大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字化人事檔案管理信息化建設(shè)策略探究

周宏

摘要：在大數(shù)據(jù)時(shí)代，人事檔案的管理模式已經(jīng)從之前的紙質(zhì)化管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的管理，通過(guò)數(shù)字化的管理，可以進(jìn)一步地將人事檔案的信息管理水平提升上來(lái)。該文對(duì)數(shù)字化人事檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)行了相應(yīng)的探討，并提出了相應(yīng)的建設(shè)策略，希望能夠讓人事檔案管理朝著數(shù)字化還有信息化的方向快速發(fā)展，充分地發(fā)揮出人事檔案管理的作用。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)字化人事檔案管理;信息化建設(shè);策略

在企業(yè)和事業(yè)單位進(jìn)行人力資源管理的過(guò)程中，人事檔案的管理屬于其中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的人事檔案管理的模式，已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，人事檔案管理的重要發(fā)展趨勢(shì)就是人事檔案數(shù)字化，在人事檔案管理的過(guò)程中，將計(jì)算機(jī)技術(shù)以及其它的科學(xué)技術(shù)引入進(jìn)到管理的過(guò)程中，能夠有效地實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息化的人事檔案管理的模式，將人事檔案管理的水平不斷地進(jìn)行提升。

一、推進(jìn)人事檔案管理的信息化建設(shè)

建立電子副本。在查閱人事檔案的過(guò)程中，很有可能出現(xiàn)一些修改人事檔案的原始材料等行為，利用人事紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類識(shí)別，加上計(jì)算機(jī)還有掃描儀等現(xiàn)代化的設(shè)備，以及擁有新技術(shù)的員工來(lái)共同整理，從而有效地形成相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料。通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)信息化的管理，建立一份電子版的人事檔案，這樣能夠在很大的程度上避免出現(xiàn)人事檔案的原始檔案丟失或者是損毀等現(xiàn)象出現(xiàn)。當(dāng)人事檔案的管理人員出現(xiàn)離職或者是工作上的調(diào)動(dòng)時(shí)，需要執(zhí)行電子檔案的交接制度，對(duì)各種載體的檔案庫(kù)存進(jìn)行清理，將交接的手續(xù)辦理好，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案的紙質(zhì)版還有數(shù)據(jù)格式共同存在^[1]。

建立具備行業(yè)特點(diǎn)的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。為了更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的人事檔案管理模式，在建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，必須要保障數(shù)據(jù)庫(kù)是安全還有高效的，這是非常重要的。在實(shí)際的人事檔案管理當(dāng)中，檔案的管理人員需要根據(jù)行業(yè)的特點(diǎn)還有在工作中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，做好統(tǒng)籌的工作，要在保證軟件的標(biāo)準(zhǔn)化還有安全化，以及后續(xù)的技術(shù)支持情況下，建立人事檔案管理的模式軟件。

建立數(shù)據(jù)庫(kù)搜索引擎。為了更快地提升人事檔案管理人員的工作效率，可以建立一個(gè)快捷而且高效的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的信息搜索引擎，這樣的話，能夠在很大的程度上方便人事檔案的管理人員，對(duì)人事檔案的出入庫(kù)等情況進(jìn)行及時(shí)地記錄，將電子信息進(jìn)行相應(yīng)的更新，快捷地搜索人事檔案的電子信息，從而有效地將繁瑣的程序進(jìn)行減少，進(jìn)而提高人事檔案管理的工作效率。

二、提升人事檔案管理人員的綜合水平

就目前來(lái)看的話，人事檔案管理人員的管理水平，在很大的程度上直接影響著人事檔案的管理水平。所以，在選拔人事檔案管理人員的時(shí)候，必須要挑選具備一定的專業(yè)水平以及文化素質(zhì)的人員，在工作的過(guò)程中要始終堅(jiān)持原則、認(rèn)真負(fù)責(zé)，還得具有高度的責(zé)任心，對(duì)于現(xiàn)代化的數(shù)字化人事檔案的管理技術(shù)還有方法，也得熟練地掌握。只有具備高素質(zhì)而且具有較高的學(xué)習(xí)精神的人才，才能更好地勝任人事檔案的管理工作，有效地保證人事檔案管理的高效性，不斷地提高人事檔案管理的水平，推動(dòng)人事檔案管理朝著更加數(shù)字化還有信息化的方向發(fā)展。

三、建立人事檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)的控制機(jī)制

利用數(shù)字化人事管理這種模式的話，必須得對(duì)計(jì)算機(jī)等信息化網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)出口進(jìn)行嚴(yán)格地控制。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)鏈接還有檔案的電子信息數(shù)據(jù)，一定得采取加密還有定時(shí)更換密碼的措施，這樣能夠有效地對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)。另外，還得配備專業(yè)的人事檔案的管理人員，對(duì)人員的身份進(jìn)行認(rèn)證的系統(tǒng)還有高端的殺毒軟件也是非常重要的。人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)中的每個(gè)環(huán)節(jié)還有組成的部分，都必須始終保持在同樣的水平上，還得定期地進(jìn)行檢查還有維護(hù)，將人事檔案的數(shù)字化水平不斷地進(jìn)行提升。

四、加快數(shù)字化人事檔案管理工作的策略

首先，需要對(duì)人事檔案的價(jià)值還有數(shù)字化，進(jìn)行相應(yīng)的重視，大力地推進(jìn)數(shù)字化的人事檔案管理。另外，還要對(duì)人事的紙質(zhì)檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理，在建設(shè)數(shù)字信息化的人事檔案過(guò)程中，如果人事的紙質(zhì)檔案不是很規(guī)范的話，那么對(duì)人事檔案的數(shù)字化也會(huì)造成一定的限制。因此，要想更好地推進(jìn)人事檔案的數(shù)字信息化建設(shè)，就得將人事的紙質(zhì)檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理^[2]。

其次，應(yīng)該要逐漸地去建立科學(xué)化還有規(guī)范化的人事檔案管理模式，從有效地實(shí)現(xiàn)資源的整合，在管理的過(guò)程有效地減少一些不必要的人力，進(jìn)而逐漸地形成以人為本的現(xiàn)代化管理模式，這也是進(jìn)行數(shù)字化人事檔案管理的重要意義。目前人事檔案的管理已經(jīng)漸漸地朝著更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，以及更加主動(dòng)地提供服務(wù)的方向發(fā)展，對(duì)社會(huì)的發(fā)展來(lái)說(shuō)也具有重要的推動(dòng)作用。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，實(shí)行數(shù)字化的人事檔案管理模式，不斷地改革還有創(chuàng)新人事檔案管理的模式，這是建設(shè)人事檔案管理信息化的必然需求。現(xiàn)如今，人事檔案的管理模式已經(jīng)從過(guò)去的那種被動(dòng)式地服務(wù)，逐漸地轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的主動(dòng)式服務(wù)，并且服務(wù)的質(zhì)量也更加優(yōu)質(zhì)。在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，需要將人事檔案的管理水平不斷地進(jìn)行提升，有效性地提高人事檔案的利用效率。還需要不斷地加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，促進(jìn)人事檔案信息化管理更好地發(fā)展^[3]。

參考文獻(xiàn)

[1]李彬.大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字化人事檔案管理信息化建設(shè)之我見(jiàn)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（12）：7-8.

[2]梁金愛(ài).數(shù)字化時(shí)代檔案管理信息化的建設(shè)策略[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（18）：21-22.

[3]凌敏.人事檔案信息的建設(shè)研究[J].中國(guó)管理信息化，2017（09）：178-179.