對提升中職學校檔案管理人員素質(zhì)的幾點看法

鄭青

摘 要：近幾年來，隨著信息技術的不斷普及，整個社會對檔案管理工作的要求越加嚴格，對人員的素質(zhì)也有更為嚴格的要求。中職學校的檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低，這也直接阻礙學校檔案管理工作的順利開展，本次就如何提升中職學校檔案管理人員的素質(zhì)做出討論。

關鍵詞：中職學校;檔案管理;人員素質(zhì)

檔案管理是中職學校日常工作中的重要組成部分，對已有檔案進行有序管理有利于將校內(nèi)的實際情況反映出來，進而為科學研究、教育教學等提供系統(tǒng)而完善的數(shù)據(jù)資料，檔案管理的質(zhì)量也能充分體現(xiàn)學校的辦學水平。在教育教學改革的大環(huán)境之下，中職學校的檔案管理工作需要面對一系列未知的挑戰(zhàn)。就檔案管理人員來說，自身必須充分了解學校的發(fā)展狀態(tài)，掌握檔案管理的原則和方法，并且精通信息化軟件的操作，確保中職學校檔案管理工作得以有條不紊的運行。

一、中職學校檔案管理工作的重要性

學校檔案是指學校內(nèi)的多項檔案，最常見的如人事檔案、學籍檔案、會計檔案以及科研資料等，這也就意味著中職學校內(nèi)的檔案管理工作內(nèi)容復雜，管理人員必須適用科學性的管理辦法將不同形式的檔案予以收集和存儲，最大程度的保障檔案資料的真實性和完整性。對中職學校來說，檔案是最為原始的資料，資料記錄著曾經(jīng)發(fā)生過的重要事件，并詳細描述了相關人員從事件中收獲的成果和經(jīng)驗教訓。以科學研究為例，研究成果、研究過程中遇到的問題和解決辦法就是必須記錄在案的內(nèi)容，為后續(xù)的研究者提供參考依據(jù)。

中職學校檔案管理工作的基本內(nèi)容為收集與接收檔案，整理并鑒定檔案的準確性，同時負責檔案的編輯與統(tǒng)計，對檔案信息進行進一步的開發(fā)與利用。大數(shù)據(jù)技術的興起與發(fā)展均為中職學校的檔案管理提供了便利，電子檔案安全性較紙質(zhì)檔案更高，只要加強管理工作一般不會出現(xiàn)檔案被盜等嚴重問題。但要求管理人員在適應檔案管理工作的前提之下，必須掌握一定的信息技術，實際操作過程中管理人員則需要時刻注意各項檔案信息的準確性與時效性，一旦由于檔案管理人員操作失誤導致檔案內(nèi)的數(shù)據(jù)出現(xiàn)偏差，或是檔案數(shù)據(jù)沒有及時更新，都不利于檔案信息管理工作的順利進行。

檔案管理作為學校管理的重要工作內(nèi)容，是辦學質(zhì)量的直接體現(xiàn)。無論是正常開展教育教學、還是保障學校科研人員的個人權益，保存完好的檔案都發(fā)揮著不可替代的重要作用。

二、中職學校檔案管理的人員素質(zhì)問題

現(xiàn)階段，中職學校檔案管理的人員存在幾個明顯的問題，其一是人員的業(yè)務能力較為薄弱，無法對檔案管理的流程進行全面把握，導致檔案管理的工作效率常常不盡如人意，其二是人員的道德素養(yǎng)有待提升，下面從這兩方面進行具體分析：

1.業(yè)務能力方面。對現(xiàn)代化檔案管理工作不熟悉。目前中職學校的大多數(shù)檔案管理人員素質(zhì)偏低，他們認為檔案管理無法與教育教學過程相提并論，要么對檔案管理的理論知識理解有誤，不能將理論完美應用到實踐當中，要么就是不熟悉計算機操作，日常工作中效率低。有些工作人員的觀點是學校的要求不嚴格，因此以應付的心態(tài)看待工作，這樣容易因為人員業(yè)務問題出現(xiàn)數(shù)據(jù)遺漏甚至錯誤，讓學校檔案管理的工作質(zhì)量大打折扣。

安于現(xiàn)狀，工作缺乏積極性。規(guī)范化、標準化的檔案管理是中職學校進行現(xiàn)代化檔案管理的前提基礎，但實際上當前從事檔案管理的人員缺乏工作積極性，基本只是按照學校的安排執(zhí)行工作，也沒有主動嘗試探索何種管理方式更為便捷而高效。如此一來，可能會影響到中職學校教育資源的配置。

人員缺乏自主學習的意識。現(xiàn)代化的檔案管理充分發(fā)揮計算機系統(tǒng)的應用價值，結(jié)合網(wǎng)絡不僅能為檔案的存儲提供廣闊的空間，而且檔案的檢索、增刪等均十分便捷，然而現(xiàn)階段許多中職學校依然采取以往的檔案管理辦法，有些工作人員明知自身業(yè)務能力不足，比如不熟悉計算機軟件的具體操作，卻遲遲沒有改進的趨勢，使得檔案管理的工作效率難以保證。

2.職業(yè)道德方面。工作理念趨于落后。部分中職學校并不重視檔案管理工作，未建立完整的檔案管理制度，片面的認為檔案管理就是對校內(nèi)的多種檔案予以收集、整理，并做好歸檔和保存，當有人員需要調(diào)取檔案的時候，確保有對應的檔案資料即可。這也直接影響到檔案管理人員的思想觀念，沒有意識到檔案管理對學校的重要意義，像有些檔案被調(diào)取后未及時收回，導致檔案的完整性遭到破壞。

缺乏愛崗敬業(yè)的品質(zhì)。檔案管理工作本身較為繁雜，且流程基本固定，許多人員入職之后，就容易因其太過枯燥而出現(xiàn)消極怠工、甚至離職的現(xiàn)象。究其原因，檔案管理的工作人員缺乏愛崗敬業(yè)的精神，工作過程中只想選擇操作簡單、耗時較短的工作，像學生檔案管理的工作量大，就很少有人員自愿承擔。況且有些中職學校為了提高工作效率、保障工作質(zhì)量，專門配備了大量檔案管理人員，但這也為有些人員提供了偷懶的機會，認為自身不主動總會其他人解決工作中的問題，互相推卸責任。

對國家法律法規(guī)認識不足。早在上世紀九十年代，國家政府部門就頒布了《檔案法》旨在規(guī)范檔案管理的流程，這也就要求檔案管理人員將相關法律法規(guī)熟記于心，并嚴格按照法律法規(guī)規(guī)范化工作，然而目前許多中職學校的工作人員對法律法規(guī)認識不足，再加上學校內(nèi)的培訓較少，也沒有完善的工作制度，不利于學校的統(tǒng)一管理。

三、提升中職學校檔案管理人員素質(zhì)的幾點建議

信息化時代背景下，檔案管理工作的理念必須進行轉(zhuǎn)變。提高檔案管理人員的素質(zhì)，中職學校要從以下幾方面努力：

1.借助政府部門的監(jiān)督指導，改善學校與相關人員的檔案意識。中等職業(yè)教育原本就與高等教育存在一定差距，隨著科學技術的創(chuàng)新性發(fā)展，其后續(xù)的發(fā)展會受到更多挑戰(zhàn)。學校應結(jié)合現(xiàn)行的教育教學現(xiàn)狀不斷調(diào)整教學理念，促使學校師生與檔案管理人員充分了解檔案的相關法律法規(guī)，進而積極配合相關工作。政府部門要發(fā)揮自身職能，對中職學校的檔案管理工作加強監(jiān)督與指導，定期組織校內(nèi)領導干部與檔案管理人員共同學習檔案的法律條款，提升學校對檔案的重視度，促使學校以更加飽滿的熱情投入檔案管理工作。

2.借助思想教育，培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德。首先學校應重視檔案管理工作，積極引入該專業(yè)的人員負責管理學校檔案，并做好崗前培訓工作。信息時代之下，檔案管理人員的工作范圍擴大，像管理部分涉及到學校或合作單位的重要檔案就被納入為人員的日常工作事項，對此人員必須具備良好的職業(yè)道德，熱愛自己的職業(yè)，充分了解國家和學校對檔案資料管理的相關要求，對所有經(jīng)手的檔案負責到底，保障資料的完整性與真實性。學校可以定期組織集體培訓，讓人員盡快形成堅定的道德品質(zhì)。

3.借助定期培訓，培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)能力。檔案管理的專業(yè)知識，可以通過知識培訓的方式，促使人員摒棄傳統(tǒng)的檔案管理思想，不斷學習檔案管理的新型理念，鼓勵人員積極參與培訓工作。同時與其他學校或企業(yè)共同舉辦經(jīng)驗交流活動，學習其他機構先進的管理計數(shù)，提高人員的工作能力。檔案管理的計算機操作是現(xiàn)代化管理的基礎，學校應了解管理系統(tǒng)對自身的重要性，將性能卓越的系統(tǒng)引入到檔案管理系統(tǒng)當中，并對系統(tǒng)的使用者與維護者進行技能培訓，增強工作效率。

4.借助社會招聘，積極引入檔案專業(yè)人才。檔案管理的任務量大，且專業(yè)性極強，并非人們傳統(tǒng)觀念中簡單的資料整理。檔案管理人員不僅要掌握檔案管理的原理、方法和流程，還要及時更新工作理念，掌握與時代發(fā)展相適應的技術知識，其后才能在檔案信息的收集、整理與分類、開發(fā)等環(huán)節(jié)做到有條不紊。針對中職學校在職檔案管理人員不熟悉工作問題，建議具備一定經(jīng)濟實力的學校積極引入檔案專業(yè)人才。同時可以引導專業(yè)人員分享自己的工作經(jīng)驗或講解專業(yè)知識，提高管理人員的整體素質(zhì)。

5.借助現(xiàn)代技術，提高檔案管理的效率。學校應基于自身的發(fā)展狀態(tài)，引入現(xiàn)代化的科技手段，為工作人員的無紙化辦公提供有利的物質(zhì)環(huán)境，盡可能克服原本落后的管理辦法。對現(xiàn)有的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)予以優(yōu)化，促使各個部門之間加強合作，將校內(nèi)的所有檔案進行統(tǒng)一管理，降低檔案信息遺漏或者重復的可能性。

6.借助統(tǒng)一的管理制度，提升檔案管理人員的工作積極性。人員的管理制度包含兩方面，其一為日常工作的要求和監(jiān)督辦法，其二則為工作質(zhì)量的考核制度，前者的應用是為了調(diào)動管理人員的工作積極性，將所有工作進行細化，確保每一位人員有對應的責任，避免工作之中出現(xiàn)疏忽，進而影響到學校的正常教學。后者則是通過考核制度和后期的獎懲，明確人員的工作能力，并為其安排最為適合的工作內(nèi)容，促進檔案管理工作的有序進行。

結(jié)語

中職學校的檔案管理工作體現(xiàn)著學校的管理水平和辦學思想，對學校而言則必須明確檔案管理對自身發(fā)展的重要性，為人員提供學習的機會，提高檔案管理人員的素質(zhì)，增強學校的綜合實力。

參考文獻：

[1]陳洪亮.中職學校檔案工作的規(guī)范化、標準化管理策略思考[J]. 辦公室業(yè)務，2017

[2]關敏然.中職學校檔案管理工作存在的問題及對策[J]. 辦公室業(yè)務，2017

（作者單位：福建省泉州市機關干部文化學校）