淺談如何在新形勢下做好重大活動檔案的收集工作

文/攀枝花日報社 劉堃

隨著經濟社會的不斷發展和全面深化改革的不斷推進，政府職能不斷轉變，全國各行政區域、各地方政府間的競爭也在不斷加劇。為了提高本地區的知名度，帶動地方經濟的發展，各地政府往往通過召開高級別的“XX博覽會”“XX推介會”“XX投資洽談會”或者開展豐富多彩的各類“藝術節”等重大活動，來吸引世界各地的開發商、投資者、旅游者的眼球。

這些重大活動所形成的檔案，往往都能夠很好地記錄和反映一個地區的政治、經濟和社會發展狀況，特別能夠體現地方特色，特別具有歷史研究價值。所以如何在新形勢下做好重大活動檔案的收集和整理工作顯得尤為重要。

一、重大活動檔案具備的特點

（一）重大活動檔案按進展的不同階段產生不同的檔案。一個完整的重大活動基本可劃分為策劃、籌備、開展、總結這四個階段。在這四個不同的階段，所形成的檔案內容以及載體又有所不同。1.重大活動的策劃階段。此階段是初步策劃方案或開展可行性研究的階段。一般形成的檔案可能有：初步總體方案、策劃案、可行性研究報告、策略等。2.重大活動的籌備階段。此階段通常是四個階段中歷時最長且文件材料形成最多的階段。一般可能形成的檔案有：（1）有關舉辦重大活動的各類請示、批復、邀請函、承辦單位的發文等。（2）各相關責任單位之間往來的文書以及各類合同、協議等。（3）籌備組的會議記錄、紀要、信息、簡報等。（4）重大活動的總體方案、各組階段性的分工以及時間安排表、各類分工的具體實施方案等。（5）重大活動開展之前的宣傳過程中所產生的各類載體的資料（報刊、電視節目、廣告、宣傳畫報、廣告語等）。（6）參與重大活動的重要人物的講話稿、主持詞、致辭等。3.重大活動的開展階段。此階段為重大活動的實施階段，形成的檔案內容豐富多彩，載體多樣化。能夠生動反映重大活動的成果，成效。一般可能形成的檔案有：（1）重大活動舉辦過程中的照片、新聞報道、媒體宣傳資料、活動的全程錄像資料、電視轉播資料等。（2）重大活動中形成的經驗交流材料等。（3）重要參與嘉賓的簽名、題名等。（4）社會各界對于重大活動舉辦效果的各類評價等。4.重大活動的總結階段。此階段為重大活動的總結和成果統計階段。可能形成的材料主要有：（1）上一級部門對重大活動舉辦完成后給予的表彰、獎勵、總結大會上領導的講話、代表的發言、承辦單位的經驗總結性材料等。（2）重大活動所帶來的各項經濟、社會效益的統計報表。

（二）重大活動檔案歷史價值高。首先，重大活動往往是一個地區或政府的急難險重工作，其中很多重大活動涉及政府高層、各行各業的高管、各學術界的領軍人物，所以形成的資料往往保存價值較高。其次，重大活動舉辦的成果往往能夠給地方經濟帶來一定的改變，能夠真實反映地方的發展過程。再次，重大活動檔案能夠為以后舉辦此類活動提供經驗參考和歷史依據。

（三）重大活動檔案形成相對較分散，收集的資料容易欠真實，檔案部門未介入重大活動。《四川省重大活動檔案管理辦法（試行）》第四條明確規定，重大活動檔案管理工作實行統一領導、分級管理的原則，縣級以上人民政府應當加強對重大活動檔案管理工作的領導，協調解決檔案管理工作中的重大問題，建立健全檔案行政管理部門參與重大活動的工作機制并將重大活動檔案收集、整理和移交所需經費列入部門預算。活動結束后資料的收集整理有難度。一般情況下重大活動都要下設組委會，組委會又分為職能不同的各個小組，各小組中所涉及的單位不同，辦公地點可能也不集中，人員流動較大，在日常管理和工作的督辦上就有一定難度，所以想將活動過程中產生的檔案收集齊全，更是難上加難。部分單位活動開展得轟轟烈烈，但活動結束后資料無人問津、亂堆放、分散保管，活動主辦單位卻少收集整理重大活動檔案的主動性，怕麻煩、檔案資料漏收、少收現象比較普遍。檔案收集不完整、缺乏整理。重大活動又是一項涉及面廣，程序極為繁瑣的工作，其中很多方案、策劃、標語、LOGO、講話稿、接待方案等都有可能反復易變，其過程并非由檔案員或其他人能夠完全掌握和控制，在變了很多次之后可能只有少數人能夠知道最后的方案等，檔案員與這些人員的聯系如果不緊密，那么交到檔案員手上的資料很可能就不是活動中實際所采用的，這就有可能造成重大活動檔案欠真實。另外。檔案移交給地方綜合檔案館是《檔案法》的規定，但一些新聞記者和單位對重大活動過程中形成的各種檔案并不重視，拍攝的活動照片等大量存于單位及個人手中，活動中形成的大量檔案缺乏分類整理、去粗存精，顯得雜亂無章。

二、重大活動檔案收集方法

（一）當地檔案行政部門提前介入。各承辦單位和檔案行政管理部門應徹底轉變過去“先開展、再收集”的整理方式，在重大活動的策劃階段就讓檔案部門參與進來，只有具有專業素質的檔案員全程參與和及時接收檔案行政部門的指導，才能夠在重大活動的開展過程中最大限度保持檔案的齊全完整。1.《四川省重大活動檔案管理辦法》中規定，各級檔案行政部門要努力爭取當地政府和領導對檔案工作的支持和重視，加強對重大活動檔案收集意義的宣傳，使更多的領導具有更強的檔案意識，才能夠為提前介入整個活動打好思想基礎。2.各級檔案行政管理部門在介入過程中要注意，既要用專業的檔案管理方式來指導收集和歸檔，又要根據重大活動中的文件材料往往較急、變化反復次數較多、文件流動較快不宜追蹤等特點隨機應變，靈活調整方式方法，科學開展收集和歸檔工作。3.各級檔案行政管理部門應在重大活動策劃初始就要求在活動中從事檔案工作的人員具有一定的專業素質，有條件的地區，可將檔案行政管理部門作為重大活動中的責任單位要求其派專人全程參與。

（二）檔案行政管理部門要全程加強對重大活動檔案的監督指導工作。各級檔案行政管理部門應該派專人對重大活動檔案的收集和歸檔工作進行全程的監督和指導。由于很多檔案員日常從事的機關或企業的檔案工作較為單純，而重大活動中檔案資料繁雜，種類繁多，對檔案員判別應歸檔文件、劃分保管期限表、催收、追蹤文件等能力都是新的考驗，所以檔案行政管理部門應該和檔案員保持較為密切的聯系，及時的進行監督和指導，盡量為檔案員提供幫助。

（三）按照各小組的分工，建立收集工作網絡。可參考檔案規范化管理的要求，建立收集工作網絡。在一名領導總負責檔案工作以外，還要在各個小組設立資料員，定期或不定期向檔案員移交工作中形成的檔案資料，由檔案員統一整理歸檔。

（四）檔案人員全程參與整個重大活動。檔案人員全程參與重大活動是保證重大活動檔案收集齊全完整的最有效辦法。只有檔案員全程參與了活動，才能夠在活動的不同階段準確了解活動的進展情況和結果，從而全面督促積累檔案資料，更好地收集和歸檔。