檔案館員的素質與檔案管理思路

杜娟

◆摘? 要：事業單位的檔案管理在開展其他工作的基礎上，讓事業單位的資金和其他相關工作得到有效利用，是一種對后續工作的支持。就當下的情況而言，我國事業單位的檔案管理工作還存在一定的問題，主要表現為檔案館員素質較低，不能適應新時代的檔案管理需求，需要單位及時采取有效措施提升館員素質，全方位加強單位檔案管理工作。

◆關鍵詞：事業單位;檔案館員;素質;檔案管理思路

事業單位檔案管理主要是對單位人員的履歷和相關的工作表現進行記錄，不管是對于單位人員的工作調整，還是人員的晉升，都起著重大的作用。就事業單位而言，檔案管理作為人事部門的主要工作內容，對人員的任職有著巨大的意義，因此，事業單位要加強檔案管理的重要性，注重館員的素質培訓，并完善相應的單位體制和檔案管理制度，全面提升事業單位檔案管理水平。

一、事業單位檔案管理中存在的問題

1.檔案人員對于業務的操作不夠熟練，檔案管理制度的落實較差。近些年來由于事業單位人事制度的變革，導致其中的檔案管理人員頻繁調動，再加上沒有相應的培訓，使得檔案管理人員對于業務的操作流程不夠熟悉，很難勝任當下的檔案管理工作，而在轉出、轉入以及工資發布等情況中沒有按照手續辦事，且存在一定的檔案密封性較差以及檔案造假的情況，這對檔案的真實性和隱私性造成了較大的影響。

2.管理不夠規范，檔案的管理意識有待提升。事業單位檔案管理人員沒有嚴格遵守“人事檔案管理材料收集歸檔規定”辦事，且一些管理部門缺乏具體的實施細則，就算有相關規則，也不過是流于形式，檔案人員只是充當檔案的保管員。此外，一些人員對于檔案管理意識不足也是一大問題，對于相關檔案材料沒有及時收集和歸檔，導致其中部分檔案出現丟失或者損壞，較為顯著的就是學歷材料以及入黨資料的丟失。而在檔案的記錄當中，存在填寫格式不規范，填寫內容過于隨意以及審核標準不準確等，這就直接導致檔案的管理工作不夠嚴格和細致，存在一定的客觀隨意性，不利于向上層單位提供第一手資料。

3.檔案管理較為分散。首先是由于近幾年來事業單位的機構改革導致出現的人員檔案管理較為分散，比如在黨辦相關的干部檔案、人事部門的在職人員檔案以及退休人員的檔案管理，這些管理只是停留在不丟失的狀況。其次是管理檔案的硬件設備不夠完善，設施的配置不到位，到不到相關規定標準，管理手段和管理設備都還停留在一個較為落后的水平。且部分事業單位人事檔案的量較少，使得其在選擇檔案管理設備時較為隨意，多數采用因地制宜的存儲原則，還在采用原始的手工操作，不僅現代化水平較低，還使得在檔案查詢或者管理當中十分繁瑣，極大的增加了工作量。

二、檔案館員的素質與檔案管理思路

1.館員要具備一定的政治敏感度。事業單位檔案人員要遵守相關規定，實事求是的對檔案進行嚴格把關，不斷提升檔案的真實性以及價值。一位合格的檔案管理人員要具備一定的政治敏感度，然后是具備較高的責任意識，要對每一位人員的資料進行嚴格鑒別，防止其中混入弄虛作假的文件進入，保證人事檔案的準確性和真實性。

2.規范管理制度。規范管理制度首先需要完善相關的基礎硬件設備，注重硬件等方面基礎設備的完善，這是保證檔案完整的前提條件，加大硬件方面的投入力度。根據“干部檔案工作條例”中的規定，要建立出一個堅固的、防水防火的專用檔案庫，檔案庫中要按照每20平米一千卷的規格進行資料的擺放，其中還要配置滅火器等工具，這是管理條例的明文規定，需要將檔案進行統一集中管理，做到檔案的放置、檔案的查閱以及辦公進行分開管理，將管理庫中的防火防潮以及防蛀等工作做到位。此外，檔案房內還有必要配置計算機或者打印機等辦公設備，并在此基礎上解決辦公室擁擠或者資金投入不到位等方面的問題，防止出現多部門多人員監管，卻每一個人都不管的情況出現，管理的錯位或者交叉也會極大的影響到檔案管理質量和效率。其次是注重管理制度的建設，檔案管理部門需要建立一個檔案歸檔整理、人員職責以及檢查核對制度，并將這些制度落實到實處，做到“四不查”、“四不借”和“三不轉”。何為四不查，即沒有依據相關報表不查，不在本單位的范圍內不查，不是正式黨員干部不查，沒有相關的審批手續或者手續不全不查。

3.加強館員管理意識。檔案管理專職人員一定要具備管理經驗或者專業知識。首先，單位需要大力進行對檔案管理工作的宣傳，提升全體管理人員對檔案的管理的認識，讓其意思到檔案管理的重要性。其次就是設備的現代化，當今時代是信息時代，各種信息手段和管理方式層出不窮，這就需要管理部門引進先進的管理手段，讓館員具備一定的計算機操作能力，讓其能夠勝任現代化管理工作的需要，此外，還可以通過培訓的方式不斷提升館員的管理素質和專業水平，保證其崗位的穩定性。

4.注重人事管理的現代化和信息化。隨著當今社會的快速發展，利用計算機和信息網絡進行檔案管理是時代變化的必然趨勢，同時也是實現檔案管理現代化必然經歷的道路。首先，管理部門可以利用掃描儀或者計算機的現代技術，將檔案以數字信息的方式輸入到計算機當中，將紙質文字、圖片上的信息全面轉化為數字信息，實現紙質檔案和數字檔案的并存。其次就是對管理檔案的信息管理系統進行完善，建立出一個巨大的數據庫，采用相關的管理軟件進行檔案目錄的編制，這不僅極大了檔案的管理效率，還有利于檔案信息的檢索，對提升檔案信息的實效性有重大意義。

三、總結

總之，新時代給事業單位檔案管理帶來了一定的機遇，同時也帶來了較大的挑戰，需要檔案管理部門抓住這些機遇，從制度改革出發，對管理人員進行觀念上的更新，再利用培訓的方式培養館員的綜合素質，根據當下檔案管理工作的發展趨勢，積極采取相關措施，進而全面提升檔案管理的實效性。

參考文獻

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