公文信息檔案保密的重要性分析

文/威海市婦幼保健院 趙晨

隨著科技以及經濟的不斷發展和提升，公文檔案工作正圍繞著社會主義政治建設、經濟建設以及文化建設等各個方面的內容開展，因此，這對公文檔案的安全性提出了更高的要求，在提升檔案資源利用效率的基礎上，必須要保證公文信息的安全，防止信息泄露。所以公文檔案管理人員一定要嚴格遵守管理的規定和要求，明確公文檔案保密的重要性。

一、公文信息檔案保密的決定性因素

公文信息保密的決定因素，包括如下幾點：首先，在于其所承載內容的秘密性決定，通常公文信息會直接服務于政府以及黨委，涵蓋的內容也包括社會生活的各個層面，而公文信息承載在包括電子文檔在內的很多載體上，這就需要對其采取針對性的保密措施，將保密工作貫穿于公文的擬制、收發、加工、處理以及傳遞的各個環節中。其次，公文信息的保密還與專一性與參謀性相關，專一性主要指的是公文信息所服務的對象，只能在特定的范圍內流通，而參謀性主要指的是黨政相關的決策或者參考意見、資料等，這些資料都不適宜在大范圍內公開，需要公文管理人員做好保密工作。此外，保密的決定因素，還與公文所產生的效力有關，很多公文會涉及黨政核心事務，有些公文為這些核心事物提供依據，會影響核心事物的開展。比如：黨籍管理工作中的公文信息會直接涉及黨員的個人成長、個人隱私、工作調動以及各個領域中，因此必須要公文信息檔案管理人員做好保密工作，防止信息泄露。因此，這就需要公文管理人員對保密工作加以重視，將保密要求貫穿于公文信息管理的各個環節中，提升公文信息管理的效率，避免給他人、社會以及國家造成危害。

隨著辦公自動化的不斷推進，公文的信息傳遞以及收發等越來越依賴于互聯網技術，在公文信息檔案管理的過程中，要確保公文信息的安全性，首先應該從公文的制作入手，對于電子公文而言，制作時應該對計算機進行物理隔離，最好不要用無線網絡功能，同時，涉密公文信息的制作中，草稿、意見稿、修改稿、討論稿以及廢頁等，都要按照正規的程序進行保密和管理，同時還要清晰標注密級。不需要進行特殊保存的，應該按照正常的程序及時進行銷毀。此外，涉密公文還需要標明制作的數量，發放的范圍以及存檔要求，在制作時也應該在單位內部，或者在保密工作部門，不能委托第三方。

二、新形勢下公文信息檔案保密的措施

（一）增強公文信息檔案管理人員的綜合素質。公文信息管理人員具有特殊的身份和地位，對很多信息能夠最先知曉，并且知道的信息量也比較大，信息檔案保密工作的效率直接跟管理人員的綜合素質具有密切的關系。首先，要提升檔案管理人員的政治素養，這也是做好保密工作的首要前提，公文信息管理工作的政治性十分強，需要管理人員具備堅定的政治立場，將國家和人民的利益放在首位，以大局為重，保守國家和黨的秘密。其次，檔案管理人員要具備高度的思想認知，過硬的思想作風，具備高尚的責任意識和保密意識，不管在任何場合，都應該確保萬無一失，對自己要有嚴格的要求。因此這就需要檔案管理機關對公文管理者定期進行相關的培訓和教育活動，密切關注公文管理者的思想動態，及時糾正錯誤的思想認知和意識，能夠確保其勝任公文檔案管理任務。同時公文檔案管理者也應該明確保密工作的重要性，將保密工作滲透到檔案管理的各個層面。公文檔案管理者還應該嚴格地約束自己的行為，特別是對自己不需要知道的信息或者涉密事項，要嚴格保密，不傳播，同時還要確保公文的借閱安全，如果在管理的過程中，跨越制度的約束，沒有嚴格按照相關的程序進行借閱，一定要對其嚴肅處理，養成高度的警惕意識，避免公文信息遭到泄露。比如：公文的草擬人員最早會接觸到涉密信息，在公文還沒有公開之前，必須要嚴格保密。如：在一些黨務通知草擬之前，必須要對時間、地點、事件以及涉及的人物嚴格保密，一旦涉密公文信息泄露，將會造成嚴重的影響。

（二）加強對數字化公文保密工作的重視。公文在儲存、傳輸以及處理的過程中，一定要保證公文不被破壞、修改或者丟失，確保公文內容的完整性，同時對于電子化辦公來講，其還涉及網絡的安全性，公文信息檔案的保管必須要嚴格按照相關的規定，不能泄露給沒有經過授權的個人或者實體。雖然信息技術加快了公文的流轉速度，增強了辦事的效率，但是在公文檔案保密工作中，仍然面臨著極大的難題，因為網絡是一個比較虛擬的空間，極有可能遭到不法侵害，或者惡意破壞辦公軟件。在新時期下，公文數字化已經成為公文檔案管理的趨勢和內容，很多單位將信息化與數字化應用到公文管理的過程中，數字化能夠防止公文信息的丟失或者破損，為公文管理提供了便利；但是由于網絡系統的虛擬性、隱秘性等特征，使得數字化公文管理存在極大的問題，這就需要檔案管理人員加強和數字化軟件開發人員之間的互動和交流，及時修復并更新數字化管理軟件，采用相應的殺毒系統、密匙、身份驗證或者管理人員權限等方案，加強數字化信息管理的保密性和安全性，防止數據的丟失，或者無關人員的侵入。此外，還可以設置網絡安全監控系統，一旦發現不明身份人員訪問或者侵入，立即發出警示并攔截。數字化信息檔案管理需要對保密工作高度重視，為公文管理提供便利性的同時，也要做好保密工作。比如：對于涉密公文的保存和管理方面，需要使用專門的網絡系統，對服務器、路由器以及工作站等都應該進行保護，同時在IE地址上應該輸入特定的地址。此外，電子公文檔案在管理的過程中，還必須要防止電磁泄露的危害，電磁泄漏主要是指電源線傳導中的信息泄露，和電磁信號泄露這兩個方面，這就需要借助屏蔽機柜或者信號干擾器避免信息泄露。

（三）健全保密工作管理制度。制度是保證方案有效落實的基礎，由于公文信息存在極大的特殊性，就需要檔案管理部門建立長期、持久、安全的監管制度，通過設置高效的防范機制，增強公文信息在管理過程中的抗風險能力。公文保密工作的管理制度，需要從公文的草擬、收發、審核、處理一直到銷毀等各個環節中進行規定。在公文收取時，必須要全面檢查密封的標志、單位等相關的信息，確認無誤之后簽收；及時對檔案信息進行登記，公文的名稱、編號、密級、收文日期以及傳閱范圍等，都應該詳細記錄下來。在公發送時，必須要嚴格按照審核、簽發的流程，做好相應的清點工作。首先，需要設置專門的負責人員，對公文信息的保密工作實施對口的監管，并將其融匯到公文管理的始終。其次，需要構建保密工作的具體流程，對公文的保存和使用進行嚴格的規范，將草稿，正文，傳遞以及銷毀等環節進行細化，強化對公文信息的跟蹤和定位，借助重點分管的方式增強安全性。此外，還應該結合新形勢下公文信息檔案管理的特征，及時修正保密標準，加強對公文信息的動態監管，確保黨政信息的安全性，每個公文信息管理人員都應該嚴格的按照公文檔案保密工作相關的法律法規，規范自身的行為，始終將保密工作貫穿到公文管理的各個領域中。公文的傳閱是傳遞公文精神的重要環節，但是也應該嚴格的依據批示，規范傳閱的流程，并清晰地填寫《涉密公文傳閱一覽表》，同時也應該要求傳閱人員對公文的內容進行保密，并且也應該采取直傳的方式。如果要復印涉密公文，需要嚴格的遵守《保密法》的規定，必須要得到批準，并對復印的數量和機關進行登記。公文信息檔案的保密工作對于行政機關來講十分關鍵，因為公文信息中涉及了很多重要的事項，這些事項往往會關系到黨和國家的安全，同時也會涉及到個人隱私等各個方面的內容，因此這就需要嚴格的制度加以保證，規范公文信息檔案管理的各項流程。

三、結語

公文信息檔案管理的保密工作具有十分重要的價值和作用，檔案管理部門應該加強重視。首先，需要明確認識到公文信息保密工作的決定性因素，同時緊密結合新形勢，公文信息管理的特征和內容，將保密工作貫穿于公文信息管理的始終。其次，要加強檔案管理人員的綜合素質，從政治意識和思想認知出發，確保保密工作有效落實。此外，還應該設置完善的保密制度，嚴格要求公文信息管理人員，規范相關的工作流程，提升公文信息管理的效率。