檔案管理風險防控研究

劉潤

摘要：企業經營管理下檔案所發揮的作用是不容忽視的，做好檔案管理工作能夠為企業經營決策、內控管理的等各方面提供依據。文章通過對檔案管理風險進行分析，探討風險防控的方法措施。

關鍵詞：檔案管理;企業檔案;風險防控;管理風險

引言

企業檔案管理創新不是喊喊口號就可以完成的事情。這必須實打實的從檔案管理工作實踐中去體現。大多數企業在建或已投入運行的信息化建設承擔著企業職能和業務活動的各種信息，體現了檔案管理信息化建設的成果。在企業大力實施信息化建設的大背景下，檔案管理實踐迎來了巨大的創新機遇和拓展空間。

1企業檔案管理的必要性和意義

在企業的重大決策面前，企業檔案能夠為企業的領導層提供正確的、有效的決策，而這些重大決策的正確性則取決于企業中的領導對企業中每一個工作人員的整體素質還有對企業中所有的器械設備、生產出的產品、現有的和即將具備的生產技術條件等等的掌握和分析能力，同樣，也取決于企業中的領導對于科學的決策以及自身對這些科學的理論知識和技術方法的掌握水平。以上這些都與企業檔案有著直接聯系，關系緊密不可分割。因此，我們可以認為，企業檔案能夠直接作用于和影響一個企業管理水平和今后的發展。其次，管理日常工作方面，一個企業，它的企業管理方面工作的根本就是企業檔案，企業中的各個部門可以利用企業檔案，通過它來進行彼此間的有效溝通和協作互助。如果一個企業缺少了企業檔案，整個企業沒有企業的檔案資料，企業就無法正常運行。例如一個企業的設備出現了故障，在電力檢修部門對出故障的設備進行檢修時，則需要這個設備以往的相關檢修記錄和設備運行的情況記錄，檢修部門根據這些資料記錄再結合設備的現狀作出相應的搶修措施進行及時的修復。除此之外，企業中設備的檔案的建立、建設以及資料的妥善管理能夠有效地預防設備出現故障或者事故。在企業資產管理方面，企業檔案能夠為其提供重要依據。企業自主研發的產品和相關技術是企業重要的資產，完善這一部分的企業檔案收集與管理能夠更好地讓企業可持續發展。企業可以根據這一特點開發具有自主產權的產品并且在生產技術上不斷探索和創新，提高企業自身的生產技術能力。

2檔案管理風險分析

2.1技術風險

在我國，大多數企業都采用手動整理的方法進行檔案的管理和收集，當檔案管理的文件進入庫中的時候，檔案管理人員進行整理和分類，手動工作的弊端在于，不但勞動力消耗量大，而且耗時長，效率低，這就導致了檔案管理人員無暇去專注檔案管理技術的升級和適應現代化社會，并且需要檔案的時候想要調出時查詢速度極慢，并且準確率也十分低下，雖然有些企業也運用了網絡化技術，但是管理的形式和內容還是十分落后，查詢系統仍是目錄形式編制，系統的結構和功能也比較單一，缺乏處理綜合問題的能力，隨著企業的不斷壯大，所需的檔案也日益增加，檔案的需求量也不斷提高，如果不做出改變，對以后的發展有著極大的影響。

2.2業務風險

企業檔案管理工作中的業務風險，受到的影響因素也比較多，企業對檔案管理工作的開展與實施，并沒有明確的內容與目標，相關管理工作人員，只是把日常工作中的信息材料搜集、整理、儲存，無法確保檔案管理工作的質量。管理工作人員對不同類型的文件進行統一的儲存，為后期查詢與使用工作帶來巨大的麻煩。與此同時，企業各部門在日常工作中，會對企業檔案進行使用，而借閱的過程比較簡單，企業內部也沒有明確的借閱流程、借閱手續等，可以根據各部門的工作需求，對企業檔案進行隨意解決，使企業檔案信息數據發生泄漏。并且還存在著部門人員借走檔案資料后，不及時歸還、檔案文件損壞、檔案丟失等情況，都會使企業檔案管理工作面臨著巨大的業務風險。

3檔案管理風險防范措施

3.1創新工作方式

傳統的檔案管理定位為提供文件和檔案的查閱，也就是領導需要什么資料，就找到資料給領導。隨著社會的發展、科學的進步以及互聯網信息產業的發展，整個社會對檔案的需求產生了多樣性的需求，這些需求體現在數字化、精準快速的響應上，客戶對傳統的紙質文檔需求不高，而是對電子形式的文檔需求旺盛，因此在企業檔案管理中，需要更多地采用數字化的管理方式，以應對客戶對檔案的新的需求。針對新的需求，我們建立企業檔案管理網絡體系，即從企業的產品效益、市場經營、品牌形象等領域出發，去建立和完善企業檔案管理網絡。在該管理網絡中能夠清晰體現員工在企業中的需求，以便管理人員及時調配資源進行處理，當然也要經常在企業中宣傳檔案知識和相關法規，可以有的放矢地加強檔案意識。檔案網絡建設是一個系統性工程，必然要得到企業以及相關部門的同意，才能有效展開建設工作，管理人員得到保障之后，才能適應現代管理工作。

3.2加強收集與歸檔工作

做好檔案工作的基礎條件是做好檔案的收集歸檔工作。由于企業主要精力放在創造效益上，往往容易忽視檔案的收集歸檔工作，平時所產生的檔案在各業務部門手中，每個因為沒有相應檔案管理制度，每個業務部門的收集方式都不一樣，最終需要檔案管理人員到每個部門去催要，造成檔案很難完整歸檔，檔案歸檔不全。因此，需要企業按照檔案管理制度要求，建立起一套完整的規章制度，企業內部按照規章制度進行檔案收集歸檔工作，這樣才能保證企業檔案的收集歸檔工作。

3.3構建企業檔案信息化的管理機制

首先，需要建立組織機構。建立相對獨立的企業檔案管理部門，實現整個企業檔案管理工作的協調與配合，能夠按照檔案管理的規章制度，對企業部門的各項信息進行整合歸納。其次，積極履行各項檔案管理職責。企業檔案部門作為重要的信息集成中心，需要重點負責企業檔案信息系統的建立，以及后續的服務管理工作。同時，需要制定嚴格的考勤制度，對于企業信息的錄入、流程等管理工作都需要制定嚴格的量化標準，對于訪問的權限與密碼都需要有規范的管理與制度，在科學、合理的制度規定下促進企業檔案信息化管理工作的有效開展。最后，企業的檔案管理工作必須服務企業為主體，該項服務工作的中心需要以企業為中心，積極配合，協調企業的戰略評估工作，幫助企業開展適應性的戰略調整。同時，企業的檔案管理工作需要立足于檔案信息化的成果進行不斷創新，積極向企業與社會提供可利用的檔案信息資源。

3.4要加強檔案的開放度和加快檔案管理的整合速度

在《檔案法》中明文規定，要加大檔案的開發力度并且要做到檔案中的信息達到全部開放的形式，要用最簡單的方法完成檔案制度的完善，要讓基層員工看到檔案管理帶給他們的服務，每一個企業應該重視一線，把檔案管理文獻分享給生產一線，要充分利用好當今時代的網絡環境，在報刊、網絡平臺、媒體等推送企業的檔案信息，企業應該讓員工體驗到企業對于他們的關懷，如果企業需要檔案信息，好比企業的人力資源部門結合公司的檔案管理部門，對于符合當代民生內容的檔案要優先去整合、整理，這也為一些貧困職工提出供幫助，因此也深深地受到員工們的追捧，檔案室在生活方面，比如醫療保險、住房公積金和各種保險，也為特殊工種提供了大量的發展空間，在企業中發揮著至關重要的作用。

結語

綜上所述，企業在日常運作和發展過程中，檔案管理是其中非常重要的內容，要想提高檔案管理水平，就必須要實現檔案管理與安全風險防控的有效結合。同時，還要對管理人員的綜合素質進行提升，這樣才能保證檔案風險的科學預防與檔案價值的提升。

參考文獻

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