醫(yī)院文書檔案信息化管理模式的構(gòu)建研究

文/益陽市中心醫(yī)院 陳桃花

文書檔案在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用，文書檔案是收集各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)下發(fā)的公文、醫(yī)院重大事件和重大活動的初始資料。文書檔案在醫(yī)院發(fā)展中屬于檔案的主要載體，可以從多角度展現(xiàn)出醫(yī)院在各時期的發(fā)展?fàn)顩r和成果。

一、醫(yī)院文書檔案管理內(nèi)容和特征

醫(yī)院文書檔案信息化，是指通過現(xiàn)代化技術(shù)來提高檔案管理的水平，掌握文書檔案管理的狀況，從而總結(jié)新時代文書檔案的框架，為醫(yī)院檔案管理提供保證，實施社會化服務(wù)。

（一）信息化管理醫(yī)院文書檔案內(nèi)容。信息化管理文書的歸檔，醫(yī)院將每天收到的文件登記到計算機(jī)上，同時根據(jù)順序存在醫(yī)院的局域網(wǎng)中，便于內(nèi)部傳閱。也可通過網(wǎng)絡(luò)來傳輸和發(fā)放文件，從而避免檔案管理人員出現(xiàn)錯誤，減輕工作人員的負(fù)擔(dān)。文書檔案信息化管理過程中，制作、保存以及傳遞和共享文書檔案可借助計算機(jī)實現(xiàn)。信息化管理醫(yī)院的病歷檔案，通過計算機(jī)對病歷進(jìn)行信息加工，并直接反饋到臨床科室，便于醫(yī)生診斷，當(dāng)出現(xiàn)問題后能夠及時解決問題。

（二）信息化管理醫(yī)院文書檔案特征。第一，全面性。醫(yī)院文件檔案的統(tǒng)一管理，綜合醫(yī)院科室一般包含行政、后勤、臨床、醫(yī)技、藥劑等科室。在各部門的日常工作中，產(chǎn)生了大量的文獻(xiàn)和檔案，內(nèi)容繁多。根據(jù)檔案的類型，綜合醫(yī)院科室一般包含行政、后勤、臨床、醫(yī)技、藥劑等科室，資料可分為自上而下的文件或醫(yī)院制定的文件，也包括與醫(yī)院其他科室有關(guān)的文件。第二，專業(yè)性。醫(yī)療保健服務(wù)是醫(yī)院的主要業(yè)務(wù)。醫(yī)院的工作主要是臨床醫(yī)療服務(wù)，在醫(yī)療服務(wù)中，文檔和檔案的更新速度快，數(shù)量大，這類文件真實反映了醫(yī)療工作的特性。

（三）信息化管理醫(yī)院文書檔案的重要性。第一，可以及時查缺補(bǔ)漏。使用計算機(jī)技術(shù)管理文書檔案，可以在資料系統(tǒng)中輸入修改命令，讓系統(tǒng)能夠自動修改，此種方式提高了文書檔案修改效率。第二，可確保及時安全傳遞信息。傳統(tǒng)的文書檔案工作受到距離、人為因素等影響，經(jīng)常丟失，影響著工作的實施，信息化管理主要是以網(wǎng)絡(luò)傳遞資料，取替了傳統(tǒng)文書檔案的不足，從而提高了安全性和及時性。第三，準(zhǔn)確使用文檔資料。使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以信息化管理文書檔案資料，使用電子目錄整理和歸檔資料，便于全面查詢文書檔案資料。應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)還能夠快速查找文書檔案，最大程度實現(xiàn)檔案資料的共享，提高資料的使用率。開展信息化工作可以便于人們檢索，同時也保證了文書檔案資料的安全性。第四，穩(wěn)定保存信息資源。電子文件載體壽命遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體資料，電子文件可在高溫天氣或者是其他劣質(zhì)天氣完好無損，不會出現(xiàn)任何損失，但紙質(zhì)文書檔案會受損。電子技術(shù)發(fā)展快，為文書檔案的儲存帶來便利。

二、信息化管理醫(yī)院文書檔案存在的優(yōu)缺點

文書檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容，然而在實際實施信息化管理的過程中，呈現(xiàn)出以下優(yōu)點和缺點：

（一）缺少專業(yè)的信息化管理人才。醫(yī)院文書檔案信息化管理工作在我國發(fā)展晚、進(jìn)度慢，開展醫(yī)院文書檔案管理工作存在著不足。首先是基礎(chǔ)設(shè)施尚未完善，其次是缺少專業(yè)的信息管理人才。醫(yī)院文書檔案的缺陷影響著醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的落實，若想發(fā)揮出醫(yī)院文書檔案信息管理工作作用，則需要先引進(jìn)專業(yè)的人才。

（二）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)忽略了信息化管理文書檔案的重要性。我國醫(yī)院雖然實施了信息化管理文書檔案，但信息管理水平較低，出現(xiàn)此種情況是由于醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)人未認(rèn)識到信息化管理文書檔案的重要性，管理人員受到傳統(tǒng)思想影響。醫(yī)院管理人員會認(rèn)為，信息化管理文書檔案的工作沒有管理醫(yī)院重要。在心理便否定了信息化管理醫(yī)院文書檔案。

（三）需要提高文書檔案管理質(zhì)量。我國醫(yī)院文書檔案管理工作水平低，某些醫(yī)院檔案管理部門使用的是傳統(tǒng)文書檔案管理，用來保存和傳遞檔案。傳統(tǒng)的檔案管理和國外先進(jìn)的信息化檔案管理法比較，仍舊存在著差距。傳統(tǒng)文書檔案管理質(zhì)量低，精細(xì)化和信息化管理文書檔案在我國醫(yī)院有著重要的作用，需要提升檔案資源信息共享。

（四）忽略了宣傳信息化管理文書檔案。醫(yī)院的信息化建設(shè)已完善，構(gòu)成了多個管理子系統(tǒng)，比如科教管理系統(tǒng)、文書檔案管理系統(tǒng)以及設(shè)備管理系統(tǒng)，同時也被廣泛使用。但醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員思想守舊，未合理將信息化管理應(yīng)用在文書檔案中，致使使用檔案資源效率低，未發(fā)揮出信息化管理的作用。

（五）信息化管理醫(yī)院文書檔案的優(yōu)點。信息化管理醫(yī)院文書檔案，有利于保存珍貴的資料，通過計算機(jī)掃描醫(yī)院資料即可，在日常管理中使用電子文件即可，能夠保存原始資料，同時對保存信息的完整性有利。在信息化管理文檔資料時，通過電子目錄歸檔資料，便于查詢資料，最大程度實現(xiàn)資料和信息的共享，提高使用率。直觀化管理資料，確保資料安全。

三、改善醫(yī)院文書檔案信息化管理的措施

新時期，醫(yī)院在實際加強(qiáng)文書檔案信息化管理的過程中，可采取加強(qiáng)建設(shè)管理文書檔案團(tuán)隊、加大硬件設(shè)備資金投入、重視挖掘檔案資源價值、加強(qiáng)信息化管理文書檔案投入等措施：

（一）加強(qiáng)建設(shè)管理文書檔案團(tuán)隊，提高管理水平。先進(jìn)的管理模式，一方面要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，一方面需要配備專業(yè)人才。信息化管理醫(yī)院文書檔案的水平，和工作人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)有著直接的關(guān)系，檔案管理人員一方面需要掌握管理的技能和知識，一方面要熟練操作管理軟件，并且要掌握某些文書檔案管理知識，確保能夠自動編輯和索引檔案，自動控制文書。醫(yī)院要重視培訓(xùn)教育檔案人才，為其提供學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會，不但能夠豐富工作人員的理論知識，同時也能夠提高業(yè)務(wù)能力。加強(qiáng)工作人員的信息意識和責(zé)任感，聘請有關(guān)專家講座，傳播國外的先進(jìn)思想，提高工作人員的學(xué)習(xí)意識，豐富其工作經(jīng)驗。在培養(yǎng)人才時，醫(yī)院需要做好審核培訓(xùn)工作，爭取將最先進(jìn)和實用的知識傳輸給管理文檔的人員，從而提高其專業(yè)素養(yǎng)，并且要定期對其進(jìn)行考評，直至全部人員符合標(biāo)準(zhǔn)。

（二）加大硬件設(shè)備資金投入。引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和基礎(chǔ)設(shè)施，并且加大投入費(fèi)用，為順利開展文書檔案信息化管理工作奠定基礎(chǔ)，并且需要加強(qiáng)信息傳輸，應(yīng)將醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺作為主要的技術(shù)，設(shè)置獨(dú)立的信息網(wǎng)站，此網(wǎng)站能夠為使用信息人員提供查詢、檢索等服務(wù)。同時也能夠提供信息咨詢服務(wù)，為醫(yī)院職工提供查詢服務(wù)，便于其快速健全文檔資源信息，提高醫(yī)院文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

（三）重視挖掘檔案資源價值，提高使用率。在醫(yī)院進(jìn)程中，文書檔案是戰(zhàn)略性資源，因此應(yīng)挖掘其價值。同時要重點整理醫(yī)院發(fā)生的事件、項目等檔案資料，為今后檔案打好基礎(chǔ)。檔案人員通過先進(jìn)的信息手段和技術(shù)提高管理文檔質(zhì)量，更新信息，確保檔案信息的完整性和及時性，從而有效提高檔案服務(wù)，推動醫(yī)院文書檔案發(fā)展。管理人員要提高專業(yè)素質(zhì)，同時優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，延伸知識面，一方面掌握檔案管理知識，一方面可熟練掌握處理方法，保證信息化時代更好地推動醫(yī)院發(fā)展。

（四）加強(qiáng)信息化管理文書檔案投入。在管理醫(yī)院文書檔案時，應(yīng)先加大資金投入，然后引進(jìn)國外先進(jìn)設(shè)備，考核信息管理人員。同時管理部門人員要對檔案工作予以監(jiān)督，對于出現(xiàn)的問題應(yīng)及時解決，善于使用技術(shù)創(chuàng)新。

四、結(jié)語

綜上所述，在信息化時代，醫(yī)院文書檔案管理應(yīng)追隨時代的腳步，實現(xiàn)高效化和規(guī)范化的檔案管理。檔案管理人員也要認(rèn)識到信息化管理文書檔案的重要性，轉(zhuǎn)變思路，提高文書檔案管理水平，讓醫(yī)院朝著更健康的方向前進(jìn)。