改進的同時，反饋機制的支持非常重要，這也確保檔案管理工作可以向著正確的方向、實際問題與需求之間的關系進行改進。檔案管理工作效率提升的同時，需要進一步強化與改善管理制度，同時落實管理工作的意見反饋機制，借助反饋機制實現對檔案管理工作中相關問題的及時檢查，并按照實際的問題以及現狀問題等提出相應的管理意見，及時將意見反饋到管理人員處，管理人員再根據實際情況進行及時整改與優化。但是，在反饋機制建設的同時，需要得到相應的支持與高度重視，辦公室檔案管理人員需要提供積極的支持與配合，及時將意見進行反饋，真正帶動辦公室檔案管理工作人員保持相應的工作積極性，從而促使檔案管理工作的效率以及工作質量水平得到持續性提升。

三、總結

綜上所述，伴隨著我國經濟水平的持續性提高以及電子信息化技術的不斷發展，事業單位的內部檔案管理工作模式也在不斷完善和創新。在這一背景之下，辦公室檔案管理工作需要進一步提高自身的工作效率，確保檔案可以真正為其他的工作人員服務，在信息化技術的支持下，檔案管理工作會遭遇更多的挑戰、獲得更多的發展機遇。對此，在今后需要進一步提高相關管理工作水平，提高新技術、新方法的掌握與應用，從而保障辦公室檔案管理工作效率持續提高。